Prüfplan am Datensatz

Ein Prüfplan legt fest, welche Prüfungen und Freigaben für eine Entität erfüllt sein müssen. Für jede Entität, auf die ein Prüfplan zutrifft, führt Certiflow eine eigene Prüfplaninstanz mit den Ergebnissen dieses einen Datensatzes. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Instanz einsehen, manuelle Punkte bewerten und den Prüfplan freigeben.

Wo Sie den Prüfplan eines Datensatzes finden

Auf der Seite einer Entität, etwa einer Charge oder eines Produkts, listet ein eigener Abschnitt alle Prüfplaninstanzen des Datensatzes. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Status: der Gesamtstatus der Instanz als Statuspunkt.
Name: der Name des Prüfplans.
Erstellt: das Datum, an dem die Instanz angelegt wurde.
Ergebnis: eine Kurzfassung des Ergebnisses.

Administratoren sehen zusätzlich die Spalte Aktionen, über die sie manuell zugewiesene oder einmalige Prüfpläne bearbeiten, entfernen oder archivieren (siehe Weitere Möglichkeiten für Administratoren).

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die zugehörige Prüfplanseite. Diese ist eine eigene Seite und kein Dialog.

Aufbau der Prüfplanseite

Im Kopf der Seite stehen der Name des Prüfplans mit einem Statusbadge und ein Menü Filter. Darunter folgen:

Kopfkarte: Sie nennt den Status im Klartext, bei Datensätzen mit externer ID die Entitätsart zusammen mit dieser ID und das Datum der letzten Auswertung unter „Geprüft“. Bei einem Prüfplan mit Gesamtfreigabe enthält sie außerdem die Freigabeaktionen und nach der Freigabe die Freigabedaten.
Quelldateien: Eine Tabelle der Dateien, aus denen Werte des Prüfplans stammen, mit Dateityp und Dateiname. Ein Klick öffnet die Datei. Der Abschnitt entfällt, wenn es keine Dateien gibt.
Tabelle der Prüfplanpunkte: Je Punkt eine Zeile mit den Spalten Typ, Name, Istwert, Sollwert, Status und Aktionen.

Das Menü Filter grenzt die Tabelle nach der Attributgruppe des Istwert-Attributs und nach dem Status ein (Bestanden, Nicht bestanden, Nicht gemessen, Nicht zutreffend).

Die Spalte Typ zeigt ein Symbol, dessen Tooltip den Typ benennt: Attribut, Checkliste, Freigabe erforderlich (bei manuellen Punkten) oder die Entitätsart bei der Erfüllung einer übergeordneten Entität. Bei einer Checklistenerfüllung bleiben die Spalten Istwert und Sollwert leer.

Gesamtstatus einer Instanz

Der Statuspunkt einer Instanz erscheint in Listen, als Badge im Seitenkopf und in der Kopfkarte:

Farbe	Anzeige	Bedeutung
Grün	Erfüllt	Die Instanz ist bestanden.
Gelb	Wartet auf Freigabe	Bei einem Prüfplan mit Gesamtfreigabe sind alle Punkte erfüllt, aber noch niemand hat die Instanz freigegeben.
Rot	Anzahl der Probleme	Mindestens ein Punkt ist nicht erfüllt. Der Tooltip lautet „Nicht erfüllt“.

Abschließende Freigaben, die lediglich auf andere Punkte warten, zählen nicht als Problem. Eine Instanz ohne Punkte gilt als offen. Die vollständige Farbübersicht steht in der Statusfarben-Referenz.

Status eines Punkts

Die Spalte Status zeigt für jeden Punkt eine Ampel. Der Tooltip nennt den Grund, zum Beispiel „Nicht gemessen“, „Wert außerhalb des Bereichs“ oder „Unzureichende Genehmigungen“. Vor der ersten Auswertung erscheint jeder Punkt rot als „Nicht gemessen“. Eine Liste aller Gründe mit ihren Farben finden Sie in der Statusfarben-Referenz.

Wurde das Ergebnis eines automatischen Punkts von einem Administrator übersteuert, erscheinen grüne und rote Ampeln in einem dunkleren Ton. Der Tooltip nennt dann zusätzlich, von wem und mit welcher Begründung der Punkt überschrieben wurde. Graue und gelbe Status behalten ihren Ton.

Werte in den Spalten Istwert und Sollwert

Bei einem Attributvergleich zeigen die Spalten Istwert und Sollwert die verglichenen Werte mit ihrer Einheit. Der Sollwert verlinkt in die Attributwerte der Entität, die ihn liefert. Ein fester Sollwert trägt den Zusatz „(fest)“.

Gleiche Werte in einer Zeile: Hält ein Attribut mehrere Werte, die gleich dargestellt werden, fasst Certiflow sie zu einer Zeile mit Anzahl zusammen, zum Beispiel „×2“. Maßgeblich ist die Darstellung, nicht der gespeicherte Rohwert: 1,0 und 1,00 ergeben eine Zeile. Verschiedene Werte oder Werte aus verschiedenen Dateien bleiben getrennt. Der Tooltip der Anzahl nennt je Wert Datum und Uhrzeit, Quelle, Person und Dokument. Jeder Wert bleibt einzeln gespeichert und lässt sich über „Bearbeiten“ einzeln ändern oder entfernen.
Kennzeichnung für KI-Extraktion: Eine Zeile trägt die KI-Markierung nur, wenn alle Werte dahinter aus einer automatischen Extraktion stammen. Hat eine Person einen der Werte eingetragen, erscheint die Zeile ohne Markierung. Der extrahierte Wert bleibt im Tooltip der Anzahl genannt.
Haken am Wert: Bleiben nach dem Zusammenfassen mehrere Zeilen übrig, markiert ein Haken diejenige, die die Prüfung entschieden hat. Ein passender Wert genügt, damit der Punkt besteht. Bei nur einer Zeile entfällt der Haken. Das gilt für Istwert und Sollwert.
Sollwert nicht anwendbar: Ist der Sollwert als nicht anwendbar markiert, bleibt ein vorhandener Istwert trotzdem sichtbar, auch ein aus einem Dokument extrahierter Wert mit Einheit und KI-Kennzeichnung. Der Punkt bleibt „Nicht zutreffend“. Die Sollwert-Spalte zeigt dann ebenfalls „Nicht zutreffend“.
Kein Sollwert: Fehlt der Sollwert, zeigt die Sollwert-Spalte „Kein Sollwert hinterlegt“.

Je nach Berechtigung stehen in der Spalte Aktionen bei einem Attributvergleich folgende Funktionen zur Verfügung: „Datei ansehen“ (bei einem aus einem Dokument extrahierten Wert), der Verlauf des Attributs und „Bearbeiten“. Bearbeiten ist nur mit Schreibrecht auf das Attribut möglich und ändert den Wert an der Entität, die das Attribut trägt. Das kann eine übergeordnete Entität sein. Bei einem nicht anwendbaren Sollwert entfallen diese Aktionen.

Gehört das Attribut zu einem übergeordneten Element, nennt der Bearbeitungsdialog dieses Element in der Form „Typ: Name (externe Nummer)“. Hat das übergeordnete Element keine externe Nummer, erscheint nur der Name. So ist erkennbar, auf welches Element sich der Wert bezieht.

Punkt „Erfüllung übergeordneter Entität“ lesen

Die Zeile nennt die geprüfte Entitätsart mit ihrem Symbol. Ist der Punkt nicht erfüllt, steht in der Spalte Istwert die Entität, die ihn blockiert, als Link. Ein Symbol neben dem Link öffnet sie direkt. Die Sollwert-Spalte zeigt „Erfüllt“. Normale Benutzer können diesen Punkt nicht bewerten. Er lässt sich nur durch eine Übersteuerung durch einen Administrator entscheiden.

Manuelle Punkte bewerten

Bei einer Manuellen Freigabe und einem Manuellen Prüfpunkt bewerten Benutzer in der Spalte Aktionen über Symbol-Schaltflächen:

Genehmigen: bestätigt den Punkt.
Ablehnen: öffnet einen Dialog mit dem optionalen Feld „Ablehnungsgrund“. Der Grund wird im Protokoll gespeichert.
Nicht zutreffend: nur sichtbar, wenn der Punkt diese Bewertung erlaubt. Der Dialog verlangt immer eine Begründung im Feld „Warum trifft das nicht zu?“. Die Bewertung lässt den Punkt wie eine Genehmigung bestehen.

Die eigene Bewertung ist als gedrückt markiert. Ein erneuter Klick auf dieselbe Schaltfläche nimmt sie zurück. Ist für den Punkt ein bestimmter Genehmiger festgelegt, kann nur dieser Benutzer den Punkt bewerten.

Bei einer Manuellen Freigabe zeigt die Spalte Istwert die Zahl der abgegebenen Genehmigungen, die Spalte Sollwert die benötigte Zahl. Ablehnungen lassen eine Manuelle Freigabe nicht scheitern. Bei einem Manuellen Prüfpunkt führt eine Ablehnung dagegen zu „Vom Benutzer abgelehnt“. Wie die Typen im Einzelnen funktionieren, beschreibt der Artikel Prüfpläne und Freigabe.

Abschließende Freigabe

Ein Punkt mit der Einstellung „Abschließende Freigabe“ zeigt grau „Wartet auf die anderen Items“, solange nicht alle übrigen Punkte bestanden sind. Bewerten Sie ihn erst, wenn alle anderen Punkte erfüllt sind. Er bildet den letzten Schritt des Prüfplans.

Automatische Punkte übersteuern

Administratoren können das Ergebnis eines automatischen Punkts (Attributvergleich, Checklistenerfüllung, Erfüllung übergeordneter Entität) mit Überschreiben festlegen, unabhängig von seiner eigentlichen Prüfung. Für manuelle Punkte und für Punkte mit nicht anwendbarem Sollwert gibt es diese Aktion nicht. Der Dialog verlangt:

das Ergebnis: „Erfüllt“, „Nicht erfüllt“ oder „Nicht zutreffend“. „Erfüllt“ und „Nicht zutreffend“ lassen den Punkt bestehen, „Nicht erfüllt“ lässt ihn scheitern.
einen Grund für Überschreibung (Pflicht). Er erscheint im Tooltip des Punktstatus und wird im Protokoll gespeichert.

Mit Überschreibung entfernen (nach einer Rückfrage) wird die Übersteuerung wieder aufgehoben.

Prüfplan als Ganzes freigeben

Bei einem Prüfplan mit „Als Ganzes freigeben“ besteht die Instanz erst, wenn jemand sie freigibt. Grüne Punkte allein genügen nicht. Die Kopfkarte der Prüfplanseite enthält dafür die Schaltfläche zum Freigeben des Prüfplans.

Beim Freigeben öffnet sich ein Dialog mit dem Hinweis, dass die Freigabe die Instanz bestehen lässt und sperrt und dass nur ein Administrator sie zurücknehmen kann. Er enthält das Feld Grund für die Freigabe.

Reguläre Freigabe: Sie benötigt keine Administratorrechte. Sie ist möglich, wenn alle Punkte außer den abschließenden Freigaben erfüllt sind und Sie der festgelegte Freigeber sind (oder kein Freigeber festgelegt ist). Der Grund ist dann optional.
Freigabe durch einen Administrator: Sind noch Punkte offen oder sind Sie nicht der festgelegte Freigeber, kann nur ein Administrator freigeben. Der Grund ist dann Pflicht und wird im Protokoll gespeichert. Der Dialog nennt den Anlass.
Andere Benutzer: Für sie ist die Schaltfläche deaktiviert. Ein Tooltip erklärt, wer freigeben darf.

Nach der Freigabe zeigt die Kopfkarte „Freigegeben“ mit Datum und Uhrzeit, „Freigegeben von“ mit dem Namen der Person und den Grund. Eine Freigabe gegen die Regeln des Prüfplans trägt zusätzlich die Kennzeichnung „Admin-Freigabe“. Eine Ablehnung der Instanz als Ganzes gibt es nicht.

Nur Administratoren sehen die Aktion Freigabe zurücknehmen. Nach einer Rückfrage wird die Instanz erneut ausgewertet und gilt dann nicht mehr als bestanden.

Weitere Möglichkeiten für Administratoren

Administratoren stehen auf der Seite eines Datensatzes weitere Möglichkeiten zur Verfügung:

einen Prüfplan manuell zuweisen oder wieder entfernen (die Instanz wird dann archiviert, die bisherigen Bewertungen bleiben im Protokoll nachvollziehbar),
einen Prüfplan einmalig nur für diesen Datensatz anlegen,
auf der Prüfplanseite eine Sonderanalyse hinzufügen, also einen zusätzlichen Attributvergleich oder Manuellen Prüfpunkt, der nur für diese Instanz gilt. Das ist möglich, solange der Prüfplan nicht archiviert ist.

Ob die manuelle Zuweisung und das einmalige Anlegen für eine Entitätsart zur Verfügung stehen, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich dazu an den Support. Einzelheiten beschreibt der Artikel Prüfpläne und Freigabe.

Administratoren sehen außerdem, sofern für die Entitätsart eine Spezifikationsvorlage mit Vergleichstabelle existiert, einen Button zum Erzeugen eines Analysenzertifikats, das die Ergebnisse der Prüfpläne des Datensatzes zusammenfasst.