Lieferantenseite

Die Lieferantenseite ist die zentrale Detailansicht für einen einzelnen Lieferanten. Sie enthält alle relevanten Informationen, Kommunikationsverläufe, Checklisten und Bezugsquellen.

Header-Bereich

Lieferantenseite in Certiflow — Header-Bereich einer Lieferantenseite im Demosystem – mit allgemeinen Stammdaten und dem internen QS-Chat

Ganz oben wird der Firmenname des Lieferanten angezeigt, zusammen mit:

dem aktuellen Status des Lieferanten (Ampelfarbe)
der Anzahl der nicht erfüllten Checklisten, falls vorhanden

Aktionen im Header

Funktion	Beschreibung
Manuell sperren	Verhindert, dass Produkte von diesem Lieferanten verkauft werden dürfen
Deaktivieren	Markiert den Lieferanten als inaktiv – es werden keine Erinnerungsmails mehr gesendet
Portallink aufrufen	Über das 3-Punkte-Menü: öffnet das Lieferantenportal in einer Vorschau oder kopiert den Link
Archivierte Checklisten	Über das 3-Punkte-Menü: zeigt frühere, archivierte Checklisten des Lieferanten an

Stammdaten

Unterhalb des Headers befinden sich die Stammdaten des Lieferanten, die aus dem ERP-System importiert werden. Bestimmte Felder wie z. B. Ansprechpartner können direkt in Certiflow bearbeitet werden.

Interner Mitarbeiterchat

Im rechten Bereich des Headers befindet sich ein interner Chat, der ausschließlich für QS-Mitarbeiter sichtbar ist. Lieferanten haben keinen Zugriff auf diesen Bereich. Er dient dazu, interne Notizen und Hinweise zu einem Lieferanten für Kollegen zu hinterlassen. Darüber hinaus werden dort automatisch Systemereignisse protokolliert – etwa wenn ein Lieferant manuell gesperrt oder deaktiviert wird, sodass Statusänderungen für alle Beteiligten nachvollziehbar bleiben.

Nachrichten

Der Abschnitt „Nachrichten” zeigt die E-Mail-Kommunikation mit diesem Lieferanten. Hier können manuell zwei Arten von Nachrichten erstellt werden:

Dokumentanfrage: Öffnet eine eigene Seite, auf der ausgewählt werden kann, welche Dokumente in der manuellen E-Mail angefragt werden sollen. Scrollt man auf dieser Seite weiter nach unten, wird eine Vorschau der E-Mail angezeigt, sodass das endgültige Erscheinungsbild vor dem Versand geprüft werden kann. Ganz am Ende der Vorschau erscheinen etwaige Anhänge: Wurden bei der Konfiguration eines Checklisteneintrags eigene Dateien hinterlegt – etwa ein unternehmenseigener Lieferantenfragebogen als PDF oder DOCX –, wird dieser automatisch an die E-Mail angehängt. Der Lieferant kann das Dokument ausgefüllt direkt über das Lieferantenportal hochladen.
Textnachricht: Freie Nachricht direkt an den Lieferanten.

Nachrichten werden als Entwurf angelegt und im nächsten Sendzyklus gebündelt verschickt. Dadurch wird verhindert, dass Lieferanten bei mehreren Anfragen in kurzen Abständen eine Vielzahl einzelner E-Mails erhalten.

Nachrichtenübersicht

Die Nachrichten sind in vier Kategorien unterteilt:

Kategorie	Inhalt
Gesendete Nachrichten	Vom System oder manuell versendete Anfragen
Entwürfe	Nachrichten, die im nächsten Zyklus versendet werden
Erhaltene Nachrichten	Antworten und Einreichungen des Lieferanten
Verworfen	Abgebrochene oder nicht gesendete Nachrichten

Checklisten

Jeder Lieferant hat eine oder mehrere Checklisten, die alle erfüllt sein müssen, damit er Produkte liefern darf. Eine Übersicht der drei Dokumententypen und ihrer Auswirkung auf die Gültigkeit findet sich unter Dokument-Fristentypen.

Ansicht eines Checklisteneintrags

Beispiel einer Certiflow-Checkliste mit zwei unkritischen Dokumenten und einem optionalen Eintrag

Jeder Eintrag zeigt folgende Informationen:

Dokumentstatus (Ampelfarbe)
Dokumenttyp (Anzeige mit Icons, Tooltip erklärt die Bedeutung)
Eintragsname (z. B. „Lieferantenfragebogen”, „HACCP-Nachweis”, „Bio-Zertifikat”)
Tags
Gültig bis (Ablaufdatum)
Zuletzt angefragt (automatisch oder manuell)
Aktionen (verfügbare Aktionen für diesen Eintrag, siehe Tabelle unten)

Aktionen pro Eintrag

Symbol	Funktion
Verlauf	Zeigt alle historisch verknüpften Dokumente revisionssicher an. Schwarz = Verlauf vorhanden, Grau = kein Verlauf, Rot = Datei noch ausstehend (schwebend) (siehe Statusfarben – Referenz).
Alte Datei anzeigen	Zeigt die aktuell hinterlegte Datei, die durch eine neue ersetzt werden soll
Notizen	Interne QS-Notizen zu diesem Eintrag. Grau = keine Notiz vorhanden
Verknüpfen	Manuelles Hochladen und Verknüpfen einer neuen Datei

Bezugsquellen

Am Ende der Lieferantenseite werden alle Bezugsquellen aufgelistet – also alle Produkte, die dieser Lieferant liefert.

Spalten der Bezugsquellenübersicht

Bezugsquellenübersicht in Certiflow — Bezugsquellenübersicht eines Lieferanten im Demosystem mit beispielhaften Produktzuordnungen

Spalte	Beschreibung
Bezugsquelle Status	Wird vom Lieferantenstatus vererbt (grün/gelb/rot)
Produkt Status	Gesamtstatus des Produkts über alle Lieferanten hinweg
Produkt ID	Externe Produkt-ID aus dem ERP-System
Produkt	Name des Produkts
Tags	Zugewiesene Tags
Probleme	Zählt die eigenen ungültigen Checklisten der Bezugsquelle. Hat der zugehörige Lieferant selbst ungültige Checklisten, wird er zusätzlich als ein einziges Problem gezählt – unabhängig davon, wie viele seiner Checklisten ungültig sind (siehe Problemcounter).
Gültig bis	Ablaufdatum der Bezugsquelle (grün = gültig, gelb = läuft bald ab, rot = abgelaufen oder unvollständig, grün „Unbegrenzt” = nur optionale Dokumente vorhanden)
Aktionen	Link zur Seite des jeweiligen Produkts