Lieferantenfragebogen

Der Lieferantenfragebogen ermöglicht es, strukturierte Qualitätsfragen direkt über das Lieferantenportal an Lieferanten zu stellen und deren Antworten systematisch zu verwalten. Der Fragebogen ist ein Formular, das ein Administrator in der Formularverwaltung aufbaut. Dieser Artikel beschreibt den Ablauf aus Sicht der Lieferanten und der QS.

Einrichtung

Ein Formular wird einmalig global angelegt und einem Checklistenpunkt zugeordnet. Welche Entitäten das Formular erhalten, ergibt sich daraus, für welche Entitäten die Checkliste mit diesem Punkt gilt. Dies bestimmt das Regelset der Checkliste. Eine Aktivierung je Lieferant ist nicht nötig und nicht vorgesehen.

Der Checklistenpunkt legt außerdem fest, wie das Formular eingereicht wird:

Verlangt der Punkt keine Datei, erscheint im Portal die Schaltfläche „Formular ausfüllen“. Der Lieferant erfüllt den Punkt allein durch das Formular.
Verlangt der Punkt Datei und Formular, erzeugt das Hochladen der Datei zunächst einen Entwurf mit dem Hinweis „Entwurf: Zum Absenden bitte das Formular ausfüllen“. Anschließend füllt der Lieferant das Formular aus. Ein Entwurf lässt sich mit „Entwurf löschen“ verwerfen.

Inhalte eines Formulars

Formulare können beliebige Qualitätsfragen abfragen, von einfachen Bestätigungen bis hin zu detaillierten Angaben zu Produktions- und Lagerungsbedingungen. Sie bestehen aus Eingabefeldern, Überschriften, erläuternden Texten und Gruppen, die Felder thematisch bündeln. Felder können nur unter bestimmten Bedingungen sichtbar sein und Antworten gegen Regeln geprüft werden. Wie ein Formular aufgebaut wird, beschreibt der Artikel Formulare.

Ausfüllen im Lieferantenportal

Der Lieferant füllt das Formular direkt im Lieferantenportal aus, ohne separaten Login, über den Link in der Erinnerungs-E-Mail.

Abschnitte und Fortschritt

Das Formular ist in Abschnitte gegliedert. Jede sichtbare Gruppe der obersten Ebene bildet einen Abschnitt. Felder, die nicht in einer Gruppe stehen, erscheinen vorab im Abschnitt „Allgemein“.

Auf der linken Seite zeigt der Bereich „Fortschritt“ an, wie viele Abschnitte bereits vollständig sind („3 von 5 Abschnitten“). Darunter listet die Schrittliste „Abschnitte“ alle Abschnitte mit der Zahl noch offener Antworten. Am unteren Rand führen die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ mit dem Namen des nächsten Abschnitts durch die Schritte. Der letzte Schritt heißt „Prüfen & absenden“.

Gruppen tragen Nummern. „3“ bezeichnet die dritte Gruppe der obersten Ebene, „3.1“ die erste Gruppe darin. Die Nummern sind im Portal, im eingereichten Formular und im Formulareditor identisch und ändern sich nicht, wenn Gruppen ausgeblendet sind. Auf jeder Ebene stehen Felder vor Gruppen.

Speichern

Die Antworten werden alle zwei Sekunden automatisch als Entwurf gespeichert, sofern sich etwas geändert hat. Die Fußzeile zeigt den Speicherstand, etwa „Automatisch gespeichert“. Der Lieferant kann das Formular daher jederzeit verlassen und später fortsetzen. Der Kopf des Formulars zeigt den aktuellen Status: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ (mit der Zahl offener Antworten), „Bereit zum Absenden“, „Abgesendet“ oder „Abgesendet“ mit der Zahl offener Punkte.

Ist bei einem Feld das automatische Ausfüllen aktiviert, beginnt es mit der vorherigen Antwort des Lieferanten zum selben Checklistenpunkt.

Pflichtfelder und Regeln

Jedes Pflichtfeld und jedes Feld, das in einer Regel gelesen wird, trägt einen Stern. Er ist rot, solange eine Antwort fehlt oder die Regel nicht erfüllt ist, und wird grau, sobald sie erfüllt ist. Fehlende Antworten werden erst markiert, wenn der Lieferant mit dem Ausfüllen begonnen hat. Die Begründung erscheint, sobald er einen Abschnitt verlassen oder den Prüfschritt geöffnet hat.

Die Meldung einer Regel, die eine ganze Gruppe betrifft, steht von Anfang an über der Gruppe. Sie bleibt beim Scrollen sichtbar und verschwindet, sobald die Regel erfüllt ist. Regeln werden bereits während der Eingabe geprüft. Ausgeblendete Felder werden nicht geprüft.

Gruppen, die beim Öffnen eines Abschnitts bereits vollständig beantwortet sind, werden zu einer Zusammenfassung mit dem Kennzeichen „Beantwortet“ eingeklappt. Über „Bearbeiten“ lassen sie sich wieder öffnen. Ja/Nein-Fragen und kurze Pflichtauswahlen mit zwei oder drei Optionen werden direkt als Schaltflächen in der Zeile beantwortet.

Auswahlfelder mit Optionsfilter

Bei einem Auswahlfeld kann der Administrator die angebotenen Optionen je Datensatz einschränken (siehe Optionsfilter für Auswahlfelder). Die Einschränkung richtet sich nach dem Datensatz, für den das Formular ausgefüllt wird, und nach den bisherigen Antworten. Je nach Einstellung verhält sich die Liste so:

Ausgrauen: Die erlaubten Optionen stehen oben. Die übrigen Optionen folgen am Ende der Liste unter „Weitere Optionen“, grau dargestellt. Sie bleiben wählbar.
Ausblenden: Die übrigen Optionen fehlen in der Liste.

Steht in einem Entwurf eine Antwort, die inzwischen ausgeblendet ist, zeigt das Feld den gewählten Wert mit dem Zusatz „(nicht verfügbar)“ und dem Hinweis „Diese Option ist nicht verfügbar. Bitte wählen Sie eine andere.“ Der Lieferant wählt dann eine andere Option. Beim Einreichen gilt eine solche Antwort als Regelverstoß, wie bei einer nicht erfüllten Regel entscheidet die Einstellung form.submission_validation (siehe Prüfen und Absenden), ob das Formular trotzdem angenommen oder abgewiesen wird. Beim automatischen Ausfüllen wird eine ausgeblendete Antwort aus dem früheren Eintrag nicht übernommen.

Auswahl von Datensätzen

Mit einem Entitäts-Dropdown wählt der Lieferant Datensätze eines bestimmten Typs aus, beispielsweise seine Produkte. Zur Auswahl stehen die nicht archivierten Datensätze dieses Typs unterhalb der eigenen Entität sowie die eigenen, noch nicht freigegebenen Entwürfe, die mit dem Zusatz „(In Prüfung)“ gekennzeichnet sind.

Darf der Portalzugang Datensätze dieses Typs anlegen, steht unter dem Feld die Schaltfläche „Produkt erstellen“ (mit dem Namen des jeweiligen Typs). Sie öffnet das Anlegeformular in einem Dialog. Der neue Datensatz wird danach direkt ausgewählt, auch wenn er noch auf Freigabe wartet. Mehr dazu finden Sie unter Neue Datensätze anlegen.

Prüfen und Absenden

Im Schritt „Prüfen & absenden“ listet das Portal alle noch offenen Antworten mit der zugehörigen Gruppe und der Schaltfläche „Zur Frage“, darunter die vollständigen Abschnitte. Zum Absenden bestätigt der Lieferant, dass die Antworten nach bestem Wissen vollständig und richtig sind. „Formular absenden“ ist erst aktiv, wenn nichts mehr offen ist und die Bestätigung gesetzt wurde.

Ob ein Formular, das bei der Prüfung durch Certiflow noch Regelverstöße aufweist, trotzdem angenommen oder abgewiesen wird, legt die Einstellung form.submission_validation auf der Seite Einstellungen fest: Mit "warn" (Standard) wird es angenommen, mit "reject" abgewiesen. Bei einer Abweisung bleibt der Eintrag ein Entwurf, und das Portal meldet „Das Formular ist noch nicht vollständig“. Wird es angenommen, weist das Portal mit „Abgesendet, aber noch nicht vollständig“ auf die offenen Punkte hin.

Nach dem Absenden

Nach dem Absenden bestätigt ein Dialog den Eingang. Das Formular ist anschließend gesperrt und nur noch lesbar. Der Lieferant kann seine Antworten jederzeit ansehen. Ist eine Änderung nötig, sendet er das Formular über die Checkliste erneut ab, wodurch ein neuer Eintrag entsteht. Bei Einträgen ohne Datei geschieht das über „Formular ausfüllen“, bei Einträgen mit Datei und Formular über „Neue Datei hochladen“ und anschließend „Formular ausfüllen“. Anschließend wird das Formular im Bereich Schwebend zur Prüfung eingestellt.

Prüfung durch die QS

Das QS-Team prüft den eingegangenen Eintrag im Bereich Schwebend. Falls Antworten nicht zufriedenstellend sind, kann er abgelehnt werden.

Übernahme der Antworten in Attribute und Verknüpfungen

Ordnet der Administrator einem Formularfeld ein Attribut zu, ersetzt die Antwort bei der Freigabe den aktuellen Wert dieses Attributs. Bei Attributen mit mehreren Werten kommt der Wert hinzu. Eine leere Antwort ändert nichts. Der Administrator kann bei der Zuordnung zusätzlich eine Zielgruppe wählen, für die der Wert gespeichert wird (siehe Zugeordnetes Attribut). Antworten, die nicht zum Datentyp des Attributs passen, werden ohne Meldung übersprungen.

Bei Auswahlfeldern von Datensätzen kann der Administrator festlegen, dass die Auswahl als Verknüpfung übernommen wird. Dann ersetzt die Auswahl bei der Freigabe die Verknüpfungen der betreffenden Beziehung, auch manuell angelegte.

In der Prüfansicht zeigt der Block „In Attribute übernehmen“ pro zugeordnetem Feld ein Häkchen, das Attribut (bei Verknüpfungen „Beziehung“ mit dem Namen der Beziehung) und den „Neuen Wert“. Bei Attributen ist zusätzlich der „Aktuelle Wert“ zu sehen. Die QS kann einzelne Werte abwählen. Leere oder fehlerhafte Beziehungsauswahlen sind standardmäßig nicht angehakt. Wird die Freigabe automatisch erteilt, werden alle zugeordneten Werte ohne Ausnahme übernommen.

Werte lassen sich auch nachträglich übernehmen: Auf der Eintragsseite gibt es die Schaltfläche „In Attribute übernehmen“, auch für eine abgelehnte Einreichung. Sie erscheint nur, wenn dem Formular Felder zugeordnet sind. Das Übernehmen ist Administratoren vorbehalten. Ein so übernommener Wert trägt im Attribut die Herkunft „Aus Formular“ und lässt sich über einen Link bis zur Einreichung zurückverfolgen (siehe Attribute).

Ablehnung und Korrektur

Bei einer Ablehnung kann die QS einen Ablehnungsgrund angeben. Der Lieferant sieht die Ablehnung und gegebenenfalls den Grund im Portal. Ob er zusätzlich per E-Mail benachrichtigt wird, legt die QS beim Ablehnen fest. Eine Ablehnungsmail setzt einen Ablehnungsgrund voraus (siehe Schwebend). Da ein abgesendetes Formular gesperrt bleibt, korrigiert der Lieferant seine Antworten, indem er über die Checkliste einen neuen Eintrag anlegt und diesen erneut absendet (siehe Nach dem Absenden). Bei Feldern mit automatischem Ausfüllen sind die bisherigen Antworten bereits vorbelegt. Dieser Prozess wiederholt sich, bis die QS zufrieden ist.