Certiflow Dokumentation
Willkommen in der offiziellen Certiflow-Dokumentation. Diese Seite enthält alle Informationen zur Nutzung von Certiflow – vom ersten Einstieg bis hin zu fortgeschrittenen Funktionen.
Häufig gestellte Fragen
Section titled “Häufig gestellte Fragen”Was ist Certiflow?
Section titled “Was ist Certiflow?”Certiflow ist ein System zur Automatisierung der Kommunikation zwischen Händlern und Zulieferern im Bereich Dokumenten- und Zertifikatsmanagement. Es erinnert Lieferanten automatisch an ablaufende Dokumente, stellt ein Hochladeportal bereit und sperrt Lieferanten automatisch, wenn verbindliche Fristen überschritten werden.
Brauchen Lieferanten einen eigenen Account?
Section titled “Brauchen Lieferanten einen eigenen Account?”Nein. Lieferanten erhalten einen direkten Link per E-Mail, über den sie das Lieferantenportal öffnen und Dokumente hochladen können – ganz ohne Login oder eigenen Benutzerzugang.
Was passiert, wenn ein Lieferant ein Dokument nicht rechtzeitig einreicht?
Section titled “Was passiert, wenn ein Lieferant ein Dokument nicht rechtzeitig einreicht?”Wenn ein Dokument mit verbindlicher Frist abläuft, wird die entsprechende Checkliste ungültig und der Lieferant automatisch gesperrt. Das bedeutet: Produkte dieses Lieferanten können nicht mehr verkauft werden, bis das Dokument nachgereicht und freigegeben wurde.
Was ist der Unterschied zwischen verbindlicher und unverbindlicher Frist?
Section titled “Was ist der Unterschied zwischen verbindlicher und unverbindlicher Frist?”Eine verbindliche Frist (kritische Datei) ist bindend: Läuft das Dokument ab, wird die gesamte Checkliste ungültig. Eine unverbindliche Frist (unkritische Datei) ist weniger streng: Ein abgelaufenes Dokument macht die Checkliste nicht ungültig, es wechselt lediglich in den Status „Prüfen” (gelb). Fehlt das Dokument jedoch vollständig, wird die Checkliste trotzdem ungültig.
Was sind optionale Dokumente?
Section titled “Was sind optionale Dokumente?”Optionale Dokumente haben keinen Einfluss auf die Gültigkeit einer Checkliste – weder durch Fehlen noch durch Ablauf. Sie können trotzdem hochgeladen und verwaltet werden.
Was bedeuten die verschiedenen Statusfarben?
Section titled “Was bedeuten die verschiedenen Statusfarben?”- Grün: Alles in Ordnung – kein Handlungsbedarf
- Gelb: Handlungsempfehlung – etwas läuft bald ab oder muss geprüft werden
- Rot: Handlung erforderlich – verbindliche Frist abgelaufen oder Dokument fehlt
- Grau: Lieferant ist inaktiv und erhält keine automatischen E-Mails
- Lila: Lieferant wurde manuell gesperrt oder deaktiviert
Wann wird ein Produkt gesperrt?
Section titled “Wann wird ein Produkt gesperrt?”Ein Produkt ist nicht mehr lieferbar, wenn keine seiner Bezugsquellen grün ist. Solange mindestens eine Bezugsquelle grün ist, bleibt das Produkt verfügbar.
Wie oft werden E-Mails an Lieferanten gesendet?
Section titled “Wie oft werden E-Mails an Lieferanten gesendet?”Certiflow bündelt alle ausgehenden E-Mails innerhalb eines konfigurierbaren Sendzyklus (z. B. alle 2 Stunden oder einmal täglich). Am Ende des Zyklus werden alle gesammelten Nachrichten gebündelt an den jeweiligen Lieferanten versendet.
Muss ich jedes hochgeladene Dokument manuell prüfen?
Section titled “Muss ich jedes hochgeladene Dokument manuell prüfen?”Nein – das ist konfigurierbar. Certiflow kann so eingestellt werden, dass Dokumente automatisch freigegeben werden. Alternativ prüft das QS-Team jeden Eingang manuell vor der Freigabe.
Kann ein Lieferant manuell gesperrt werden, auch wenn seine Dokumente gültig sind?
Section titled “Kann ein Lieferant manuell gesperrt werden, auch wenn seine Dokumente gültig sind?”Ja. Auf der Lieferantenseite kann ein Lieferant jederzeit manuell gesperrt (Lila-Status) oder deaktiviert werden – unabhängig vom Dokumentenstatus.