Attribute verwalten

Im Administrationsbereich legen Sie fest, welche Attribute es für die einzelnen Entitätstypen gibt, wie ihre Werte bearbeitet werden dürfen und wo sie erscheinen. Wie Benutzer mit den Werten arbeiten, beschreibt der Artikel Attribute. Die übrigen Bausteine, auf die ein Attribut zurückgreift (Zielgruppen, Einheiten und Attributgruppen), sind im Artikel Spezifikationsvorlage einrichten erklärt.

Die Attributliste

Die Attributliste öffnen Sie im Administrationsbereich im Abschnitt Spezifikationen über die Kachel Attribute („Alle Entitätsattribute anzeigen und verwalten“). Die Liste enthält ausschließlich Attribute, die Sie selbst angelegt haben. Attribute, die der ERP-Import anlegt (sogenannte Systemattribute), erscheinen dort nicht. Sie lassen sich weder bearbeiten noch löschen, ihre Einstellungen werden bei jedem Stammdatenimport aus dem ERP übernommen. Die Werte solcher Attribute bleiben je nach Benutzerschreibmodus bearbeitbar.

Die Liste zeigt 15 Einträge je Seite mit den Spalten ID, Name, Beschreibung, Reihenfolge, Einheit, Gruppe, Entitätsart, Zielgruppe und Aktionen. Sie lässt sich nach dem Namen durchsuchen und nach Entitätsart und Attributgruppe filtern, auch auf Attribute ohne Gruppe. Ist genau eine Entitätsart oder Gruppe gefiltert, ist sie im Dialog zum Anlegen eines neuen Attributs bereits vorausgewählt.

Mit den Pfeilen Nach oben verschieben und Nach unten verschieben ändern Sie die Reihenfolge. Das funktioniert nur, wenn nach genau einer Entitätsart und einer Gruppe gefiltert ist und keine Namenssuche aktiv ist.

Attribut erstellen und bearbeiten

Über die Schaltfläche zum Erstellen öffnet sich der Dialog Attribut erstellen, über die Aktionen einer Zeile der Dialog Attribut bearbeiten. Beide sind in drei Abschnitte gegliedert: Erforderlich, Optional und Erweitert. Mit Speichern übernehmen Sie die Angaben.

Abschnitt „Erforderlich“

Feld	Beschreibung
Name	Der technische Name, eindeutig innerhalb des Entitätstyps. Ausdrücke und der ERP-Import beziehen sich darauf, eine Umbenennung bricht also beide.
Entitätsart	Der Entitätstyp, zu dem das Attribut gehört. Nach dem Anlegen nicht mehr änderbar.
Benutzerschreibmodus	Wer die Werte von Hand ändern darf: Alle Benutzer, nur Admin oder niemand (Niemals), etwa bei Werten aus dem ERP-Import. Es gibt keinen Vorgabewert, die Auswahl ist zu treffen.
Datentyp	Die Art des Werts: Ganzzahl, Dezimalzahl, Text, Ja/Nein, Bereich oder Datei. Nach dem Anlegen nicht mehr änderbar.
Zielgruppe	Optional, obwohl das Feld im Abschnitt „Erforderlich“ steht. Mit einer Zielgruppengruppe hält das Attribut für jede ihrer Zielgruppen einen eigenen Wert, etwa unterschiedliche Grenzwerte für B2B und B2C. Leer bedeutet: ein Wert für alle.
Beschreibung	Pflichtfeld. Die Beschriftung, die Benutzer in der Info-Box der Entitätsseite und im Lieferantenportal sehen.

Da Entitätsart und Datentyp später nicht mehr geändert werden können, sollten Sie beide vor dem Speichern sorgfältig wählen.

Abschnitt „Optional“

Feld	Beschreibung
Werttyp	Gibt dem Attribut eine Bedeutung, nach der das System handelt, etwa Primärname oder Kontakt-E-Mail. Siehe den Abschnitt Werttypen.
Einheit	Die Einheit der Werte. Extrahierte Werte mit einer anderen Einheit werden nicht übernommen, da Einheiten nicht umgerechnet werden. Leer bedeutet: keine Einheit. Eine Einheit lässt sich hier auch direkt neu anlegen.
Attributgruppe	Die Überschrift, unter der das Attribut in der Attributwerttabelle und in Spezifikationen steht. Leer lässt es ohne Gruppe. Eine Gruppe lässt sich hier auch direkt neu anlegen.
Tabellenreihenfolge	Die Position in der Attributwerttabelle, im Anlege-Dialog und in den Attributlisten, kleinste Zahl zuerst. Vorgabe ist 0.
Infobox-Reihenfolge	Die Position in der Info-Box und im Portal, kleinste Zahl zuerst. Ein negativer Wert blendet das Attribut in der Info-Box aus. Jeder Wert ab 0 zeigt es an, auch wenn noch kein Wert vorhanden ist. Vorgabe ist 0.
Filterreihenfolge	Die Position im Filter, kleinste Zahl zuerst. Leer setzt das Attribut ans Ende. Der Filter bietet nur Attribute mit Werttyp an.

Welche Attribute die Info-Box einer Entitätsseite überhaupt auflistet, wird bei der Einrichtung festgelegt und gilt je Entitätstyp. Wenden Sie sich dazu an den Support. Die Infobox-Reihenfolge wirkt nur auf Attribute, die die Info-Box auflistet.

Abschnitt „Erweitert“

Feld	Beschreibung
Importmodus	Wie der ERP-Import dieses Attribut behandelt, siehe unten.
Icon	Ein optionaler Icon-Name für das Attribut.
Hinweis zu Auswahlwerten	Die Liste erlaubter Werte, nur für Textattribute. Siehe unten.
Inhaltshinweis	Wie ein Textwert angezeigt wird, etwa als Link oder Datum. Siehe unten.
Mehrere Werte	Das Attribut hält mehrere Werte. Siehe unten.
Im Anlege-Dialog zeigen	Der Anlege-Dialog bietet ein Feld für dieses Attribut an. Siehe unten.
Beim Anlegen Pflicht	Vor dem Anlegen der Entität muss ein Wert eingegeben werden. Siehe unten.
Im Portal beim Erstellen bearbeitbar / Im Portal beim Aktualisieren bearbeitbar	Ob Lieferanten das Attribut im Portal ausfüllen oder ändern dürfen. Siehe unten.

Werttypen

Ein Werttyp macht ein Attribut für das System bedeutsam. Verfügbar sind: Primärname, Kontakt-E-Mail, Kontakt-Telefon, Name der Kontaktperson, Externe Primär-ID, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land, Breitengrad, Längengrad, Kontaktsprache, Letzte Aktivität und Informativ.

Jeder Werttyp lässt sich je Entitätstyp nur einem Attribut zuweisen, mit Ausnahme von Informativ. Versuchen Sie, einen bereits vergebenen Werttyp erneut zu verwenden, lehnt Certiflow das Speichern ab.

Importmodus

Der Importmodus legt fest, wie der ERP-Import mit einem Attribut umgeht:

Überschreiben: Der Wert wird bei jedem Import ersetzt. Dies ist die Vorgabe.
Standard: Der Import füllt das Attribut nur, wenn es noch keinen Wert hat. Auch ein geleerter Wert gilt als vorhanden und wird nicht neu befüllt.
Niemals: Der Import lässt das Attribut unberührt.

Der Import schreibt nur Attribute, denen ein Werttyp zugewiesen ist. Für selbst angelegte Attribute ohne Werttyp hat der Importmodus daher keine Wirkung.

Auswahlwerte

Bei Textattributen können Sie unter Hinweis zu Auswahlwerten eine Liste erlaubter Werte hinterlegen. Nur diese Werte werden dann angenommen, und nach dem Attribut sortierte Tabellen folgen der Reihenfolge der Liste. Eine leere Liste erlaubt freien Text.

Einen Wert fügen Sie über Wert hinzufügen hinzu, alternativ mit der Eingabetaste oder einem Komma.
Mit Nach oben verschieben und Nach unten verschieben sortieren Sie die Liste.
Über Farbe erhält ein Wert eine Farbe, die als farbiges Tag angezeigt wird.
Mit Entfernen nehmen Sie einen Wert aus der Liste.

Eine Änderung der Liste ändert bereits gespeicherte Werte nicht. Werte, die danach nicht mehr in der Liste stehen, zeigt Certiflow weiterhin an und bietet Wert ersetzen an, siehe Auswahlwerte. Ist die Liste nicht lesbar, lässt sich für das Attribut kein Wert speichern. Werte aus dem ERP-Import werden nicht gegen die Liste geprüft.

Inhaltshinweis

Für Attribute vom Datentyp Text legt der Inhaltshinweis fest, wie ein Wert angezeigt wird: Klartext, Link, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Datum oder Langtext. Der Hinweis ändert nur die Anzeige und schränkt nicht ein, welche Werte gespeichert werden. Eine Beschreibung der Darstellung finden Sie im Artikel Attribute.

Der ERP-Import liefert den Inhaltshinweis für ERP-Attribute mit und überschreibt ihn bei jedem vollständigen Stammdatenimport. Enthält ein Export diese Angabe nicht, wird der Hinweis entfernt.

Mehrere Werte

Mit dem Schalter Mehrere Werte hält ein Attribut mehrere Werte gleichzeitig, und neue Werte aus Extraktionen oder Formularen kommen hinzu, statt die alten zu ersetzen. Der Schalter ist nur verfügbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Es ist kein Werttyp oder der Werttyp Informativ gewählt.
Der Importmodus ist Niemals.
Der Datentyp ist nicht Datei.

Da der Importmodus bei einem neuen Attribut zunächst auf „Überschreiben“ steht, erscheint der Schalter erst, nachdem Sie ihn auf „Niemals“ gestellt haben. Ein Attribut, das bereits mehrere Werte hält, zeigt den Schalter immer, damit er sich wieder abschalten lässt. Das Abschalten wird abgelehnt, solange noch Entitäten mehrere Werte für das Attribut halten.

Anlege-Dialog

Zwei Schalter bestimmen, wie ein Attribut beim Anlegen eines Datensatzes erscheint:

Im Anlege-Dialog zeigen: Der Dialog bietet ein Feld für das Attribut an.
Beim Anlegen Pflicht: Für das Attribut muss ein Wert eingegeben werden. Das ist nur möglich, wenn das Attribut im Anlege-Dialog gezeigt wird, und für Dateien nicht verfügbar.

Neue Attribute starten mit beiden Schaltern ausgeschaltet. Bei Systemattributen aus dem ERP-Import lassen sich die Schalter nicht ändern. Welche dieser Attribute im Anlege-Dialog erscheinen, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich dazu an den Support.

Lieferantenportal

Mit den Schaltern Im Portal beim Erstellen bearbeitbar und Im Portal beim Aktualisieren bearbeitbar legen Sie fest, ob Lieferanten das Attribut im Lieferantenportal beim Anlegen einer Entität ausfüllen oder später ändern dürfen. Die Schalter erscheinen nur, wenn der gewählte Entitätstyp im Portal angelegt beziehungsweise aktualisiert werden kann. Ist einer der Schalter an einem Attribut bereits gesetzt, bleibt er sichtbar, damit er sich wieder abschalten lässt. Für Attribute mit mehreren Werten sind sie nicht verfügbar. Das Portal schreibt ausschließlich den Wert ohne Zielgruppe. Änderungen aus dem Portal müssen in der Regel von einem Administrator freigegeben werden, etwa auf der Seite „Alle Attribute“ (siehe Attribute). Ob für einen Entitätstyp davon abgewichen wird, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich dazu an den Support.

Attribut löschen

Über die Aktionen einer Zeile lässt sich ein Attribut löschen.