Prüfpläne und Freigabe

Prüfpläne definieren den Freigabeprozess für Entitäten in Certiflow. Während eine Checkliste festlegt, welche Nachweise eine Entität einreichen muss, beschreibt ein Prüfplan, welche Prüfungen und Freigaben erfüllt sein müssen, damit eine Entität als geprüft und freigegeben gilt. Gemessene Werte lassen sich so automatisch mit Anforderungen vergleichen, und Entscheidungen, die ein Mensch treffen muss, werden an einer Stelle gesammelt.

Ein Prüfplan besteht aus mehreren Prüfplanpunkten. Jeder Punkt steht für eine einzelne Prüfung, von der automatischen Kontrolle eines Attributwerts bis zur manuellen Freigabe durch einen Mitarbeiter. Die Punkte werden nicht nacheinander abgearbeitet, sondern unabhängig voneinander ausgewertet. Die Reihenfolge, die Sie festlegen, bestimmt lediglich, in welcher Anordnung die Punkte angezeigt werden. Die einzige Ausnahme bildet ein Punkt mit der Einstellung „Abschließende Freigabe“, der auf alle übrigen Punkte wartet (siehe Abschließende Freigabe).

Für jede Entität, auf die der Regelset eines Prüfplans zutrifft, legt Certiflow eine eigene Prüfplaninstanz an. Sie enthält die Ergebnisse dieser einen Entität. Wie Anwender diese Ergebnisse einsehen, bewerten und freigeben, beschreibt der Artikel Prüfplan am Datensatz. Eine Übersicht über freigabepflichtige Ergebnisse bietet die Seite Prüfergebnisse.

Wo Prüfpläne verwaltet werden

Prüfpläne verwalten Sie im Administrationsbereich im Abschnitt für Checklisten und Prüfpläne, in der zugehörigen Kachel für Prüfpläne. Die Liste zeigt für jeden Prüfplan folgende Spalten:

ID und Name des Prüfplans,
Regelset, für den der Prüfplan gilt,
Einträge: die Anzahl der Prüfplanpunkte (Sonderanalysen werden nicht mitgezählt),
Status mit folgenden Kennzeichnungen:
- „Aktiv“ oder „Archiviert“,
- „Erfüllung“, wenn der Prüfplan die Erfüllung der Entität beeinflusst,
- „Als Ganzes freigeben“, wenn der Prüfplan eine Gesamtfreigabe verlangt.

Die Liste lässt sich nach dem Namen durchsuchen. Archivierte Prüfpläne blendet die Liste zunächst aus und zeigt sie erst, wenn Sie „Archivierte anzeigen“ aktivieren. Pläne, die nur für einen einzelnen Datensatz angelegt wurden, erscheinen in dieser Liste nicht.

Pro Zeile stehen bei nicht archivierten Prüfplänen die Aktionen „Bearbeiten“ und „Archivieren“ zur Verfügung. Beim Archivieren weist Certiflow darauf hin, dass bestehende Prüfplaninstanzen erhalten bleiben, aber keine neuen mehr erstellt werden. Archivierte Prüfpläne sind schreibgeschützt.

Prüfplan anlegen und bearbeiten

Über die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Prüfplans öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

Name (Pflicht): eine sprechende Bezeichnung des Prüfprozesses.
Regelset (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar): bestimmt, für welche Entitäten der Prüfplan gilt. Jede Entität, auf die der Regelset zutrifft, erhält den Prüfplan. Es gelten dieselben Regelsets wie bei Checklisten. Der Regelset lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
Nach Bestehen sperren (Schalter, Standard: aktiviert): siehe Nach Bestehen sperren.
Als Ganzes freigeben (Schalter, Standard: ausgeschaltet): siehe Gesamtfreigabe.
Freigeber (nur bei eingeschalteter Gesamtfreigabe): der Benutzer, der den Prüfplan regulär freigeben darf. Standard ist „Beliebiger Benutzer“.
Beeinflusst Erfüllung (Schalter, Standard: ausgeschaltet): siehe Beeinflusst Erfüllung.

Nach Bestehen sperren

Diese Einstellung gilt für jeden Prüfplan einzeln. Ist sie eingeschaltet, wird eine bestandene Prüfplaninstanz nicht mehr neu ausgewertet und nimmt keine weiteren Bewertungen an, auch keine Übersteuerung durch einen Administrator. Punkte, die dem Prüfplan später hinzugefügt werden, erscheinen nicht mehr in bereits bestandenen und gesperrten Instanzen. Eine Erweiterung des Prüfplans ändert den Status bereits abgeschlossener Datensätze dadurch nicht. Ausnahmen bilden einmalige Prüfpläne und Sonderanalysen, die eine bestandene Instanz wieder öffnen können.

Ist die Einstellung ausgeschaltet, folgt der Prüfplan laufend den aktuellen Werten und nimmt weiterhin Bewertungen an. Lassen Sie sie für Prüfungen ausgeschaltet, deren Ergebnis sich mit der Zeit ändern kann.

Gesamtfreigabe

Mit „Als Ganzes freigeben“ besteht eine Prüfplaninstanz erst, wenn jemand sie ausdrücklich freigibt. Auch wenn alle Punkte erfüllt sind, genügt das allein nicht. Die Einstellung setzt voraus, dass „Nach Bestehen sperren“ eingeschaltet ist: Wer das Sperren ausschaltet, schaltet damit auch die Gesamtfreigabe aus.

Über das Feld „Freigeber“ legen Sie fest, welcher Benutzer die Freigabe erteilen darf. Bleibt es bei „Beliebiger Benutzer“, darf jeder Benutzer freigeben. Ein Administrator kann auch dann freigeben, wenn noch Punkte offen sind oder ein anderer Benutzer als Freigeber festgelegt ist. In diesem Fall muss er eine Begründung angeben. Den Ablauf aus Sicht der Anwender beschreibt Prüfplan als Ganzes freigeben.

Beeinflusst Erfüllung

Ist „Beeinflusst Erfüllung“ eingeschaltet, gelten Entitäten mit einer Instanz dieses Prüfplans erst dann als erfüllt, wenn die Instanz bestanden ist. Der Prüfplan wird dabei mit den Checklisten und der Statusvererbung der Entität verknüpft: Alle drei müssen erfüllt sein. Jede noch nicht bestandene oder noch nicht ausgewertete Instanz blockiert die Erfüllung und erscheint in der Statusanzeige der Entität als Grund „Prüfplan nicht erfüllt“. Das Datum „Gültig bis“ entfällt in diesem Fall. Archivierte Prüfpläne und archivierte Instanzen zählen nicht. Eine manuelle Statusüberschreibung der Entität hat weiterhin Vorrang.

Ohne diese Einstellung beeinflusst der Prüfplan den Status der Entität nicht.

Detailseite eines Prüfplans

Die Detailseite eines Prüfplans zeigt oben eine Kopfkarte mit dem Regelset, den Kennzeichnungen „Beeinflusst Erfüllung“ und „Als Ganzes freigeben“, dem gewählten Freigeber und der Schaltfläche „Bearbeiten“. Darunter listet der Abschnitt „Felder“ alle Prüfplanpunkte mit ihrer ID, ihrem Typ, einer Kurzbeschreibung und der Sortierung. Über die Pfeil-Schaltflächen „Nach oben verschieben“ und „Nach unten verschieben“ ändern Sie die Reihenfolge, mit „Bearbeiten“ und „Löschen“ pflegen Sie einzelne Punkte. Neue Punkte legen Sie über die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Prüfplanpunkts an.

Bei einem archivierten Prüfplan stehen diese Aktionen nicht zur Verfügung.

Prüfplanpunkte

Jeder Prüfplanpunkt besitzt zwei gemeinsame Felder:

Sortierung (Pflicht): eine Zahl, die die Anzeigereihenfolge bestimmt. Vorgeschlagen wird der höchste vorhandene Wert plus 1.
Typ (Pflicht, nach dem Anlegen nicht mehr änderbar): bestimmt, was der Punkt prüft.

Je nach Typ kommen weitere Felder hinzu. Certiflow unterscheidet fünf Typen. Vergleiche und Erfüllungsprüfungen werden automatisch entschieden, manuelle Typen warten auf Bewertungen durch Benutzer.

Attributvergleich

Der Attributvergleich stellt einen gemessenen Istwert einem geforderten Sollwert gegenüber. Der Dialog zeigt dazu eine Karte mit zwei Spalten.

Istwert

Attribut: der zu prüfende Messwert. Certiflow liest ihn an der Entität selbst oder an der nächsten Entität darüber. Solange kein Wert vorliegt, bleibt der Punkt offen.
Zielgruppe: bestimmt, welcher Wert gelesen wird, wenn das Attribut je Zielgruppe einen eigenen Wert hält. „Standard“ liest den Wert ohne Zielgruppe.

Sollwert

Ein Umschalter legt fest, woher der Sollwert stammt:

Aus Attribut: Der Sollwert wird von der nächsten Entität darüber gelesen, etwa aus einer Spezifikation des Produkts. Dazu wählen Sie ein Attribut und optional eine Zielgruppe. Bleibt das Attribut leer, gibt es keinen Sollwert.
Fester Wert: Der Sollwert wird im Prüfplanpunkt selbst hinterlegt und gilt für alle Entitäten gleichermaßen (siehe Feste Anforderung).

Unter der Karte steht bei der Variante „Aus Attribut“ der Schalter Bestehen, wenn kein Sollwert hinterlegt ist. Ist er eingeschaltet, besteht der Punkt, wenn das Sollwert-Attribut für eine Entität keinen Wert enthält, statt offen zu bleiben. Ein fehlender Istwert hält den Punkt weiterhin offen.

Hält das geprüfte Attribut mehrere Werte, genügt ein passender Wert. Der Wert, der die Prüfung entschieden hat, wird in der Ergebnisansicht markiert. Gleiche Werte erscheinen als eine Zeile mit der Anzahl, etwa „×2“.

In der Punktetabelle der Detailseite erscheint ein Attributvergleich als „Istwert: … · Sollwert: …“, mit den Zielgruppen in Klammern hinter dem jeweiligen Attribut.

Vergleichsregeln

Wie Ist- und Sollwert verglichen werden, hängt vom Datentyp ab:

Einfache Zahl als Sollwert: Sie gilt als Maximum. Der Punkt besteht, wenn der Istwert kleiner oder gleich dem Sollwert ist.
Zahl gegen Bereich: Eine einzelne Zahl als Istwert besteht, wenn sie im Sollbereich liegt.
Bereich gegen Bereich: Ein Istbereich besteht nur, wenn er vollständig im Sollbereich liegt. Die Grenzarten (kleiner, kleiner oder gleich, gleich) und die Angabe „außerhalb“ werden berücksichtigt. Beispielsweise besteht ein Istwert „kleiner 10“ gegen einen Sollwert „kleiner 20“, während ein Istbereich von 5 bis 20 gegen einen Sollbereich von 10 bis 30 nicht besteht.
Ja/Nein und Text: Die Werte müssen übereinstimmen.
Mehrere Werte: Hält ein Attribut mehrere Werte, besteht der Punkt, sobald ein Paar aus Ist- und Sollwert zueinander passt.

Feste Anforderung

Mit der Sollwert-Variante „Fester Wert“ tragen Sie die Anforderung direkt im Prüfplanpunkt ein, zum Beispiel „Allergene enthalten: Nein“ oder „höchstens 10 mg/kg“. Die geprüften Entitäten benötigen dann kein eigenes Sollwert-Attribut, und die Anforderung ist für alle Entitäten gleich.

Das Eingabefeld richtet sich nach dem gewählten Istwert-Attribut. Wählen Sie deshalb zuerst das Attribut. Folgende Eingaben sind möglich:

Zahl oder Bereich: Ein Bereichseditor mit der Vorgabe „Muss innerhalb/außerhalb des angegebenen Bereichs liegen:“. Die Eingabezeile folgt dem Muster „Untergrenze, Operator, Wert, Operator, Obergrenze“: Sie tragen eine Untergrenze und eine Obergrenze ein und wählen je Grenze den Operator „<“ oder „≤“. Eine leere Grenze lässt den Bereich auf dieser Seite offen. Wählen Sie bei der Untergrenze den Operator „=“, entfällt die Obergrenze, und der Wert muss genau der eingetragenen Zahl entsprechen.
Ja/Nein: ein Kontrollkästchen „Ja“. Ist es nicht angehakt, lautet die Anforderung „Nein“.
Text: ein Textfeld bzw. eine Auswahl.

Für Datei-Attribute ist kein fester Wert möglich. Der Schalter „Bestehen, wenn kein Sollwert hinterlegt ist“ entfällt, da stets ein Sollwert vorhanden ist. Angezeigt wird ein fester Wert mit dem Zusatz „(fest)“. Das Analysenzertifikat einer Entität führt die feste Anforderung in der Spezifikationsspalte auf.

Die Ergebnisse der Attributvergleiche lassen sich in einem Analysenzertifikat ausgeben. Dazu enthält eine Spezifikationsvorlage einen Eintrag vom Typ Prüfplan-Vergleichstabelle. Das PDF zeigt je Vergleich das Urteil „Conform“ (bestanden oder von einem Administrator freigegeben), „Not conform“ (nicht bestanden oder abgelehnt) oder „Pending“ (noch kein Urteil). Administratoren fordern das Zertifikat auf der Detailseite der Entität über Analysenzertifikat erstellen an, siehe Spezifikationen erzeugen.

Fehlende oder nicht anwendbare Werte

Der Istwert fehlt: Der Punkt bleibt offen und zeigt in Rot „Nicht gemessen“, unabhängig vom Sollwert und von der Einstellung „Bestehen, wenn kein Sollwert hinterlegt ist“.
Der Sollwert fehlt (auch wenn kein Sollwert-Attribut gewählt wurde): Die Sollwert-Spalte zeigt „Kein Sollwert hinterlegt“, und der Punkt ist grau und ungelöst. Die Instanz kann dann nur durch eine Übersteuerung durch einen Administrator oder durch die Einstellung „Bestehen, wenn kein Sollwert hinterlegt ist“ bestehen.
Der Sollwert ist als nicht anwendbar markiert: Der Punkt besteht und erscheint grau als „Nicht zutreffend“. Ein vorhandener Istwert bleibt dabei sichtbar. Bearbeiten und Übersteuern werden für diesen Punkt nicht angeboten.

Checklistenerfüllung

Der Punkt prüft, ob eine Checkliste der Entität erfüllt ist. Im Feld Checkliste wählen Sie eine bestimmte Checkliste oder „Alle“, dann muss jede Checkliste der Entität erfüllt sein. Der Punkt besteht, wenn alle gefundenen Checklisten erfüllt sind. Er schlägt fehl mit „Keine Checklisten-Instanz“, wenn die Entität keine passende Checkliste besitzt, oder mit „Checkliste nicht erfüllt“.

Manuelle Freigabe

Dieser Typ verlangt die Genehmigung durch einen oder mehrere Benutzer. Felder:

Benötigte Genehmigungen (Pflicht, mindestens 1): die Anzahl der Genehmigungen, die zum Bestehen nötig sind.
Genehmiger: der einzige Benutzer, dessen Bewertungen bei diesem Punkt zählen. „Beliebiger Benutzer“ bedeutet, dass jeder bewerten darf.
Abschließende Freigabe und „Nicht zutreffend“ erlauben: siehe die folgenden Abschnitte.

Der Punkt besteht, sobald genügend Genehmigungen vorliegen. Ablehnungen lassen den Punkt nicht scheitern, sie zählen lediglich nicht als Genehmigung. Ist die Zahl der Genehmigungen nicht erreicht, zeigt der Punkt „Unzureichende Genehmigungen“.

Manueller Prüfpunkt

Ein Prüfpunkt, der von einer Person bestätigt wird, etwa nach einer Sichtprüfung. Felder:

Name (Pflicht): die Bezeichnung des Prüfpunkts.
Beschreibung (optional): ergänzende Hinweise oder Anweisungen.
Genehmiger: wie bei der Manuellen Freigabe.
Abschließende Freigabe und „Nicht zutreffend“ erlauben.

Eine gültige Genehmigung lässt den Punkt bestehen. Eine gültige Ablehnung lässt ihn mit „Vom Benutzer abgelehnt“ scheitern. Solange niemand bewertet hat, bleibt er offen und zeigt „Kein Urteil“.

Abschließende Freigabe

Ist „Abschließende Freigabe“ eingeschaltet, wird der Punkt zum letzten Schritt des Prüfplans. Er lässt sich erst entscheiden, wenn alle anderen Punkte der Instanz bestanden sind, und zeigt bis dahin in Grau „Wartet auf die anderen Items“. Mehrere abschließende Freigaben warten nicht aufeinander. Die Einstellung ist nur bei der Manuellen Freigabe und beim Manuellen Prüfpunkt verfügbar.

Bei einem Prüfplan mit Gesamtfreigabe gilt die Freigabe der Instanz als Erfüllung dieses Punkts. Bei einem Prüfplan ohne Gesamtfreigabe benötigt der Punkt, sobald alle anderen Punkte bestanden sind, weiterhin seine eigene Bewertung.

„Nicht zutreffend“ erlauben

Mit diesem Schalter (Standard: ausgeschaltet) bietet der Punkt Prüfern eine dritte Bewertung neben Genehmigen und Ablehnen an. Sie ist für Punkte gedacht, die einen bestimmten Datensatz nicht betreffen. Die Bewertung „Nicht zutreffend“ verlangt immer eine Begründung und lässt den Punkt wie eine Genehmigung bestehen. Sie zählt zu den benötigten Genehmigungen und blockiert weder den Prüfplan noch dessen Freigabe. Der Punkt erscheint grau als „Nicht zutreffend“, sofern alle gezählten Bewertungen „Nicht zutreffend“ lauteten. Liegt darunter auch eine echte Genehmigung vor, erscheint er grün.

Wird der Schalter später ausgeschaltet, bleiben bereits abgegebene Bewertungen gültig.

Erfüllung übergeordneter Entität

Dieser Typ prüft, ob Entitäten oberhalb des Datensatzes erfüllt sind. Ein Prüfplan an einer Charge kann so verlangen, dass der zugehörige Lieferant freigegeben ist. Felder:

Entitätsart (Pflicht): die Art der Entität, die erfüllt sein muss.
Prüft das zugehörige Objekt, sofern vorhanden (Schalter, Standard: ausgeschaltet): Ist er eingeschaltet, besteht der Punkt auch dann, wenn es oberhalb des Datensatzes keine Entität dieser Art gibt.

Der Punkt berücksichtigt alle Entitäten dieser Art auf dem gesamten Pfad oberhalb des Datensatzes, nicht nur die direkten übergeordneten Entitäten. Gibt es mehrere, müssen alle erfüllt sein. Archivierte Entitäten und nicht freigegebene Portal-Entwürfe zählen nicht. Eine manuelle Statusüberschreibung der übergeordneten Entität wird berücksichtigt.

Gibt es keine Entität dieser Art und ist der Schalter ausgeschaltet, bleibt der Punkt grau und ungelöst. Er lässt sich dann nur durch eine Übersteuerung durch einen Administrator oder durch das Einschalten des Schalters klären.

Ändert sich der Status der übergeordneten Entität, wird sie archiviert oder die Verknüpfung gelöst, wertet Certiflow die betroffenen Prüfpläne selbstständig neu aus. Ob ein bereits bestandener Punkt dadurch wieder fehlschlagen kann, hängt von der Einstellung „Nach Bestehen sperren“ ab.

Ablauf der Bewertung

Sobald eine Entität den Regelset eines aktiven Prüfplans erfüllt, entsteht ihre Prüfplaninstanz, und Certiflow wertet alle Punkte aus:

Automatische Punkte (Attributvergleich, Checklistenerfüllung, Erfüllung übergeordneter Entität) entscheidet das System selbst. Es wertet sie neu aus, sobald sich Werte, Checklisten oder Status ändern.
Manuelle Punkte (Manuelle Freigabe, Manueller Prüfpunkt) bleiben offen, bis Benutzer sie bewerten.

Jeder Punkt hat einen eigenen Status. Die Instanz besteht, wenn alle Punkte bestanden sind. Bei einem Prüfplan mit Gesamtfreigabe kommt die ausdrückliche Freigabe hinzu: Sind alle Punkte erfüllt, wartet die Instanz auf Freigabe. Ist „Nach Bestehen sperren“ eingeschaltet, wird die Instanz nach dem Bestehen vor weiteren Änderungen geschützt.

Die Bedeutung der Statusfarben ist in der Statusfarben-Referenz zusammengefasst. Administratoren können das Ergebnis automatischer Punkte in einer Instanz übersteuern (siehe Prüfplan am Datensatz).

Manuelle Zuweisung und Sonderanalysen

Zusätzlich zur Zuordnung über Regelsets können Administratoren einem einzelnen Datensatz einen Prüfplan manuell zuweisen, einen Prüfplan einmalig nur für diesen Datensatz anlegen oder eine Prüfplaninstanz um eine Sonderanalyse ergänzen. Ob die manuelle Zuweisung und das einmalige Anlegen für eine Entitätsart zur Verfügung stehen, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich dazu an den Support. Eine Sonderanalyse können Administratoren auf der Prüfplanseite eines Datensatzes hinzufügen, solange der Prüfplan nicht archiviert ist. Die beiden ersten Wege beschreiben die folgenden Abschnitte.

Manuell zuweisen und entfernen

Neben dem Weg über einen Regelset können Administratoren einen wiederverwendbaren Prüfplan auf der Seite einer Entität manuell zuweisen, wenn die Entität nicht archiviert ist, nicht als Portal-Entwurf auf eine Prüfung wartet und die Entitätsart dies zulässt. Dafür stehen in der Kopfzeile der Prüfplan-Liste die Schaltflächen zum Zuweisen und zum einmaligen Erstellen bereit, analog zu den Checklisten. Im Zuweisen-Dialog wählen Administratoren einen der nicht archivierten, wiederverwendbaren Prüfpläne, die die Entität noch nicht hat, und bestätigen mit Zuweisen.

Manuell zugewiesene Prüfpläne tragen die Kennzeichnung Manuell zugewiesen und lassen sich über ein Entfernen-Symbol wieder lösen. Dabei wird die Prüfplaninstanz dieser Entität archiviert, der Prüfplan selbst bleibt unverändert. Die bisherigen Bewertungen bleiben im Protokoll nachvollziehbar. Die Prüfplanseite der entfernten Instanz ist auch über einen gespeicherten Direktlink nicht mehr erreichbar. Trifft später der Regelset des Prüfplans auf die Entität zu, wird die manuelle Zuweisung zu einer regulären. Ein manuell zugewiesener Prüfplan blockiert die Entität nur, wenn bei ihm Beeinflusst Erfüllung aktiviert ist.

Einmalige Prüfpläne

Mit der Schaltfläche zum einmaligen Erstellen entsteht ein Prüfplan, der ausschließlich dieser einen Entität gehört und keinen Regelset benötigt. Der Dialog enthält die Felder Name, Nach Bestehen sperren, Als Ganzes freigeben (nur wählbar, wenn Nach Bestehen sperren aktiv ist), Freigeber (erscheint, sobald Als Ganzes freigeben aktiv ist) und Beeinflusst Erfüllung. Danach öffnet sich der gewohnte Prüfplan-Editor, in dem die Prüfungen angelegt werden. Oben im Editor verweist Eigentümer auf die Entität.

Einmalige Prüfpläne tragen die Kennzeichnung Entitätseigen. Statt des Entfernen-Symbols gibt es Bearbeiten und Archivieren (Dokumente und Historie bleiben erhalten). Sie erscheinen nicht in der Übersicht der wiederverwendbaren Prüfpläne und werden beim Zuweisen nicht angeboten.

Schritt für Schritt

Einen Regelset auswählen oder anlegen, der die zu prüfenden Entitäten erfasst.
Den Prüfplan anlegen, dem Regelset zuordnen und festlegen, ob „Nach Bestehen sperren“, „Als Ganzes freigeben“ und „Beeinflusst Erfüllung“ gelten sollen.
Die benötigten Prüfplanpunkte anlegen und je Punkt den passenden Typ konfigurieren.
Das Ergebnis prüfen: Automatische Punkte werden selbstständig ausgewertet. Manuelle Punkte bewerten Benutzer auf der Prüfplanseite des Datensatzes, Prüfpläne mit Gesamtfreigabe erscheinen zusätzlich auf der Seite Prüfergebnisse.