Prüfpläne und Freigabe

⚠️ Hinweis: Diese Funktion befindet sich in aktiver Weiterentwicklung. Dieser Artikel wird laufend ergänzt.

Prüfpläne definieren den Freigabeprozess für Entitäten in Certiflow. Während eine Checkliste festlegt, welche Nachweise eine Entität einreichen muss, beschreibt ein Prüfplan, welche Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen werden müssen, damit eine Entität als geprüft und freigegeben gilt.

Ein Prüfplan besteht aus mehreren Einträgen, die nacheinander abgearbeitet werden. Jeder Eintrag steht für einen Prüfschritt – von der automatischen Prüfung eines Attributwerts bis zur manuellen Freigabe durch einen Mitarbeiter.

Prüfplan anlegen

Eingabefelder beim Anlegen eines Prüfplans:

Name (Pflicht) – eine sprechende Bezeichnung des Prüfprozesses.
Regelset (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar) – bestimmt, für welche Entitäten der Prüfplan gilt. Es gelten dieselben Regelsets wie bei Checklisten.
Sperren bei Bestehen (Schalter, Standard: aktiviert) – legt fest, ob der Prüfplan automatisch abgeschlossen und gesperrt wird, sobald alle Einträge bestanden sind. Dadurch werden unnötige Wiederholungsprüfungen vermieden.

Wie Checklisten können Prüfpläne archiviert werden, sodass sie neuen Entitäten nicht mehr zugewiesen werden.

Eintragstypen

Jeder Prüfplan-Eintrag besitzt zwei gemeinsame Felder:

Sort (Pflicht) – die Reihenfolge, in der der Eintrag abgearbeitet wird.
Typ (Pflicht, nach dem Anlegen nicht mehr änderbar) – bestimmt, was der Eintrag prüft.

Je nach Typ kommen weitere Felder hinzu. Certiflow unterscheidet fünf Eintragstypen:

Attribute Comparison (Attributvergleich)

Vergleicht den tatsächlichen Attributwert einer Entität mit einem Spezifikationswert. Der Schritt gilt als bestanden, wenn beide Werte übereinstimmen. Felder:

Tatsächliches Attribut – das zu prüfende Attribut der Entität.
Tatsächliche Zielgruppe (optional) – die Zielgruppe des tatsächlichen Werts.
Spezifikations-Attribut – das Attribut, das den Sollwert liefert.
Spezifikations-Zielgruppe (optional) – die Zielgruppe des Sollwerts.

Checklist Fulfillment (Checklisten-Erfüllung)

Prüft, ob eine Checkliste erfüllt ist. Feld:

Checkliste (optional) – die zu prüfende Checkliste. Bleibt das Feld leer, müssen alle Checklisten der Entität erfüllt sein.

Manual Approval (Manuelle Freigabe)

Erfordert die Freigabe durch einen oder mehrere Mitarbeiter. Felder:

Erforderliche Freigaben (Pflicht) – die Anzahl der benötigten Freigaben.
Freigebende Person (optional) – ein bestimmter Benutzer, der freigeben darf. Bleibt das Feld leer, darf jeder Benutzer freigeben.

Manual Checkpoint (Manueller Kontrollpunkt)

Ein manuell zu bestätigender Prüfschritt – etwa für eine physische Inspektion. Felder:

Name (Pflicht) – die Bezeichnung des Kontrollpunkts.
Beschreibung (optional) – ergänzende Hinweise oder Anweisungen.
Freigebende Person (optional) – ein bestimmter Benutzer; leer bedeutet, dass jeder Benutzer bestätigen darf.

Entity Fulfillment (Entitäts-Erfüllung)

Prüft, ob die Entität selbst bereits als erfüllt markiert ist. Dieser Typ benötigt außer der Reihenfolge keine weiteren Felder.

Ablauf der Freigabe

Erfüllt eine Entität den Regelset eines aktiven Prüfplans, durchläuft sie dessen Einträge in der festgelegten Reihenfolge:

Automatische Schritte (Attributvergleich, Checklisten-Erfüllung, Entitäts-Erfüllung) werden vom System selbst geprüft.
Manuelle Schritte (Manuelle Freigabe, Manueller Kontrollpunkt) bleiben offen, bis ein Mitarbeiter sie freigibt oder ablehnt.

Jeder Eintrag hat einen eigenen Status. Der Prüfplan gilt insgesamt erst dann als bestanden, wenn alle Einträge erfolgreich abgeschlossen sind. Ist „Sperren bei Bestehen” aktiviert, wird der Prüfplan anschließend abgeschlossen und vor weiteren Änderungen geschützt.

Offene manuelle Freigaben werden zentral im Bereich Ausstehende Freigaben gesammelt. Dort können zuständige Mitarbeiter alle wartenden Schritte einsehen und direkt bearbeiten.

Schritt für Schritt

Regelset auswählen oder anlegen, der die zu prüfenden Entitäten erfasst.
Prüfplan anlegen, dem Regelset zuordnen und entscheiden, ob „Sperren bei Bestehen” aktiviert werden soll.
Die benötigten Einträge in der gewünschten Reihenfolge anlegen und je Eintrag den passenden Typ konfigurieren.
Den Prozess prüfen: Automatische Schritte laufen selbstständig, manuelle Schritte erscheinen unter Ausstehende Freigaben.