Sprachgruppen verwalten

Sprachgruppen verwalten Vorlagen-Dokumente, die zusammen mit Checklisteneinträgen an Lieferanten herausgegeben werden, beispielsweise einen Fragebogen oder ein Merkblatt. Eine Sprachgruppe enthält dasselbe Dokument in mehreren Sprachen. Certiflow wählt beim Versand und im Portal automatisch die Datei in der Sprache des Empfängers aus. Wie eine Sprachgruppe einem Checklistenpunkt zugeordnet wird, beschreibt der Abschnitt Vorlagen-Dateien im Artikel zu Checklisten.

Der Bereich Sprachgruppen befindet sich im Administrationsbereich in der Gruppe, in der auch die Checklisten und Prüfpläne verwaltet werden.

Übersicht

Die Tabelle listet alle vorhandenen Sprachgruppen mit folgenden Spalten:

Spalte	Beschreibung
ID	Die Kennung der Sprachgruppe
Name	Die Bezeichnung der Sprachgruppe
Dateien	Die enthaltenen Dateien, jeweils mit Sprachkürzel und als Link zum Öffnen der Datei
Verwendet von	Die Anzahl der Checklistenpunkte, denen die Sprachgruppe als Vorlagen-Datei zugeordnet ist

Sprachgruppe anlegen und bearbeiten

Die Dialoge Sprachgruppe erstellen und Sprachgruppe bearbeiten enthalten folgende Felder:

Name: die Bezeichnung der Sprachgruppe, zum Beispiel „Lieferantenfragebogen”.
Name (EN): die englische Bezeichnung. Bleibt das Feld leer, wird der Name übernommen.
Dateien: die Dokumente der Gruppe, eine Datei je Sprache. Zu jeder Datei wird die zugehörige Sprache gewählt. Neue Dateien lassen sich direkt im Dialog hochladen, ein vorheriger Upload im Dateibereich ist nicht nötig.

Eine Sprachgruppe darf pro Sprache höchstens eine Datei enthalten. Als Sprachen stehen die Sprachen der Certiflow-Oberfläche zur Verfügung.

Welche Sprache wird verwendet?

Certiflow bestimmt die Sprache der Vorlage anhand des Empfängers:

E-Mails: Ist die Vorlage am Checklistenpunkt mit Per Mail senden markiert, hängt Certiflow sie automatischen Erinnerungen und manuellen Dokumentanforderungen zu diesem Punkt an, und zwar in der Sprache des Kontakts. Existiert in dieser Sprache keine Datei, wird die englische Fassung verwendet. Gibt es auch diese nicht, wird nichts angehängt.
Portal: Ist die Vorlage mit Im Portal anzeigen markiert, bietet das Lieferantenportal sie über Vorlage herunterladen an, ebenfalls in der Portalsprache des Lieferanten, ersatzweise auf Englisch.

Es empfiehlt sich daher, jede Sprachgruppe mindestens um eine englische Datei zu ergänzen.

Sprachgruppe löschen

Beim Löschen einer Sprachgruppe bleiben die enthaltenen Dateien erhalten und stehen weiterhin im Dateibereich zur Verfügung. Nur die Gruppierung entfällt.

Eine Datei, die Teil einer Sprachgruppe ist, kann nicht gelöscht werden, solange sie in der Gruppe liegt. Nehmen Sie sie zuvor aus der Sprachgruppe heraus.