Grundkonzepte & Begriffe
Diese Seite erklärt die zentralen Konzepte, die das Verständnis von Certiflow erleichtern.
Lieferant
Section titled “Lieferant”Ein Lieferant ist ein Unternehmen oder eine Person, die Produkte an den Certiflow-Nutzer liefert. Jeder Lieferant hat einen eigenen Status, eigene Checklisten und ein eigenes Profil in Certiflow. Lieferanten interagieren mit Certiflow über das Lieferantenportal – sie benötigen keinen eigenen Benutzerzugang.
Den Zugang zum Portal erhalten Lieferanten automatisch: Sobald ein Dokument bald abläuft, versendet Certiflow eine E-Mail an den Lieferanten, die einen personalisierten Link zum Portal enthält. Über diesen Link kann der Lieferant direkt das betreffende Dokument hochladen – ohne Registrierung oder separaten Login.
Produkt
Section titled “Produkt”Ein Produkt ist ein Artikel, den ein oder mehrere Lieferanten liefern können. Jedes Produkt hat einen eigenen Status, der sich aus dem Status seiner Bezugsquellen ableitet.
Bezugsquelle
Section titled “Bezugsquelle”Eine Bezugsquelle entsteht, wenn ein Lieferant ein bestimmtes Produkt liefert. Sie stellt die Verbindung zwischen Lieferant und Produkt dar. Ein Produkt kann mehrere Bezugsquellen haben (d. h. mehrere Lieferanten, die dasselbe Produkt liefern).
Der Status einer Bezugsquelle leitet sich direkt vom Status des zugehörigen Lieferanten ab:
- Ist der Lieferant grün, ist auch die Bezugsquelle grün.
- Ist der Lieferant gelb, ist auch die Bezugsquelle gelb.
- Ist der Lieferant rot, ist auch die Bezugsquelle rot.
Der Produktstatus wiederum leitet sich von seinen Bezugsquellen ab: Sobald mindestens eine Bezugsquelle grün ist, ist das Produkt ebenfalls grün – auch wenn andere Bezugsquellen rot sind.
Charge
Section titled “Charge”Chargen sind die gelieferten Einzelmengen eines Produkts. Certiflow importiert Chargen und ermöglicht es, chargenspezifische Dokumente wie Laborprüfberichte hochzuladen und auszuwerten.
Je nach Konfiguration können Laborberichte den Status einer Charge direkt beeinflussen: Werden Prüfberichte in Certiflow hochgeladen, gleicht das System die enthaltenen Messwerte automatisch mit hinterlegten Grenzwerten ab – dieser Abgleich erfolgt mithilfe von KI. Anhand des Ergebnisses wird sichtbar, ob die Laborwerte den Anforderungen entsprechen. Die endgültige Freigabe der Charge erfolgt anschließend manuell durch das QS-Team.
Checkliste
Section titled “Checkliste”Eine Checkliste ist eine strukturierte Liste von Dokumentenanforderungen, die einem Lieferanten oder Produkt zugeordnet ist. Im Standardfall müssen alle Checklisten eines Lieferanten erfüllt sein, damit dieser Produkte liefern darf – dieses Verhalten ist jedoch konfigurierbar und kann je nach Branche und Kundenwunsch angepasst werden.
So ist es in der Lebensmittelindustrie üblich, dass abgelaufene Zertifikate unmittelbar zur Sperrung des Lieferanten führen. In der Metallbauindustrie hingegen ist es häufig gewünscht, dass Lieferanten auch bei abgelaufenen Dokumenten weiterhin liefern können, ohne dass eine automatische Sperre greift.
Eine Checkliste gilt als gültig, wenn:
- Alle Dokumente mit verbindlicher Frist (kritische Datei) vorhanden und nicht abgelaufen sind.
- Alle Dokumente mit unverbindlicher Frist (unkritische Datei) mindestens einmal hochgeladen wurden (auch wenn sie ggf. abgelaufen sind).
Optionale Dokumente haben keinen Einfluss auf die Gültigkeit einer Checkliste und müssen auch nicht hochgeladen werden.
Problemcounter
Section titled “Problemcounter”Der Problemcounter gibt an, wie viele Probleme innerhalb einer Entität vorliegen – die Berechnung unterscheidet sich je nach Ebene:
- Lieferant: Entspricht der Anzahl der ungültigen Checklisten des Lieferanten.
- Bezugsquelle: Zählt die eigenen ungültigen Checklisten der Bezugsquelle. Hat der zugehörige Lieferant selbst ungültige Checklisten, wird er zusätzlich als ein einziges Problem gezählt – unabhängig davon, wie viele seiner Checklisten ungültig sind.
- Produkt: Ein Produkt kann maximal ein Problem haben – nämlich dass keine seiner Bezugsquellen gültig ist, es also keinen lieferfähigen Lieferanten für dieses Produkt gibt.
Dokument-Fristentypen
Section titled “Dokument-Fristentypen”| Dateityp | Fristtyp | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Kritische Datei | Verbindliche Frist | Muss hochgeladen und gültig sein. Läuft das Ablaufdatum ab, wird die Checkliste ungültig – im Standardfall wird der Lieferant gesperrt. | |
| Unkritische Datei | Unverbindliche Frist | Muss mindestens einmal hochgeladen worden sein. Das Ablaufdatum muss nicht mehr gültig sein – solange ein Dokument vorhanden ist, gefährdet diese Datei die Gültigkeit der Checkliste nicht. | |
| Optionale Datei | – | Weder ein vorhandenes noch ein gültiges Dokument wird vorausgesetzt. Die Checkliste bleibt unabhängig von dieser Datei gültig. |
E-Mail-Sendzyklus
Section titled “E-Mail-Sendzyklus”Certiflow sammelt alle ausgehenden E-Mails über einen definierten Zeitraum und sendet sie gebündelt am Ende dieses Zyklus. Der Zyklus wird vom Certiflow-Kunden selbst festgelegt (z. B. alle 2 Stunden oder einmal täglich). Dies verhindert, dass Lieferanten bei mehreren gleichzeitigen Anfragen viele separate E-Mails erhalten.
Statusfarben
Section titled “Statusfarben”Certiflow verwendet ein durchgängiges Farbsystem zur Statusanzeige:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Alles in Ordnung – kein Handlungsbedarf |
| Gelb | Handlungsempfehlung – etwas läuft bald ab oder muss geprüft werden, ist aber noch nicht kritisch für die Gültigkeit der übergeordneten Checkliste |
| Rot | Handlung erforderlich – kritische Frist abgelaufen, Checkliste ungültig, Dokument fehlt, Zuordnung fehlt oder ein anderer kritischer Zustand |
| Grau | Inaktiv – der Lieferant beliefert den Händler derzeit mit keinen Produkten und erhält keine automatischen E-Mails vom System. Der Status wird durch das System gesetzt. |
| Lila | Manuell gesperrt oder deaktiviert durch die QS. Der Lieferant darf in diesem Zustand keine Produkte liefern. Bei einer Deaktivierung erhält er zudem keine Benachrichtigungen mehr bei ablaufenden Dokumenten. |
Der genaue Zeitraum, ab wann ein Eintrag gelb wird (z. B. 2 oder 4 Wochen vor Ablauf), kann global im System eingestellt werden.
Schwebend
Section titled “Schwebend”Als „schwebend” werden Dokumente bezeichnet, die ein Lieferant über das Portal hochgeladen hat, aber noch nicht von der QS freigegeben wurden. Je nach Konfiguration kann dieser Schritt automatisch übersprungen werden, oder die QS prüft jedes Dokument manuell vor der Freigabe.
Die Freigabe durch die QS erfolgt in der Seitenansicht des jeweiligen Lieferanten oder Produkts – dort sind schwebende Dokumente unter dem Abschnitt Schwebend aufgeführt und können direkt an dieser Stelle geprüft und freigegeben werden.