FAQ: Häufig gestellte Fragen
Allgemein
Section titled “Allgemein”Was ist Certiflow?
Section titled “Was ist Certiflow?”Certiflow ist ein System zur Automatisierung der Kommunikation zwischen Händlern und Zulieferern im Bereich Dokumenten- und Zertifikatsmanagement. Es erinnert Lieferanten automatisch an ablaufende Dokumente, stellt ein Hochladeportal bereit und sperrt Lieferanten automatisch, wenn verbindliche Fristen überschritten werden.
Brauchen Lieferanten einen eigenen Account?
Section titled “Brauchen Lieferanten einen eigenen Account?”Nein. Lieferanten erhalten einen direkten Link per E-Mail, über den sie das Lieferantenportal öffnen und Dokumente hochladen können, ganz ohne Login oder eigenen Benutzerzugang.
Was passiert, wenn ein Lieferant ein Dokument nicht rechtzeitig einreicht?
Section titled “Was passiert, wenn ein Lieferant ein Dokument nicht rechtzeitig einreicht?”Wenn ein Dokument mit verbindlicher Frist abläuft, wird die entsprechende Checkliste ungültig und der Lieferant automatisch gesperrt. Das bedeutet: Produkte dieses Lieferanten können nicht mehr verkauft werden, bis das Dokument nachgereicht und freigegeben wurde.
Checklisten & Dokumente
Section titled “Checklisten & Dokumente”Was ist der Unterschied zwischen verbindlicher und unverbindlicher Frist?
Section titled “Was ist der Unterschied zwischen verbindlicher und unverbindlicher Frist?”Eine verbindliche Frist (kritische Datei) ist bindend: Läuft das Dokument ab, wird die gesamte Checkliste ungültig. Eine unverbindliche Frist (unkritische Datei) ist weniger streng: Ein abgelaufenes Dokument macht die Checkliste nicht ungültig, es wechselt lediglich in den Status „Prüfen“ (gelb). Fehlt das Dokument jedoch vollständig, wird die Checkliste trotzdem ungültig. Eine vollständige Übersicht bietet der Abschnitt Dokument-Fristentypen.
Was sind optionale Dokumente?
Section titled “Was sind optionale Dokumente?”Optionale Dokumente haben keinen Einfluss auf die Gültigkeit einer Checkliste, weder durch Fehlen noch durch Ablauf. Sie können trotzdem hochgeladen und verwaltet werden.
Kann eine Checkliste mehrere Dokumenttypen enthalten?
Section titled “Kann eine Checkliste mehrere Dokumenttypen enthalten?”Ja. Eine Checkliste kann beliebig viele Dokumente enthalten, mit verbindlicher Frist, unverbindlicher Frist und optionale Einträge, gemischt nach Bedarf.
Wie erkenne ich, welchen Fristentyp ein Dokument hat?
Section titled “Wie erkenne ich, welchen Fristentyp ein Dokument hat?”In der Checklistenansicht wird der Dokumenttyp mit einem Icon angezeigt. Über den Tooltip lässt sich die genaue Bedeutung nachlesen.
Wie groß darf eine hochgeladene Datei sein?
Section titled “Wie groß darf eine hochgeladene Datei sein?”Die zulässige Dateigröße steht bei jedem Upload-Feld, zum Beispiel „Maximale Dateigröße: 100 MB“. Zu große Dateien werden bereits im Browser abgewiesen. Mehr als 100 MB sind in Certiflow nicht möglich.
Warum wurde mein hochgeladenes Dokument nicht ausgelesen?
Section titled “Warum wurde mein hochgeladenes Dokument nicht ausgelesen?”Das Auslesen von Daten startet nach dem Hochladen nicht von selbst. Es wird entweder von einem Administrator in der Dateiansicht angestoßen oder durch eine Automatisierungsregel. Gibt es keine passende Regel, wird nichts ausgelesen. Gelesene Werte gelangen außerdem erst in die Attribute, wenn sie ausdrücklich übernommen werden.
Was tue ich mit einem passwortgeschützten PDF?
Section titled “Was tue ich mit einem passwortgeschützten PDF?”Klicken Sie in der Dateiansicht, in der Dateiliste oder am Mailanhang auf „Entschlüsseln“ und geben Sie das Passwort ein. Certiflow speichert das Passwort nicht und behält das Original. Details stehen unter Passwortgeschützte PDF-Dateien.
Status & Ampelsystem
Section titled “Status & Ampelsystem”Was bedeuten die verschiedenen Statusfarben?
Section titled “Was bedeuten die verschiedenen Statusfarben?”Eine ausführliche Aufschlüsselung bietet die Statusfarben: Referenz.
- Grün: Alles in Ordnung, kein Handlungsbedarf
- Gelb: Handlungsempfehlung, etwas läuft bald ab oder muss geprüft werden
- Rot: Handlung erforderlich, verbindliche Frist abgelaufen oder Dokument fehlt
- Grau: Lieferant ist inaktiv und erhält keine automatischen E-Mails
- Lila: Lieferant wurde manuell gesperrt oder deaktiviert
Wann wird ein Produkt gesperrt?
Section titled “Wann wird ein Produkt gesperrt?”Ein Produkt ist nicht mehr lieferbar, wenn keine seiner Bezugsquellen grün ist. Solange mindestens eine Bezugsquelle grün ist, bleibt das Produkt verfügbar.
Ab wann wird ein Eintrag gelb angezeigt?
Section titled “Ab wann wird ein Eintrag gelb angezeigt?”Ein Eintrag wird gelb angezeigt, sobald sein Dokument innerhalb der Warnfrist abläuft. Die Warnfrist beträgt standardmäßig 14 Tage und wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich für eine Änderung an den Support.
E-Mails & Kommunikation
Section titled “E-Mails & Kommunikation”Werden mehrere Nachrichten an einen Lieferanten zu einer E-Mail zusammengefasst?
Section titled “Werden mehrere Nachrichten an einen Lieferanten zu einer E-Mail zusammengefasst?”Nein. Jede Nachricht wird als eigene E-Mail versendet. Gesammelt werden nur die Dokumente einer automatischen Erinnerung, die pro Lieferant in einem gemeinsamen Entwurf stehen, sowie abgelehnte Dokumente. Ob und wann automatisch erzeugte Nachrichten versendet werden, legen Administratoren in den Einstellungen fest. Nachrichten mit einem Versandzeitpunkt finden Sie in der Nachrichtenzentrale im Reiter „Geplant“, alle übrigen Entwürfe warten im Reiter „Entwürfe“ auf eine Person.
Kann ich manuell eine E-Mail an einen Lieferanten schicken?
Section titled “Kann ich manuell eine E-Mail an einen Lieferanten schicken?”Ja. In der Nachrichtenzentrale und auf der Lieferantenseite öffnet ein Menü einen Dialog für eine gezielte Dokumentenanfrage oder eine freie Textnachricht. Mit „Senden“ wird die Nachricht sofort versendet, mit „Entwurf speichern“ legen Sie einen Entwurf an, der auf eine Person wartet. Für mehrere Lieferanten gleichzeitig gibt es die Dokumentenanforderung und die Kampagnen.
Warum sehe ich die Antwort des Lieferanten noch nicht?
Section titled “Warum sehe ich die Antwort des Lieferanten noch nicht?”Eingehende E-Mails holt Certiflow in regelmäßigen Abständen aus dem Postfach ab, standardmäßig etwa jede Minute. Warten Sie daher kurz und laden Sie die Seite neu. Erscheint die Antwort weiterhin nicht, wenden Sie sich an den Support.
Welche E-Mails erhalten neue Lieferanten?
Section titled “Welche E-Mails erhalten neue Lieferanten?”Die erste automatische Erinnerung an einen Lieferanten ist als Erstanfrage formuliert: Sie begrüßt ihn als neuen Lieferanten, listet die benötigten Dokumente auf und verlinkt auf das Lieferantenportal. Wird ein Lieferant entsperrt, weil die angeforderten Dokumente freigegeben wurden, kann er darüber mit einer Entsperrnachricht informiert werden. Ob diese automatischen E-Mails erzeugt und versendet werden, legen Administratoren in den Einstellungen fest. Standardmäßig sind sie ausgeschaltet.
Schwebend & Freigabe
Section titled “Schwebend & Freigabe”Muss ich jedes hochgeladene Dokument manuell prüfen?
Section titled “Muss ich jedes hochgeladene Dokument manuell prüfen?”Nein, das ist konfigurierbar. Certiflow kann so eingestellt werden, dass Dokumente automatisch freigegeben werden, ohne manuelle Prüfung. Alternativ kann die QS jeden Eingang im Bereich Schwebend manuell prüfen und freigeben.
Was passiert, wenn ich ein Dokument ablehne?
Section titled “Was passiert, wenn ich ein Dokument ablehne?”Sie können einen Ablehnungsgrund angeben. Der Lieferant wird darüber informiert (sofort, gesammelt in einer späteren E-Mail oder gar nicht, je nach Wahl; ohne Ablehnungsgrund wird keine E-Mail versendet) und kann im Lieferantenportal ein neues Dokument hochladen oder den Fragebogen korrigieren. Den genauen Ablauf beschreibt der Abschnitt Dokument oder Fragebogen ablehnen.
Tags & Attribute
Section titled “Tags & Attribute”Wofür werden Tags verwendet?
Section titled “Wofür werden Tags verwendet?”Tags dienen der Kategorisierung und Filterung von Lieferanten, Produkten, Checklisten-Einträgen und anderen Elementen. Sie können frei definiert, farblich markiert und auf bestimmte Elementtypen eingeschränkt werden.
Was sind Attribute?
Section titled “Was sind Attribute?”Attribute sind benutzerdefinierte Felder, die strukturierte Zusatzinformationen zu Produkten, Lieferanten oder anderen Entitäten speichern, z. B. Produktbeschreibungen, Bilder oder interne Grenzwerte. Aus Attributwerten lassen sich u. a. Produktdatenblätter als PDF generieren.
Administration & Sicherheit
Section titled “Administration & Sicherheit”Wo kann ich Änderungen im System nachvollziehen?
Section titled “Wo kann ich Änderungen im System nachvollziehen?”Im Bereich Protokolle werden alle Aktionen revisionssicher aufgezeichnet, mit Datum, Uhrzeit, Beschreibung und dem Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat.
Kann ich einen Benutzer sperren?
Section titled “Kann ich einen Benutzer sperren?”Ja. In der Benutzerverwaltung kann jeder Benutzer gesperrt werden, sodass er sich nicht mehr einloggen kann. Die Sperre kann jederzeit aufgehoben werden.
Kann ein Lieferant manuell gesperrt werden, auch wenn seine Dokumente gültig sind?
Section titled “Kann ein Lieferant manuell gesperrt werden, auch wenn seine Dokumente gültig sind?”Ja. Auf der Lieferantenseite gibt es die Möglichkeit, einen Lieferanten manuell zu sperren (Lila-Status), unabhängig vom Dokumentenstatus.
Warum fehlt ein beschriebener Menüpunkt in meiner Seitenleiste?
Section titled “Warum fehlt ein beschriebener Menüpunkt in meiner Seitenleiste?”Certiflow blendet Funktionen aus, die in Ihrer Installation nicht eingerichtet sind, etwa Kampagnen, Prüfergebnisse oder Portal-Einreichungen. Details stehen unter Navigation und Suche.