Was ist Certiflow?
Certiflow ist ein System zur Automatisierung der Kommunikation zwischen Händlern und Zulieferern im Bereich des Zertifikats- und Dokumentenmanagements.
Wofür wird Certiflow verwendet?
Section titled “Wofür wird Certiflow verwendet?”In der Praxis müssen Lieferanten regelmäßig Zertifikate, Nachweise und andere Dokumente einreichen, etwa Bio-Zertifikate, HACCP-Nachweise oder Lieferantenfragebögen. Diese Dokumente laufen ab, müssen erneuert werden und ihre Verwaltung kostet Qualitätssicherungsteams erheblich Zeit.
Certiflow übernimmt genau diesen Prozess automatisch:
- Es erinnert Lieferanten rechtzeitig per E-Mail, wenn Dokumente bald ablaufen.
- Es stellt ein Lieferantenportal bereit, über das Lieferanten Dokumente ohne eigenen Login hochladen können, per direktem Link aus der E-Mail.
- Es prüft, ob alle notwendigen Dokumente vorhanden und gültig sind.
- Es sperrt Lieferanten automatisch, wenn verbindliche Fristen überschritten wurden, und hebt die Sperre auf, sobald die Dokumente nachgereicht und geprüft wurden.
Die Kernentitäten
Section titled “Die Kernentitäten”Certiflow arbeitet mit vier zentralen Objekten:
| Entität | Beschreibung | |
|---|---|---|
| Lieferanten | Die Zulieferer, mit denen ein Händler zusammenarbeitet. | |
| Produkte | Die Waren, die bezogen werden. | |
| Bezugsquellen | Verbindung zwischen Lieferant und Produkt. Ein Lieferant, der ein bestimmtes Produkt liefert, stellt eine Bezugsquelle dar, ein Produkt kann dadurch mehrere Bezugsquellen haben. | |
| Chargen | Konkrete Lieferungen einer Bezugsquelle. |
Das Grundprinzip: Checklisten
Section titled “Das Grundprinzip: Checklisten”Certiflow arbeitet mit Checklisten. Nicht nur Produkte, sondern auch Lieferanten, Bezugsquellen und Chargen können eine oder mehrere Checklisten haben. Jede Checkliste enthält mehrere Dokumente, es gibt dabei drei Dokumententypen:
| Dateityp | Fristtyp | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Kritische Datei | Verbindliche Frist | Muss hochgeladen und gültig sein. Läuft das Ablaufdatum ab, wird die Checkliste ungültig, im Standardfall wird der Lieferant daraufhin gesperrt. Dieses Verhalten ist konfigurierbar: Unternehmen, die bei abgelaufenen Zertifikaten keine automatische Sperre wünschen, können dies entsprechend einstellen. | |
| Unkritische Datei | Unverbindliche Frist | Muss mindestens einmal hochgeladen worden sein. Das Ablaufdatum muss nicht mehr gültig sein, solange ein Dokument vorhanden ist, gefährdet diese Datei die Gültigkeit der Checkliste nicht. | |
| Optionale Datei | Keine | Weder ein vorhandenes noch ein gültiges Dokument wird vorausgesetzt. Die Checkliste bleibt unabhängig von dieser Datei gültig. |
Der automatisierte Ablauf
Section titled “Der automatisierte Ablauf”- Ein Dokument nähert sich seinem Ablaufdatum.
- Certiflow sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Lieferanten.
- Der Lieferant klickt den Link in der E-Mail und gelangt ins Lieferantenportal.
- Er lädt das neue Dokument hoch, ohne Login, direkt im Browser.
- Das QS-Team prüft das Dokument und gibt es frei, dieser Schritt ist konfigurierbar, entspricht aber dem Standardfall.
- Die Checkliste wird als gültig markiert und das Produkt bleibt handelbar.
Entitäten in Certiflow
Section titled “Entitäten in Certiflow”Certiflow arbeitet mit einem abstrakten Entitätensystem. Das bedeutet: Neben den Standardobjekten wie Lieferant, Produkt, Charge und Bezugsquelle können auch beliebige weitere Strukturen abgebildet werden. Diese Abstraktion macht das System flexibel und anpassbar für unterschiedlichste Unternehmensstrukturen. Details dazu finden sich im Artikel Entitäten.
E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten
Section titled “E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten”Certiflow versendet E-Mails im Regelfall vollständig automatisch, etwa Erinnerungen bei ablaufenden Dokumenten, Einladungen ins Lieferantenportal oder Statusbenachrichtigungen nach der Freigabe. Für Ausnahmesituationen können E-Mails jederzeit auch manuell ausgelöst werden.
Alle Standard-E-Mail-Vorlagen lassen sich individuell anpassen: Texte, Absenderangaben und das visuelle Erscheinungsbild können unternehmensspezifisch konfiguriert und gebrandmarkt werden, sodass die Kommunikation einheitlich zur Corporate Identity des Händlers passt.