Was ist Certiflow?
Certiflow ist ein System zur Automatisierung der Kommunikation zwischen Händlern und Zulieferern im Bereich des Zertifikats- und Dokumentenmanagements.
Wofür wird Certiflow verwendet?
Section titled “Wofür wird Certiflow verwendet?”In der Praxis müssen Lieferanten regelmäßig Zertifikate, Nachweise und andere Dokumente einreichen – etwa Bio-Zertifikate, HACCP-Nachweise oder Lieferantenfragebögen. Diese Dokumente laufen ab, müssen erneuert werden und ihre Verwaltung kostet Qualitätssicherungsteams erheblich Zeit.
Certiflow übernimmt genau diesen Prozess automatisch:
- Es erinnert Lieferanten rechtzeitig per E-Mail, wenn Dokumente bald ablaufen.
- Es stellt ein Lieferantenportal bereit, über das Lieferanten Dokumente ohne eigenen Login hochladen können – per direktem Link aus der E-Mail.
- Es prüft, ob alle notwendigen Dokumente vorhanden und gültig sind.
- Es sperrt Lieferanten automatisch, wenn verbindliche Fristen überschritten wurden – und hebt die Sperre auf, sobald die Dokumente nachgereicht und geprüft wurden.
Die Kernentitäten
Section titled “Die Kernentitäten”Certiflow arbeitet mit vier zentralen Objekten:
| Entität | Beschreibung | |
|---|---|---|
| Lieferanten | Die Zulieferer, mit denen ein Händler zusammenarbeitet. | |
| Produkte | Die Waren, die bezogen werden. | |
| Bezugsquellen | Verbindung zwischen Lieferant und Produkt. Ein Lieferant, der ein bestimmtes Produkt liefert, stellt eine Bezugsquelle dar – ein Produkt kann dadurch mehrere Bezugsquellen haben. | |
| Chargen | Konkrete Lieferungen einer Bezugsquelle. |
Das Grundprinzip: Checklisten
Section titled “Das Grundprinzip: Checklisten”Certiflow arbeitet mit Checklisten. Nicht nur Produkte, sondern auch Lieferanten, Bezugsquellen und Chargen können eine oder mehrere Checklisten haben. Jede Checkliste enthält mehrere Dokumente – es gibt dabei drei Dokumententypen:
| Dateityp | Fristtyp | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Kritische Datei | Verbindliche Frist | Muss hochgeladen und gültig sein. Läuft das Ablaufdatum ab, wird die Checkliste ungültig – im Standardfall wird der Lieferant daraufhin gesperrt. Dieses Verhalten ist konfigurierbar: Unternehmen, die bei abgelaufenen Zertifikaten keine automatische Sperre wünschen, können dies entsprechend einstellen. | |
| Unkritische Datei | Unverbindliche Frist | Muss mindestens einmal hochgeladen worden sein. Das Ablaufdatum muss nicht mehr gültig sein – solange ein Dokument vorhanden ist, gefährdet diese Datei die Gültigkeit der Checkliste nicht. | |
| Optionale Datei | – | Weder ein vorhandenes noch ein gültiges Dokument wird vorausgesetzt. Die Checkliste bleibt unabhängig von dieser Datei gültig. |
Der automatisierte Ablauf
Section titled “Der automatisierte Ablauf”- Ein Dokument nähert sich seinem Ablaufdatum.
- Certiflow sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Lieferanten.
- Der Lieferant klickt den Link in der E-Mail und gelangt ins Lieferantenportal.
- Er lädt das neue Dokument hoch – ohne Login, direkt im Browser.
- Das QS-Team prüft das Dokument und gibt es frei – dieser Schritt ist konfigurierbar, entspricht aber dem Standardfall.
- Die Checkliste wird als gültig markiert und das Produkt bleibt handelbar.
Entitäten in Certiflow
Section titled “Entitäten in Certiflow”Certiflow arbeitet mit einem abstrakten Entitätensystem. Das bedeutet: Neben den Standardobjekten wie Lieferant, Produkt, Charge und Bezugsquelle können auch beliebige weitere Strukturen abgebildet werden. Diese Abstraktion macht das System flexibel und anpassbar für unterschiedlichste Unternehmensstrukturen.
E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten
Section titled “E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten”Certiflow versendet E-Mails im Regelfall vollständig automatisch – etwa Erinnerungen bei ablaufenden Dokumenten, Einladungen ins Lieferantenportal oder Statusbenachrichtigungen nach der Freigabe. Für Ausnahmesituationen können E-Mails jederzeit auch manuell ausgelöst werden.
Alle Standard-E-Mail-Vorlagen lassen sich individuell anpassen: Texte, Absenderangaben und das visuelle Erscheinungsbild können unternehmensspezifisch konfiguriert und gebrandmarkt werden, sodass die Kommunikation einheitlich zur Corporate Identity des Händlers passt.