Checklisten verwalten

Checklisten sind das zentrale Werkzeug, mit dem Certiflow die Dokumenten- und Nachweispflichten von Entitäten – insbesondere Lieferanten und Produkten – steuert. Eine Einführung in das Konzept aus Anwendersicht gibt der Abschnitt Checkliste in den Grundkonzepten. Dieser Artikel beschreibt, wie Checklisten im Admin-Panel konfiguriert werden.

Eine Checkliste besteht aus mehreren Checklistenpunkten und ist über einen Regelset mit den Entitäten verknüpft, denen sie zugewiesen wird. Diese drei Elemente werden im Folgenden erklärt.

Regelsets

Ein Regelset bestimmt, welche Entitäten eine bestimmte Checkliste automatisch erhalten. Er ist damit das Bindeglied zwischen einer Checkliste und den Lieferanten, Produkten oder Chargen, für die sie gelten soll. Derselbe Regelset-Begriff wird auch von Prüfplänen verwendet.

Eingabefelder:

Name (Pflicht) – eine sprechende Bezeichnung, z. B. „Kritische Lieferanten” oder „Lebensmittelprodukte”.
Ausdruck (optional) – eine Bedingung, die beschreibt, welche Entitäten erfasst werden. Sie wird als Ausdruck formuliert und kann sich auf Attribute, Tags und weitere Eigenschaften einer Entität beziehen.

Damit das Ergebnis vor dem Speichern überprüft werden kann, lässt sich der Ausdruck direkt testen. Certiflow zeigt dann an, wie viele Entitäten der Regelset aktuell erfasst, und listet eine Vorschau der ersten Treffer auf. So lässt sich nachvollziehen, ob der Regelset die beabsichtigte Auswahl trifft.

Ein Regelset kann nur gelöscht werden, wenn er von keiner Checkliste und keinem Prüfplan mehr verwendet wird.

Checkliste anlegen

Eingabefelder beim Anlegen einer Checkliste:

Name (Pflicht) – die Bezeichnung der Checkliste.
Name (EN) (optional) – die englischsprachige Bezeichnung.
Regelset (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar) – der Regelset, über den gesteuert wird, welche Entitäten die Checkliste erhalten.

Checklisten lassen sich archivieren. Eine archivierte Checkliste wird neuen Entitäten nicht mehr zugewiesen; bereits bestehende Zuweisungen bleiben jedoch erhalten. Auf diese Weise lassen sich nicht mehr benötigte Checklisten ausmustern, ohne die Historie zu verlieren.

Checklistenpunkte

Jede Checkliste setzt sich aus einzelnen Checklistenpunkten zusammen. Ein Checklistenpunkt steht für eine konkrete Anforderung – beispielsweise ein einzureichendes Zertifikat oder einen auszufüllenden Nachweis.

Pflichtfelder:

Name (Pflicht) – die Bezeichnung der Anforderung.
Sort (Pflicht) – die Reihenfolge des Punkts in der Admin-Verwaltung.
Portal-Sortierung (Pflicht) – die Reihenfolge, in der der Punkt im Lieferantenportal erscheint.
Nachrichten-Sortierung (Pflicht) – die Reihenfolge in automatischen Benachrichtigungen.
Datei-Upload erforderlich (Pflicht, Standard: aktiviert) – legt fest, ob zur Erfüllung mindestens ein Dokument hochgeladen werden muss. Das Deaktivieren ist im Regelfall nur sinnvoll, wenn zugleich ein Formular ausgewählt wird: In diesem Fall erfüllt der Lieferant den Punkt, indem er das Formular ausfüllt, und muss keine Datei hochladen.
Erfüllungsbedingung (Pflicht) – siehe Abschnitt unten.

Optionale Felder:

Name (EN) (optional) – die englischsprachige Bezeichnung.
Dokumenttyp (optional) – ordnet dem Punkt einen Dokumenttyp zu. Dieser dient derzeit ausschließlich dazu, hochgeladene Dateien den passenden Extraktoren zuzuordnen. (Künftig soll er zusätzlich den automatischen Dateiaustausch zwischen Certiflow-Instanzen unterstützen; diese Funktion steht noch nicht zur Verfügung.)
Formular (optional) – verknüpft ein auszufüllendes Formular, über das der Punkt erfüllt werden kann.
Auto-Genehmigungsrate-Ausdruck (optional) – siehe Abschnitt „Automatische Genehmigung”.
Auto-Genehmigungsablaufzeit-Ausdruck (optional) – siehe Abschnitt „Automatische Genehmigung”.
Bestätigungsverlängerung (Tage) (optional) – siehe Abschnitt „Automatische Genehmigung”.

Erfüllungsbedingung

Die Erfüllungsbedingung ist ein Ausdruck, der bestimmt, unter welchen Voraussetzungen ein Punkt als erfüllt gilt. Der Ausdruck muss zu einem von drei Werten ausgewertet werden, die jeweils einem Dokument-Fristentyp entsprechen:

Wert	Bedeutung
`expiration_date`	Es muss ein Dokument mit gültigem, in der Zukunft liegendem Ablaufdatum vorhanden sein (kritische Datei).
`file_assigned`	Es muss mindestens ein Dokument zugewiesen sein; das Ablaufdatum ist unerheblich (unkritische Datei).
`always`	Der Punkt gilt immer als erfüllt (optionale Datei).

Da das Ergebnis berechnet wird, kann der Fristentyp auch von den Daten der Entität abhängen. Weitere Hinweise und Beispiele enthält der Artikel Ausdrücke (Zen Expressions).

Automatische Genehmigung

Für jeden Checklistenpunkt lässt sich konfigurieren, dass hochgeladene Dokumente automatisch genehmigt werden, ohne dass die QS sie manuell prüfen muss. Dafür stehen drei Felder zur Verfügung:

Auto-Genehmigungsrate-Ausdruck – ein Ausdruck, der zu einer Zahl zwischen 0 und 100 ausgewertet wird. Diese Zahl ist die prozentuale Wahrscheinlichkeit, mit der ein neu hochgeladenes Dokument automatisch genehmigt wird. Der Wert 100 genehmigt jeden Upload automatisch, 50 etwa die Hälfte. Bleibt das Feld leer, ist die automatische Genehmigung für diesen Punkt deaktiviert.
Auto-Genehmigungsablaufzeit-Ausdruck – ein Ausdruck, der zu einer Anzahl von Sekunden ausgewertet wird und festlegt, wie lange eine automatische Genehmigung gültig ist. Ohne Angabe gelten standardmäßig 365 Tage. Der Ausdruck 90 * 24 * 60 * 60 entspricht beispielsweise 90 Tagen.
Bestätigungsverlängerung (Tage) – anders als die beiden vorigen Felder ein einfacher Zahlenwert in Tagen. Lädt ein Lieferant über das Portal ein Dokument als Bestätigung hoch, setzt Certiflow das Ablaufdatum um diese Anzahl von Tagen in die Zukunft. Ohne Angabe greift der global konfigurierte Standardwert.

Schritt für Schritt

Regelset anlegen und über die Testfunktion prüfen, dass er die gewünschten Entitäten erfasst.
Checkliste anlegen und den Regelset zuordnen.
Die benötigten Checklistenpunkte anlegen und je Punkt Erfüllungsbedingung, Sortierung und ggf. Dokumenttyp oder Formular festlegen.
Optional die automatische Genehmigung für geeignete Punkte konfigurieren.

Sobald eine aktive Checkliste einem Regelset zugeordnet ist, weist Certiflow sie allen passenden Entitäten automatisch zu. Die Anwender pflegen die Erfüllung anschließend über das Hochladen von Dokumenten oder das Ausfüllen von Formularen.