Checklisten verwalten

Checklisten sind das zentrale Werkzeug, mit dem Certiflow die Dokumenten- und Nachweispflichten von Entitäten, insbesondere Lieferanten und Produkten, steuert. Eine Einführung in das Konzept aus Anwendersicht gibt der Abschnitt Checkliste in den Grundkonzepten. Dieser Artikel beschreibt, wie Checklisten im Admin-Panel konfiguriert werden.

Eine Checkliste besteht aus mehreren Checklistenpunkten. Im Regelfall ist sie über einen Regelset mit den Entitäten verknüpft, denen sie zugewiesen wird. Darüber hinaus kann sie einer einzelnen Entität auch manuell zugewiesen werden, oder sie wird als einmalige Checkliste ausschließlich für eine Entität erstellt. Diese Elemente werden im Folgenden erklärt.

Regelsets

Ein Regelset bestimmt, welche Entitäten eine bestimmte Checkliste automatisch erhalten. Er ist damit das Bindeglied zwischen einer Checkliste und den Lieferanten, Produkten oder Chargen, für die sie gelten soll. Derselbe Regelset-Begriff wird auch von Prüfplänen verwendet.

Eingabefelder:

Name (Pflicht): eine sprechende Bezeichnung, z. B. „Kritische Lieferanten” oder „Lebensmittelprodukte”.
Ausdruck (optional): ein Ausdruck, der beschreibt, welche Entitäten erfasst werden. Er kann sich auf Attribute, Tags, verknüpfte Entitäten und Werte aus den Einstellungen beziehen. Ein leerer Ausdruck und ein Fehler im Ausdruck zählen als nicht zutreffend: Ein Regelset ohne Ausdruck erfasst also keine Entität. Statt den Ausdruck von Hand zu schreiben, können Sie ihn im Baukasten zusammenklicken.

Damit das Ergebnis vor dem Speichern überprüft werden kann, lässt sich der Ausdruck direkt testen. Unter Testen gegen prüfen Sie ihn live gegen eine ausgewählte Entität, mit Ausdruck testen gegen alle Entitäten. Der Dialog Testergebnis zeigt die Zahl der Treffer und die ersten zehn Treffer, gespeichert wird dabei nichts. So lässt sich nachvollziehen, ob der Regelset die beabsichtigte Auswahl trifft.

Ändern Sie einen Wert in den Einstellungen, den der Ausdruck liest, werden die Regelsets der betroffenen Entitäten automatisch neu ausgewertet.

Ein Regelset kann nur gelöscht werden, wenn er von keiner Checkliste und keinem Prüfplan mehr verwendet wird. Archivierte Checklisten und Prüfpläne zählen dabei mit.

Checkliste anlegen

Eingabefelder beim Anlegen einer Checkliste:

Name (Pflicht): die Bezeichnung der Checkliste.
Name (EN) (optional): die englischsprachige Bezeichnung.
Regelset (Pflicht): der Regelset, über den gesteuert wird, welche Entitäten die Checkliste erhalten. Der Regelset lässt sich auch beim Bearbeiten ändern. Bestehende Entitäten übernehmen eine Änderung bei ihrer nächsten Auswertung.

Checklisten lassen sich archivieren. Eine archivierte Checkliste wird keiner Entität mehr neu zugewiesen. Bestehende Zuweisungen werden nicht sofort entfernt, sondern bei der nächsten Neuauswertung der Regelsets der jeweiligen Entität ebenfalls archiviert. Das gilt auch für manuell zugewiesene Checklisten. Eingereichte Dokumente und die Historie bleiben dabei erhalten, sodass sich nicht mehr benötigte Checklisten ausmustern lassen, ohne Nachweise zu verlieren.

Checklistenpunkte

Jede Checkliste setzt sich aus einzelnen Checklistenpunkten zusammen. Ein Checklistenpunkt steht für eine konkrete Anforderung, beispielsweise ein einzureichendes Zertifikat oder einen auszufüllenden Nachweis.

Pflichtfelder:

Name (Pflicht): die Bezeichnung der Anforderung.
Sortierung (Pflicht): die Reihenfolge des Punkts in der Tabelle der Checklistenpunkte und in der Checkliste an der Entität. Kleinere Werte stehen weiter oben.
Portal-Sortierung (Pflicht): die Reihenfolge, in der der Punkt im Lieferantenportal unter den Punkten mit demselben Status erscheint. Kleinere Werte stehen weiter oben.
Nachrichten-Sortierung (Pflicht): die Reihenfolge in automatischen Benachrichtigungen.
Datei-Upload erforderlich (Pflicht, Standard: aktiviert): legt fest, ob zur Erfüllung mindestens ein Dokument hochgeladen werden muss. Das Deaktivieren ist im Regelfall nur sinnvoll, wenn zugleich ein Formular ausgewählt wird: In diesem Fall erfüllt der Lieferant den Punkt, indem er das Formular ausfüllt, und muss keine Datei hochladen.
Erfüllungstyp-Ausdruck (Pflicht): siehe Abschnitt unten.

Optionale Felder:

Name (EN) (optional): die englischsprachige Bezeichnung.
Dokumenttyp (optional): die Art von Dokument, die dieser Punkt anfordert. Eine für diesen Punkt hochgeladene Datei erhält diesen Dokumenttyp. Entsteht der Eintrag an einer Entität neu und hat die Entität für einen anderen Punkt mit demselben Dokumenttyp bereits eine Einreichung, übernimmt Certiflow diese Einreichung für den neuen Eintrag. Mit der Datenextraktion hat der Dokumenttyp keine Verbindung. Extraktionen werden manuell oder durch Automatisierungsregeln gestartet.
Formular (optional): verknüpft ein auszufüllendes Formular, über das der Punkt erfüllt werden kann. Aufbau und Pflege von Formularen beschreibt der Artikel Formulare.
Thema (optional, Standard: „Keine“): ordnet den Punkt einem Thema zu. Punkte mit demselben Thema werden im Lieferantenportal und in Erinnerungs-E-Mails gruppiert, außerdem kann eine Dokumentenanforderung ein ganzes Thema auf einmal anfragen. Ein Punkt gehört zu höchstens einem Thema. In der Tabelle der Checklistenpunkte zeigt die Spalte „Thema“ die Zuordnung als Kennzeichen.
Auto-Genehmigungsrate-Ausdruck (optional): siehe Abschnitt „Automatische Genehmigung”.
Auto-Genehmigungsablaufzeit-Ausdruck (optional): siehe Abschnitt „Automatische Genehmigung”.
Bestätigungsverlängerung (Tage) (optional): siehe Abschnitt „Automatische Genehmigung”.
Karenzzeit-Ausdruck (Sekunden) (optional): siehe Abschnitt „Karenzzeit”.
Mehrere Dateien erlauben (optional, Standard: ausgeschaltet): erlaubt, dass eine Einreichung aus mehreren Dateien besteht. Im Portal können Lieferanten dann mehrere Dateien gleichzeitig auswählen, und in der Web-Anwendung lassen sich mehrere Dateien gemeinsam zuweisen.

Unterhalb dieser Felder befindet sich der Abschnitt Vorlagen-Dateien, der im Abschnitt Vorlagen-Dateien erklärt wird.

Die Spalte „ID“ der Tabelle nennt die Kennung des Checklistenpunkts. Sie ist für alle Entitäten mit diesem Punkt gleich und wird für Direktlinks auf einzelne Dokumente im Portal benötigt.

In Erinnerungs-E-Mails erscheinen die Dokumente unter einer Überschrift je Thema, Dokumente ohne Thema stehen zuletzt unter „Weitere Dokumente“. Hat keiner der Punkte ein Thema, entfällt diese Gruppierung. Jeder Dokumentname und jede Themen-Überschrift ist ein Link ins Lieferantenportal: Der Dokumentname springt zum Dokument und hebt es hervor. Nimmt der Punkt eine Datei an, ist die Schaltfläche Neue Datei hochladen bereits ausgewählt, sodass ein Klick oder Tastendruck die Dateiauswahl öffnet. Bei einem Punkt mit Formular ohne Datei öffnet sich das Formular. Die Überschrift setzt im Portal den Filter für das Thema.

Erfüllungstyp-Ausdruck

Der Erfüllungstyp-Ausdruck ist ein Ausdruck, der bestimmt, unter welchen Voraussetzungen ein Punkt als erfüllt gilt. Der Ausdruck muss zu einem von drei Texten ausgewertet werden, die jeweils einem Dokument-Fristentyp entsprechen. Die Texte stehen in Anführungszeichen:

Wert	Bedeutung
`expiration_date`	Es muss ein Dokument mit gültigem, in der Zukunft liegendem Ablaufdatum vorhanden sein (kritische Datei).
`file_assigned`	Es muss mindestens ein Dokument zugewiesen sein; das Ablaufdatum ist unerheblich (unkritische Datei).
`always`	Der Punkt gilt immer als erfüllt (optionale Datei).

Da das Ergebnis berechnet wird, kann der Fristentyp auch von den Daten der Entität abhängen, zum Beispiel:

"Ablaufdatum erforderlich" in entity && entity["Ablaufdatum erforderlich"] ? "expiration_date" : "file_assigned"

Liefert der Ausdruck einen Fehler oder einen anderen Text, gilt always, der Punkt ist dann optional. Ein ungültiges Ergebnis wird beim Speichern abgelehnt. Weitere Hinweise und Beispiele enthält der Artikel Ausdrücke.

Automatische Genehmigung

Für jeden Checklistenpunkt lässt sich konfigurieren, dass hochgeladene Dokumente automatisch genehmigt werden, ohne dass die QS sie manuell prüfen muss. Dafür stehen drei Felder zur Verfügung:

Auto-Genehmigungsrate-Ausdruck: ein Ausdruck, der zu einer Zahl zwischen 0 und 100 ausgewertet wird. Diese Zahl ist die prozentuale Wahrscheinlichkeit, mit der ein neu hochgeladenes Dokument automatisch genehmigt wird. Der Wert 100 genehmigt jeden Upload automatisch, 50 etwa die Hälfte. Bleibt das Feld leer, ist die automatische Genehmigung für diesen Punkt deaktiviert.
Auto-Genehmigungsablaufzeit-Ausdruck: ein Ausdruck, der zu einer Anzahl von Sekunden ausgewertet wird und festlegt, wie lange eine automatische Genehmigung gültig ist. Ohne Angabe gelten standardmäßig 365 Tage. Der Ausdruck 90 * 24 * 60 * 60 entspricht beispielsweise 90 Tagen.
Bestätigungsverlängerung (Tage): anders als die beiden vorigen Felder ein einfacher Zahlenwert in Tagen. Bestätigt ein Lieferant im Portal mit Aktuelle Datei bestätigen, dass das bisherige Dokument weiterhin gilt, legt Certiflow eine neue Einreichung mit denselben Dateien an. Ihr Ablaufdatum liegt diese Anzahl von Tagen nach dem Tag der Bestätigung. Die neue Einreichung wird wie jede andere geprüft. Die Bestätigung ist nur bei Punkten ohne kritische Frist möglich. Ohne Angabe gilt der Standardwert aus den Einstellungen (standardmäßig 365 Tage).

Die Ausdrücke für Genehmigungsrate und Ablaufzeit erhalten weder Daten der Entität noch Werte aus den Einstellungen. Hier sind nur Konstanten und Rechnungen möglich. Die Auto-Genehmigungsablaufzeit ist eine Zahl in Sekunden (leer bedeutet 365 Tage).

Karenzzeit

Wird ein Checklistenpunkt neu erforderlich, etwa weil eine Entität eine Checkliste neu erhält, würde ein fehlendes Dokument die Entität sofort blockieren. Mit einer Karenzzeit erhalten Lieferanten eine Frist, in der der Punkt zwar unerfüllt bleibt, die Checkliste und die Entität aber noch nicht blockiert.

Die Länge der Karenzzeit legt das Feld Karenzzeit-Ausdruck (Sekunden) am Checklistenpunkt fest. Es enthält einen Ausdruck, der zu einer ganzen Zahl in Sekunden ausgewertet wird. Der Ausdruck 14 * 24 * 60 * 60 entspricht beispielsweise 14 Tagen. Er kann sich auf Daten der Entität beziehen, sodass etwa für kritische Lieferanten eine kürzere Frist gelten kann, und wird beim Speichern geprüft. Ein Ergebnis mit Nachkommastelle wird abgelehnt, bei einem Fehler im Ausdruck gilt der Standardwert.

Der Ausdruck kann auch Werte aus den Einstellungen lesen, zum Beispiel einen eigenen Wert:

config["custom.grace_days"] != null ? config["custom.grace_days"] * 24 * 60 * 60 : 0

Bleibt das Feld leer, gilt die Standard-Karenzzeit in Tagen aus den Einstellungen. Sie beträgt standardmäßig 0 Tage, der Punkt blockiert dann also sofort. Dieser Standardwert lässt sich auch pro Entität festlegen.

Für die Karenzzeit gilt:

Die Frist wird nur vergeben, wenn der Checklisteneintrag an einer Entität neu entsteht. Das gilt auch für manuell zugewiesene Checklisten. Eine spätere Änderung des Ausdrucks oder des Standardwerts wirkt sich nicht auf bereits bestehende Einträge aus.
Ein Eintrag, der zwischenzeitlich weggefallen war und wieder anwendbar wird, übernimmt die Karenzzeit seines früheren Eintrags und erhält keine neue.
Während der Karenzzeit zeigen die Web-Anwendung und das Portal den Eintrag gelb an, solange noch keine Einreichung vorliegt (siehe Statusfarben). Das Portal weist den Lieferanten mit dem Hinweis „Bitte bis 31.12.2026 hochladen” (als Beispieldatum) auf die Frist hin. Erinnerungen werden unverändert versendet.
Liegt für den Eintrag ein Dokument vor, das abgelaufen ist oder zurückgerufen wurde, endet die Karenzzeit, und der Eintrag blockiert sofort. Nach Ablauf der Frist blockiert ein weiterhin unerfüllter Eintrag wie jeder andere.

Karenzzeit manuell ändern

Administratoren sehen in jeder Zeile einer Checkliste an der Entität ein Kalender-Symbol (bei archivierten Einträgen nicht verfügbar). Ohne Karenzzeit ist es abgeblendet und trägt den Tooltip Karenzzeit bearbeiten, mit Karenzzeit lautet der Tooltip „Karenzzeit bis” gefolgt vom Datum. Ein Klick öffnet den Dialog Karenzzeit bearbeiten. Der Dialog enthält das Datumsfeld Karenzzeit, die Schaltfläche Keine Karenzzeit und Speichern. Bis zum eingetragenen Datum blockiert ein fehlendes Dokument die Entität nicht. Ohne Datum blockiert es sofort. Jede manuelle Änderung wird im Protokoll als „Karenzzeit geändert” festgehalten.

Vorlagen-Dateien

Zu einem Checklistenpunkt lassen sich Vorlagen-Dokumente hinterlegen, die Lieferanten zur Bearbeitung erhalten, etwa ein auszufüllender Fragebogen. Die Dokumente werden nicht einzeln, sondern als Sprachgruppe zugeordnet, damit jeder Empfänger die Datei in seiner Sprache erhält.

Im Abschnitt Vorlagen-Dateien des Checklistenpunkt-Dialogs wird mit Vorlagen-Datei hinzufügen eine Sprachgruppe zugeordnet. Jede Sprachgruppe kann pro Punkt nur einmal verwendet werden. Gibt es noch keine Sprachgruppe, weist der Dialog darauf hin, zuerst eine anzulegen. Je Zeile stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Per Mail senden (Standard: ausgeschaltet): Die Datei wird den Erinnerungen und Dokumentanforderungen zu diesem Punkt als Anhang beigefügt, in der Sprache des Kontakts oder ersatzweise auf Englisch.
Im Portal anzeigen (Standard: eingeschaltet): Das Lieferantenportal bietet die Datei über Vorlage herunterladen an.

Die Optionen werden nur angezeigt, wenn mindestens ein Entitätstyp die Nachrichten bzw. das Portal verwendet.

In der Tabelle der Checklistenpunkte zeigt die Spalte Vorlagen-Dateien ein Symbol, das ein Fenster mit allen zugeordneten Dateien öffnet, eine Zeile je Sprache mit Sprache, Datei, Größe und den beiden Optionen. Enthält eine zugeordnete Sprachgruppe keine Dateien, kennzeichnet Certiflow sie mit einem Warnsymbol und dem Hinweis, dass der Anhang nirgends angeboten wird.

Manuell zugewiesene und einmalige Checklisten

Neben dem Weg über einen Regelset kennt Certiflow zwei weitere Wege, wie eine Entität zu einer Checkliste kommt. Beide stehen Administratoren auf der Seite der jeweiligen Entität zur Verfügung, sofern es sich um eine aktive Entität handelt. Außerdem muss der Entitätstyp manuelle Checklisten erlauben, was standardmäßig der Fall ist, und der Checklisten-Bereich muss auf der Seite eingeblendet sein. Beides wird bei der Einrichtung festgelegt, wenden Sie sich dafür an den Support. Über der Liste der Checklisten befindet sich dafür die Kopfzeile Checklisten mit den Schaltflächen Checkliste zuweisen und Checkliste einmalig erstellen.

Art	Beschreibung
Über Regelset	Die Checkliste ist wiederverwendbar und wird allen Entitäten zugewiesen, auf die der Regelset zutrifft.
Manuell zugewiesen	Eine wiederverwendbare Checkliste wird einer einzelnen Entität von Hand zugewiesen, unabhängig vom Regelset.
Einmalig (Entitätseigen)	Eine Checkliste wird nur für eine einzelne Entität erstellt. Sie gehört dieser Entität und ist nicht für andere Entitäten verfügbar.

Checkliste manuell zuweisen

Über Checkliste zuweisen wählen Administratoren aus einer Liste eine der nicht archivierten, wiederverwendbaren Checklisten aus, die die Entität noch nicht besitzt, und bestätigen mit Zuweisen. Die Einträge der Checkliste entstehen kurz darauf im Hintergrund.

Manuell zugewiesene Checklisten tragen die Kennzeichnung Manuell zugewiesen und können über das Entfernen-Symbol wieder von der Entität gelöst werden. Dabei wird die Checkliste mit allen Einträgen archiviert, die Historie bleibt erhalten.

Die manuelle Zuweisung ist beständig: Sie bleibt bei jeder Neuauswertung der Regelsets bestehen, und neue Punkte, die der Checkliste später hinzugefügt werden, erscheinen auch an der manuell zugewiesenen Instanz. Trifft später der Regelset der Checkliste auf die Entität zu, wird aus der manuellen Zuweisung eine reguläre: Die Kennzeichnung und das Entfernen-Symbol verschwinden. Wird die Checkliste selbst archiviert, verschwindet auch die manuell zugewiesene Instanz. Eine manuell zugewiesene Checkliste blockiert die Entität wie jede andere Checkliste.

Einmalige Checklisten

Mit Checkliste einmalig erstellen entsteht eine Checkliste, die ausschließlich dieser einen Entität gehört. Sie benötigt keinen Regelset. Im Dialog Checkliste erstellen werden Name und Name (EN) erfasst. Nach dem Speichern öffnet sich der gewohnte Checklisten-Editor im Administrationsbereich, in dem die Checklistenpunkte wie oben beschrieben angelegt werden. Oben im Editor weist die Angabe Eigentümer mit einem Link auf die zugehörige Entität hin.

Einmalige Checklisten tragen an der Entität die Kennzeichnung Entitätseigen. Statt des Entfernen-Symbols stehen für Administratoren Bearbeiten (öffnet den Editor) und Archivieren zur Verfügung. Beim Archivieren bleiben Dokumente und Historie erhalten. Einmalige Checklisten erscheinen nicht in der Übersicht der wiederverwendbaren Checklisten im Administrationsbereich und werden bei Checkliste zuweisen nicht angeboten.

Das Zuweisen und Entfernen von Checklisten wird im Protokoll festgehalten.

Schritt für Schritt

Regelset anlegen und über die Testfunktion prüfen, dass er die gewünschten Entitäten erfasst.
Checkliste anlegen und den Regelset zuordnen.
Die benötigten Checklistenpunkte anlegen und je Punkt Erfüllungstyp-Ausdruck, Sortierung und ggf. Dokumenttyp oder Formular festlegen.
Optional die automatische Genehmigung für geeignete Punkte konfigurieren.
Optional eine Karenzzeit festlegen, damit neu erforderliche Punkte nicht sofort blockieren.
Optional Sprachgruppen anlegen und als Vorlagen-Dateien zuordnen.

Sobald eine aktive Checkliste einem Regelset zugeordnet ist, weist Certiflow sie allen passenden Entitäten automatisch zu. Für Einzelfälle lässt sie sich zusätzlich manuell zuweisen oder als einmalige Checkliste an einer Entität erstellen. Die Anwender pflegen die Erfüllung anschließend über das Hochladen von Dokumenten oder das Ausfüllen von Formularen.