Einreichungen

Wenn ein Lieferant oder ein Mitarbeiter der QS ein Dokument für einen Checklisteneintrag bereitstellt, legt Certiflow dafür eine Einreichung an. Diese Seite erklärt, was eine Einreichung ist, welche Status sie annehmen kann und wie Dateien in der Web-Anwendung einer Einreichung zugewiesen werden. Wie Lieferanten ihre Unterlagen über das Portal einreichen, beschreibt der Artikel Lieferantenportal.

Was ist eine Einreichung?

Eine Einreichung gehört zu genau einem Eintrag einer Checkliste und fasst alles zusammen, was zu einem Nachweis gehört:

einen Status,
ein Ablaufdatum (sofern der Eintrag ein solches verlangt) und
eine oder mehrere Dateien.

Der Verlauf eines Eintrags besteht aus allen bisherigen Einreichungen. Maßgeblich für die Erfüllung des Eintrags ist die jeweils aktuelle gültige oder abgelaufene Einreichung. Eine neue Einreichung ersetzt die bisherige nicht sofort: Das bisher gültige Dokument bleibt so lange maßgeblich, bis die neue Einreichung geprüft und genehmigt wurde. Die Genehmigung kann durch die QS erfolgen oder, wenn für den Eintrag eine automatische Genehmigung konfiguriert ist, ohne manuelle Prüfung.

Status einer Einreichung

Status	Bedeutung
Entwurf	Der Lieferant hat Dateien hochgeladen, die Einreichung aber noch nicht abgeschlossen. Das ist der Fall, wenn der Eintrag ein Formular hat.
Schwebend	Die Einreichung liegt der QS zur Prüfung vor und erscheint in der Übersicht Schwebend.
Gültig	Die Einreichung wurde genehmigt und erfüllt den Eintrag, solange das Ablaufdatum nicht erreicht ist.
Frist überschritten	Das Ablaufdatum der Einreichung ist erreicht.
Abgelehnt	Die QS hat die Einreichung abgelehnt, gegebenenfalls mit einem Ablehnungsgrund.
Zurückgerufen	Die QS hat eine gültige oder abgelaufene Einreichung über den Verlauf zurückgerufen.

Die Farben, mit denen Certiflow den Zustand eines Eintrags darstellt, sind in der Statusfarben-Referenz zusammengefasst.

Mehrere Dateien pro Einreichung

Normalerweise besteht eine Einreichung aus genau einer Datei. Für Nachweise, die aus mehreren Dokumenten bestehen, kann am Checklistenpunkt der Schalter Mehrere Dateien erlauben aktiviert werden (siehe Checklisten verwalten). Der Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet.

Bei einem solchen Eintrag gilt:

Im Portal kann der Lieferant im Dateiauswahldialog mehrere Dateien gleichzeitig auswählen. Alle ausgewählten Dateien werden zu einer Einreichung zusammengefasst.
In der Web-Anwendung wählt die QS beim Zuweisen mehrere Dateien aus, die gemeinsam eine Einreichung bilden (siehe unten).
Das Ablaufdatum und der Kommentar gelten für die gesamte Einreichung, nicht für einzelne Dateien.
Die Seite Einreichung zeigt alle Dateien der Einreichung an.

Datei einem Eintrag zuweisen

Mitarbeiter der QS können Dateien auf der Lieferantenseite direkt einem Checklisteneintrag zuweisen, zum Beispiel wenn ein Lieferant ein Zertifikat per E-Mail geschickt hat.

Dialog „Datei zuweisen“ in Certiflow — Dialog „Datei zuweisen“ für den Eintrag „HACCP-Nachweis“ im Demosystem, hier ohne bereits vorhandene Dateien der Entität

Am gewünschten Eintrag das Symbol Verknüpfen anklicken. Es öffnet sich der Dialog Datei zuweisen (bei Einträgen mit mehreren Dateien: Dateien zuweisen).
Im Dialog entweder eine neue Datei hochladen oder eine vorhandene Datei der Entität aus der durchsuchbaren Liste wählen. Angeboten werden nur Dateien, die noch keiner Einreichung zugeordnet sind. Eine im Dialog hochgeladene Datei ist sofort ausgewählt.
Die Auswahl bestätigen. Bei Einträgen, die nur eine Datei annehmen, heißt die Schaltfläche Weiter. Erlaubt der Eintrag mehrere Dateien, können mehrere Dateien angehakt werden (mit gedrückter Umschalttaste auch ein ganzer Bereich), und die Schaltfläche heißt Weiter (N), wobei N die Anzahl der gewählten Dateien ist. Solange nichts ausgewählt ist, bleibt sie ausgegraut.
Es öffnet sich die Seite Checklisten-Zuweisung. Links stehen die Eingabefelder, rechts die Vorschau der Datei. Bei mehreren Dateien erscheinen über der Vorschau Schaltflächen mit den Dateinamen, über die sich die angezeigte Datei wechseln lässt.
Das Ablaufdatum festlegen. Neben dem Datumsfeld stehen die Schnellwahlen +1 Jahre, +2 Jahre und +3 Jahre zur Verfügung. Liefert ein Formular oder die automatische Dokumentenerkennung ein Datum, wird es als Vorschlag angeboten. Nennen die Quellen unterschiedliche Daten, weist Certiflow darauf hin. Bei Einträgen mit kritischer Frist ist ein Datum zwingend. Bei Einträgen mit unkritischer Frist oder optionalen Einträgen lässt sich alternativ Kein Ablaufdatum wählen.
Optional einen Kommentar erfassen.
Mit Genehmigen wird die Einreichung als gültig angelegt.

Für Einträge einer archivierten Checkliste lassen sich keine Dateien mehr zuweisen. Certiflow zeigt in diesem Fall statt der Schaltflächen einen entsprechenden Hinweis.

Datei von einem Nachrichtenanhang aus zuweisen

Geht eine Datei als Anhang einer E-Mail ein und ist noch keinem Eintrag zugeordnet, lässt sie sich auch von der Nachricht aus zuweisen, sofern die Nachricht einem Kontakt zugeordnet ist. Das Symbol Verknüpfen am Anhang öffnet den Dialog Datei einem Checklistenpunkt zuweisen:

Links zeigt der Dialog eine Vorschau der Datei.
Rechts stehen alle Checklistenpunkte der Entität, gruppiert nach Checkliste. Eine Suche hilft beim Eingrenzen, und der Umschalter Erfordert Aufmerksamkeit / Alle beschränkt die Liste auf Punkte, die Aufmerksamkeit erfordern, oder zeigt alle Punkte. Gibt es Punkte, die Aufmerksamkeit erfordern, ist dieser Filter vorausgewählt.
Nach der Auswahl eines Punkts führt Weiter auf die oben beschriebene Seite Checklisten-Zuweisung.

Einreichung ansehen

Die Seite Einreichung zeigt alle Dateien einer Einreichung zusammen mit Status, Ablaufdatum und Notizen. Bei Einträgen mit Mehrere Dateien erlauben erreichen Sie die Seite über das Symbol Alte Datei anzeigen am Checklisteneintrag oder über das Dateisymbol im Verlauf des Eintrags. Bei Einträgen mit nur einer Datei öffnen diese Symbole stattdessen direkt die Datei. Eine Schaltfläche Zurück führt zur vorherigen Ansicht.

Hat der Lieferant im Portal einen Entwurf angelegt, kann die QS auf dieser Seite weitere Dateien hinzufügen oder einzelne Dateien mit Entfernen aus der Einreichung nehmen. Beim Entfernen wird die Datei nur aus der Einreichung gelöst und bleibt als Datei der Entität erhalten. Das ist nur bei Einträgen mit Mehrere Dateien erlauben möglich.

Einen Entwurf kann die QS nicht prüfen: Er ist noch nicht abgeschlossen und kann erst nach dem Absenden durch den Lieferanten genehmigt oder abgelehnt werden. In der Übersicht Schwebend werden Entwürfe nur auf Wunsch eingeblendet, und ihr Symbol Verknüpfen ist ausgegraut.