Dateien

Jede Datei, die in Certiflow gespeichert ist, hat eine eigene Dateiansicht. Sie zeigt die Vorschau der Datei, ihren Dokumenttyp, die Entität, zu der sie gehört (oder „Nicht zugeordnet“), und die aus ihr extrahierten Daten. Über die Schaltfläche „Herunterladen“ im Kopf der Seite laden Sie die Datei herunter. Weitere Aktionen finden Sie im Drei-Punkte-Menü daneben.

Dokumenttyp

Der Dokumenttyp beschreibt, um was für ein Dokument es sich handelt, beispielsweise ein Zertifikat oder ein Laborbericht. Certiflow erkennt ihn nach dem Hochladen automatisch mithilfe eines Sprachmodells, sofern beim Hochladen noch kein Typ feststeht. Wird eine Datei für einen Checklistenpunkt mit festgelegtem Dokumenttyp hochgeladen, erhält sie diesen Typ, und die automatische Erkennung entfällt. Automatisch erkannte Typen sind mit „Von KI erkannt“ gekennzeichnet. Ist sich das Modell bei der Erkennung zu unsicher, setzt Certiflow den allgemeinen Typ für sonstige Dokumente. Enthält ein Dokument gemischte Inhalte, erhält es den Typ für gemischte Inhalte.

Im Drei-Punkte-Menü stehen zwei Aktionen zur Verfügung:

Dokumenttyp festlegen: korrigiert den Typ von Hand. Bereits vorhandene Extraktionsergebnisse bleiben dabei erhalten, und die Kennzeichnung „Von KI erkannt“ entfällt.
Dokumenttyp-Erkennung erneut ausführen: startet die automatische Erkennung neu. Sie wirkt nur bei Dateien, die noch keinen Dokumenttyp haben. Hat die Datei bereits einen Typ, bleibt die Aktion ohne Wirkung.

Beide Aktionen sind Administratoren vorbehalten. Hat die automatische Erkennung einen Dokumenttyp gesetzt, kann das eine Automatisierungsregel mit dem Auslöser „Dokumenttyp erkannt“ anstoßen. Ein von Hand festgelegter oder durch den Checklistenpunkt vorgegebener Typ löst diesen Auslöser nicht aus.

Entität zuordnen

Dateien, die keiner Entität zugeordnet sind, etwa ein Anhang aus dem Sammelpostfach, lassen sich nachträglich zuweisen. In der Dateiliste dient dazu das Verknüpfen-Symbol der Zeile, auf der Seite der Datei der Eintrag „Entität zuweisen“ im Drei-Punkte-Menü. Der Eintrag erscheint nur, solange die Datei noch keiner Entität gehört. Der Dialog „Entität zuweisen“ fragt die Entitätsart und die Entität ab, beide Angaben sind Pflicht. Die Zuordnung wird im Protokoll festgehalten. Sie ist unter anderem Voraussetzung dafür, dass eine Automatisierungsregel extrahierte Werte in Attribute übernehmen kann.

Extraktoren ausführen

Über „Extraktoren ausführen“ im Drei-Punkte-Menü starten Sie die Datenextraktion von Hand. Die Extraktion startet nach dem Hochladen nicht von selbst. Im Dialog „Extraktoren ausführen“ wählen Sie im Feld „Extraktoren“ einen oder mehrere Extraktoren aus und klicken auf „Ausführen“. Der Dialog schließt sich sofort, die Extraktion läuft im Hintergrund und dauert einige Minuten. Die Aktion ist Administratoren vorbehalten. Für passwortgeschützte Dateien wird die Extraktion abgelehnt.

Ein neuer Lauf ersetzt nur die früheren Ergebnisse derselben Extraktoren. In die Attribute wird erst geschrieben, wenn Sie die Ergebnisse speichern.

Eine Statusanzeige oben auf der Seite zeigt den Stand der Extraktion: „KI-Erkennung läuft“ solange sie wartet oder arbeitet (die Anzeige aktualisiert sich selbst), „KI-Erkennung fehlgeschlagen“ bei einem Fehler und „KI-Erkennung deaktiviert“, wenn in der Installation keine Datenextraktion eingerichtet ist. Nach erfolgreichem Abschluss blendet sich die Anzeige aus. Sie erscheint nur, wenn für die Datei bereits eine Extraktion angestoßen wurde.

Extrahierte Daten

Die Karte „Extrahierte Daten“ listet je Wert den Anzeigenamen, das zugeordnete Attribut, den Wert mit Einheit und, falls vorhanden, die Konfidenz als Prozentzahl. Die Konfidenz ist die Selbsteinschätzung des Sprachmodells, wie sicher es den Wert richtig zugeordnet hat, und keine Aussage über die Qualität der Texterkennung.

Je Wert mit zugeordnetem Attribut gibt es das Häkchen „Übernehmen“. Es wird sofort gespeichert. Mit „Speichern“ schreiben Sie alle angehakten Werte in die Attribute. Beides ist Administratoren vorbehalten. Werte, die nicht gefunden wurden, sind ausgegraut und lassen sich nicht übernehmen. Die Ergebnisse lassen sich außerdem als CSV-Datei exportieren. Zu jedem Wert verweist die Karte auf die Prüfpläne, die das Attribut vergleichen. Die Einzelheiten der Übernahme beschreibt die Seite Extraktoren.

Passwortgeschützte PDF-Dateien

Ein verschlüsseltes PDF wird beim Hochladen nicht abgewiesen, sondern gespeichert und als passwortgeschützt markiert. In Dateilisten erscheint daneben ein Schlosssymbol (Tooltip „Passwortgeschützt“), in Mailanhängen ersetzt das Schloss das Dateisymbol. Der Inhalt solcher Dateien lässt sich weder anzeigen noch auslesen, bevor sie entschlüsselt sind.

Die Dateiansicht zeigt statt der Vorschau den Hinweis, dass die Datei passwortgeschützt ist. Die Aktion „Entschlüsseln“ gibt es dort sowie in der Dateitabelle und an Mailanhängen:

Klicken Sie auf „Entschlüsseln“. Der Dialog „Datei entschlüsseln“ öffnet sich.
Geben Sie im Feld „Passwort“ das Passwort der Datei ein und bestätigen Sie.
Bei einem falschen Passwort erscheint eine Fehlermeldung, und Sie können es erneut versuchen.

Das Passwort wird nicht gespeichert. Certiflow legt eine entschlüsselte Kopie an, zeigt und analysiert künftig diese Kopie und bewahrt das verschlüsselte Original im System auf. Jeder angemeldete Benutzer darf Dateien entschlüsseln.

Nach dem Entschlüsseln läuft die automatische Dokumenttyp-Erkennung wie bei einem neuen Upload, sofern die Datei noch keinen Typ hat. Setzt sie einen Typ, können Automatisierungsregeln mit dem Auslöser „Dokumenttyp erkannt“ anlaufen. Eine Datenextraktion startet auch hier nicht von selbst. Vor dem Entschlüsseln werden weder Erkennung noch Regeln ausgelöst.

Maximale Dateigröße

Jedes Upload-Feld nennt die zulässige Obergrenze, zum Beispiel „Maximale Dateigröße: 100 MB“. Zu große Dateien werden bereits im Browser abgewiesen und namentlich genannt. Bei einer Mehrfachauswahl in der Ablagefläche werden die passenden Dateien trotzdem hochgeladen. In einem Formularfeld ohne sofortigen Upload gilt das Feld dagegen als ungültig, und das Formular wird nicht abgeschickt.