Protokolle

Der Bereich „Protokolle“ enthält eine vollständige, revisionssichere Aufzeichnung aller Aktionen, die im Certiflow-System durchgeführt wurden.

Wo finden Sie die Protokolle?

Protokolle sind ausschließlich für Administratoren sichtbar. Es gibt zwei Ansichten: die globale Seite „Protokolle“ im Administrationsbereich und das Protokoll einer einzelnen Entität. Letzteres öffnen Sie über das Drei-Punkte-Menü der Lieferanten-, Produkt- oder sonstigen Entitätsseite mit dem Eintrag „Audit-Log“. Das Protokoll einer Entität ist eine eigene Seite und kein Reiter der Entitätsseite.

Was wird protokolliert?

Certiflow protokolliert alle fachlich relevanten Vorgänge, von der Freigabe eines Dokuments über das Sperren eines Lieferanten bis hin zu Änderungen an der Konfiguration. Dazu gehören:

Vorgänge an Entitäten, etwa „Entität erstellt“, die Statusänderung oder das Hochladen und Freigeben von Dokumenten.
Entität erstellt: Legt ein Benutzer eine Entität von Hand an, steht im Eintrag „Entität erstellt“ als Initiator „Benutzer“ und dessen Name unter „Benutzer“. Entitäten, die ein ERP-Import anlegt, erscheinen dagegen mit dem Initiator „System“ und ohne Benutzer. So lässt sich eine manuelle Anlage von einem Import unterscheiden. Einträge aus der Zeit vor dieser Änderung nennen auch bei einer manuellen Anlage keinen Benutzer und sind daher nicht eindeutig zuzuordnen.
Änderungen im Administrationsbereich, zum Beispiel an Checklisten, Prüfplänen, Attributen, Regelsets, Formularen, Spezifikationsvorlagen, Automatisierungsregeln und Themen. Sie erscheinen als „Konfigurationsobjekt erstellt“, „… aktualisiert“, „… gelöscht“ oder „… archiviert“ sowie als „Konfiguration gesetzt“ und „Konfiguration gelöscht“.
Das Lösen und Wiederherstellen von Verknüpfungen zwischen Entitäten. Der Eintrag „Entitätsverknüpfung lösen“ bzw. „Entitäten verknüpfen“ erscheint im Protokoll beider beteiligten Entitäten.
Karenzzeit geändert: Jede manuelle Änderung der Karenzzeit eines Checklisteneintrags wird mit den Angaben Vorherige Karenzzeit und Neue Karenzzeit festgehalten. Ein leerer Wert bedeutet, dass keine Karenzzeit gesetzt war bzw. entfernt wurde. Automatisch vergebene Karenzzeiten werden nicht protokolliert.
Manuelles Zuweisen und Entfernen: Wird eine Checkliste oder ein Prüfplan einer Entität manuell zugewiesen oder wieder entfernt, erscheint dies zusammen mit dem ausführenden Benutzer im Protokoll. Instanzen, die ein Regelset automatisch anlegt, werden nicht protokolliert.

Nicht protokolliert werden Aufgaben und Aufgabenlisten sowie persönliche Einstellungen der Benutzer.

Eintragsstruktur

Jeder Protokolleintrag enthält:

Feld	Beschreibung
ID	Eindeutige Kennung des Eintrags
Datum	Datum der Aktion
Uhrzeit	Uhrzeit der Aktion, auf die Millisekunde genau
Typ	Art des Vorgangs, zum Beispiel „Entität erstellt“ oder „Konfigurationsobjekt aktualisiert“
Initiator	Wer den Vorgang ausgelöst hat: „System“ (automatisch, z. B. ERP-Import), „Benutzer“ oder „Extern“ (Portal)
Benutzer	Name des Benutzers, der die Aktion durchgeführt hat (bei manuellen Aktionen)

Über den Pfeil am Zeilenanfang klappen Sie einen Eintrag auf. Die Details erscheinen dann als Liste aus Parameter und Wert, jeder Wert lässt sich mit „Wert kopieren“ in die Zwischenablage übernehmen. Sehr lange Werte werden in der Anzeige gekürzt.

Filtern

Über die Schaltfläche „Filter“ oben rechts schränken Sie die Liste nach dem Abschnitt „Typ“ ein. Standardmäßig sind alle Eintragstypen angehakt, durch Abwählen blenden Sie einzelne Typen aus. Eine Freitextsuche gibt es nicht.

Protokolleinträge zu KI und Automatisierung

Die Funktionen rund um Dokumentanalyse und Automatisierungsregeln hinterlassen eigene Einträge im Protokoll:

Typ	Wann wird der Eintrag geschrieben?
Automatisierungsregel ausgeführt	Einmal je beendetem Lauf einer Regel, mit Regel, Lauf, Status, Modus und Anzahl der Aktionen. Ein Lauf, der auf Freigabe wartet, schreibt noch keinen Eintrag.
Automatisierungsaktion entschieden	Bei jeder Genehmigung oder Ablehnung einer vorgeschlagenen Aktion, mit dem Benutzer, der entschieden hat.
Extraktor auf Datei ausgeführt	Wenn eine Extraktion in der Dateiansicht von Hand gestartet wird. Extraktionen, die eine Automatisierungsregel startet, erzeugen diesen Eintrag nicht.
Dokumenttyp der Datei gesetzt	Wenn der Dokumenttyp einer Datei von Hand festgelegt wird. Die automatische Erkennung schreibt keinen Eintrag.
Extraktor-Ergebnis aktiviert	Wenn in der Dateiansicht bei einem extrahierten Wert das Häkchen „Übernehmen“ gesetzt oder entfernt wird.
Extraktor-Ergebnisse übernommen	Wenn extrahierte Werte in die Attribute geschrieben werden.

Übernimmt eine Automatisierungsregel Extraktionsergebnisse, steht im Protokoll als Initiator das System und nicht ein einzelner Benutzer. Welche Regel dahinter steht und welche Aktionen sie im Einzelnen ausgeführt hat, lässt sich über den zugehörigen Lauf nachvollziehen.

Verwendungszweck

Die Protokolle ermöglichen es:

Aktionen rückzuverfolgen und nachzuvollziehen
Verantwortlichkeiten bei Änderungen festzustellen
Systemverhalten zu überprüfen und Fehler zu analysieren
Audit-Anforderungen zu erfüllen

Alle Einträge sind unveränderlich und revisionssicher gespeichert.