Entitäten verwalten

Unter „Entitäten“ im Administrationsbereich legen Administratoren einzelne Entitäten von Hand an, sehen ihre Beziehungen und archivieren sie. Im Regelfall gelangen Lieferanten, Produkte und weitere Einträge per ERP-Import nach Certiflow. Die manuelle Anlage ergänzt diesen Weg, etwa für einen neuen Lieferanten, der noch nicht im ERP-System existiert.

Übersicht

Die Seite zeigt eine Kachel je Entitätstyp. Ein Klick auf eine Kachel öffnet die Liste der Entitäten dieses Typs. Die Liste lässt sich durchsuchen, über die Schaltfläche „… erstellen“ (mit dem Namen des Typs, zum Beispiel „Lieferant erstellen“) legen Sie einen neuen Eintrag an.

Je nach Einrichtung kann die Schaltfläche zum Anlegen für Administratoren auch in den normalen Listen und auf Entitätsseiten erscheinen, siehe Datensatz anlegen.

Entität anlegen

Der Dialog zum Anlegen besteht aus zwei Abschnitten.

Übergeordnete Entitäten: Für jeden Entitätstyp, der als Elternteil erlaubt ist, gibt es ein Suchfeld. Verlangt der Typ zwingend einen Elternteil, etwa eine Bezugsquelle einen Lieferanten, ist das Feld ein Pflichtfeld. Wurde der Dialog aus der Zeile einer anderen Entität geöffnet, ist deren Auswahl vorgegeben und gesperrt. Welche Typen übergeordnet sein dürfen und welche vorgeschrieben sind, wird bei der Einrichtung festgelegt und lässt sich in der Oberfläche nicht ändern.

Attribute: Hier erscheinen nur die Attribute, für die die Einstellung „Im Anlege-Dialog zeigen“ aktiviert ist, sowie immer der Name. Pflichtfelder sind der Name und alle Attribute mit der Einstellung „Beim Anlegen Pflicht“.

Eine von Hand angelegte Entität erscheint anschließend unter „Letzte Änderungen“ auf dem Dashboard.

Aktionen je Zeile

Aktion	Beschreibung
Details	Öffnet die Detailseite der Entität. Sie zeigt je untergeordnetem Typ eine Tabelle und die Schaltfläche „Einstellungen“. Die Aktion steht nur bei Typen mit untergeordneten Typen zur Verfügung.
… erstellen (je Untertyp)	Legt eine untergeordnete Entität an, bei der die Zeile bereits als übergeordnete Entität vorausgewählt ist.
Archivieren	Archiviert die Entität nach einer Bestätigung. Archivierte Einträge erscheinen nicht mehr in den Listen, lassen sich über „Gelöschte anzeigen“ aber weiterhin einblenden.

Archivieren und externe ID

Einträge, die aus dem ERP-System stammen, besitzen eine externe ID. Die Aktion „Archivieren“ wird zwar auch bei solchen Einträgen angeboten, Certiflow lehnt sie beim Bestätigen aber ab. Erlaubt ist das Archivieren nur, wenn unter Einstellungen der Schlüssel entity.allow_archive_with_external_id aktiviert ist. Die Einstellung gilt für das gesamte System und ist standardmäßig ausgeschaltet.

Zusammenspiel mit dem ERP-Import

Ein vollständiger ERP-Import archiviert nur Einträge, die eine externe ID besitzen und im Import nicht mehr geliefert werden. Von Hand oder über das Portal angelegte Entitäten haben keine externe ID. Sie bleiben beim Import daher erhalten, werden aber auch nicht an das ERP-System zurückgemeldet.

Verknüpfungen lösen

Eine Verknüpfung zwischen zwei Entitäten, beispielsweise zwischen einem Lieferanten und einer Bezugsquelle, kann gelöst und später wiederhergestellt werden. Dafür gibt es in der Oberfläche keine Schaltfläche. Die Funktion wird bei Bedarf durch den Support ausgeführt, wenden Sie sich dazu an diesen.

Das Lösen einer Verknüpfung wirkt sich unmittelbar aus:

Vererbung, Prüfpläne und Status werden neu berechnet.
Der Lieferant verliert im Portal sofort den Zugriff auf alle Inhalte, die er nur über diese Verknüpfung erreichen konnte.
Die Verknüpfung bleibt in der Historie erhalten und lässt sich wiederherstellen.
In den Protokollen beider Entitäten erscheint ein Eintrag „Entitätsverknüpfung lösen“, beim Wiederherstellen „Entitäten verknüpfen“. Beide Vorgänge stehen außerdem unter „Letzte Änderungen“ auf dem Dashboard, sofern sie nicht vom System ausgelöst wurden, etwa durch einen Import.

Certiflow lehnt das Lösen ab, wenn die untergeordnete Entität dadurch ihren letzten Elternteil eines vorgeschriebenen Typs verlöre. Ebenso wird es abgelehnt, wenn beide Seiten eine externe ID besitzen, es sei denn, der Schlüssel entity.allow_archive_with_external_id ist aktiviert.