Spezifikationsvorlage einrichten

Spezifikationsvorlagen bestimmen, wie aus den in Certiflow hinterlegten Attributwerten ein fertiges Dokument – etwa ein Produktdatenblatt oder eine Spezifikation – aufgebaut und als PDF erzeugt wird. Eine Vorlage legt für einen bestimmten Entitätstyp (z. B. Produkt) und eine bestimmte Zielgruppe fest, welche Inhalte in welcher Reihenfolge erscheinen.

Dieser Artikel beschreibt den vollständigen Ablauf von den Grundbausteinen bis zur fertigen Vorlage. Da eine Vorlage auf mehreren vorgelagerten Bausteinen aufbaut, werden diese zunächst einzeln erklärt und anschließend in der empfohlenen Reihenfolge zusammengeführt.

Die Bausteine im Überblick

Eine Spezifikationsvorlage greift auf folgende Bausteine zurück, die alle im Admin-Panel verwaltet werden:

Baustein	Zweck
Zielgruppe und Zielgruppengruppe	Legen fest, für welchen Adressatenkreis eine Vorlage und ihre Attribute bestimmt sind.
Einheit	Maßeinheit für messbare Attribute (z. B. Kilogramm, Prozent).
Attributgruppe	Fasst verwandte Attribute zur übersichtlichen Gliederung zusammen.
Attribut	Das eigentliche Datenfeld, dessen Wert in der Vorlage angezeigt wird.
Spezifikationsvorlage	Setzt die Inhalte zu einem druckbaren Dokument zusammen.

Zielgruppen und Zielgruppengruppen

Zielgruppen beschreiben, für wen eine Spezifikation gedacht ist – beispielsweise für den internen Einkauf, für B2B-Kunden oder für Endkunden. Jede Zielgruppe gehört zu einer übergeordneten Zielgruppengruppe, die mehrere thematisch verwandte Zielgruppen bündelt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sich sowohl Attributwerte als auch ganze Spezifikationsvorlagen je Zielgruppe unterscheiden können. So lässt sich für dasselbe Produkt eine strenge interne Spezifikation und eine separate Kundenspezifikation pflegen.

Zielgruppengruppe – Eingabefelder:

Name (Pflicht) – z. B. „Vertriebskanäle”.

Zielgruppe – Eingabefelder:

Name (Pflicht) – z. B. „B2C-Endkunden”.
Gruppe (Pflicht) – die übergeordnete Zielgruppengruppe, z. B. „Vertriebskanäle”.

Ein vollständiges Beispiel: Die Zielgruppengruppe „Vertriebskanäle” könnte die Zielgruppen „Einkauf (intern)”, „B2B-Kunden” und „B2C-Endkunden” enthalten.

Einheiten

Einheiten stellen die Maßeinheit für numerische Attribute bereit. Eine Einheit setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:

Name (Pflicht) – die ausgeschriebene Bezeichnung.
Symbol (Pflicht) – die Kurzform.
Präfix (optional) – ein vorangestellter Zusatz.

In der Darstellung werden die Felder im Format „Präfix Name [Symbol]” zusammengesetzt. Zwei Beispiele:

Ohne Präfix: Name „Prozent”, Symbol „%” – wird als Prozent [%] dargestellt.
Mit Präfix: Für die Salmonellen-Detektion lässt sich eine Einheit mit Präfix „neg.”, Name „in 100” und Symbol „g” anlegen, sodass der Wert als neg. in 100 [g] („negativ in 100 g”) erscheint.

Eine Einheit lässt sich auch direkt beim Anlegen eines Attributs erstellen, ohne den Bereich zu wechseln.

Attributgruppen

Attributgruppen dienen der Gliederung: Sie fassen inhaltlich zusammengehörige Attribute zusammen (etwa „Transporteigenschaften” oder „Sicherheitshinweise”). Eingabefelder:

Name (Pflicht) – z. B. „Transporteigenschaften”.
Reihenfolge (Pflicht) – eine Zahl, die die Position der Gruppe in der Darstellung steuert.

Die Zuordnung eines Attributs zu einer Gruppe ist optional.

Attribute

Attribute sind die benutzerdefinierten Datenfelder, deren Werte später in der Spezifikation erscheinen. Eine Beschreibung des Konzepts aus Anwendersicht findet sich im Artikel Attribute. Das Anlegen erfolgt in zwei Schritten.

Pflichtfelder:

Name (Pflicht) – die Bezeichnung des Attributs.
Entitätstyp (Pflicht, nach dem Anlegen nicht mehr änderbar) – der Entitätstyp, zu dem das Attribut gehört. (Im Web-UI aktuell als „Entitätsart” beschriftet.)
Benutzerschreibmodus (Pflicht) – legt fest, wer den Wert bearbeiten darf:
- Alle – alle Benutzer dürfen den Wert ändern.
- Admin – nur Administratoren dürfen den Wert ändern.
- Niemals – der Wert kann nicht manuell geändert werden (z. B. weil er automatisch befüllt wird).
Datentyp (Pflicht, nach dem Anlegen nicht mehr änderbar) – die Art des Werts (siehe Tabelle unten).
Zielgruppe (Pflicht) – die Zielgruppengruppe, für die das Attribut relevant ist.
Beschreibung (Pflicht) – eine kurze Erläuterung des Attributs.

Optionale Felder:

Einheit – eine Maßeinheit, kann hier auch neu angelegt werden.
Attributgruppe – eine Gruppe zur Gliederung, kann hier auch neu angelegt werden.
Reihenfolge – eine Zahl zur Sortierung in Tabellen (Standardwert: 0).

Verfügbare Datentypen

Datentyp	Beschreibung
Ganzzahl	Eine ganze Zahl ohne Nachkommastellen (z. B. eine Stückzahl).
Dezimalzahl	Eine Zahl mit Nachkommastellen (z. B. ein Gewicht).
Text	Ein beliebiger Textwert.
Ja/Nein	Ein Wahrheitswert mit genau zwei Zuständen.
Bereich	Ein Wertebereich, etwa zur Abbildung von Grenz- oder Toleranzwerten.
Datei	Eine hinterlegte Datei, beispielsweise ein Bild.

Da Entitätstyp und Datentyp später nicht mehr geändert werden können, sollten sie vor dem Speichern sorgfältig gewählt werden.

Die Spezifikationsvorlage anlegen

Sind die benötigten Bausteine vorhanden, wird die eigentliche Vorlage erstellt. Eingabefelder:

Name (Pflicht) – die Bezeichnung der Vorlage. Auch nachträglich änderbar.
Zielgruppe (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar) – die Zielgruppe, für die das Dokument bestimmt ist.
Entitätstyp (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar) – der Entitätstyp, für den die Vorlage gilt.

Zielgruppe und Entitätstyp sind nach dem Anlegen fixiert.

Inhalte als Einträge zusammenstellen

Nach dem Anlegen wird die Vorlage mit Einträgen befüllt. Jeder Eintrag bildet einen Inhaltsbaustein des späteren Dokuments ab. Allen Eintragstypen gemeinsam sind folgende Felder:

Typ (Pflicht) – die Art des Eintrags (siehe Tabelle).
Bedingung (optional, Standard: true) – ein Ausdruck, der steuert, ob der Eintrag im erzeugten Dokument erscheint. Ohne Bedingung wird der Eintrag immer angezeigt.
Reihenfolge – die Position des Eintrags. Beim Anlegen wird sie automatisch vergeben; über die Option Reihenfolge manuell setzen lässt sie sich auch von Hand festlegen.

Je nach gewähltem Typ kommen weitere Felder hinzu:

Eintragstyp	Zusätzliche Felder
Text	Der anzuzeigende Textabsatz.
Überschrift	Der Überschriftentext.
Abstand	Die Höhe des Leerraums in Punkten.
Einzelnes Attribut	Das anzuzeigende Attribut.
Attributtabelle	Eine oder mehrere Attributzeilen sowie optional eine Beschriftung.
Attributtabelle (manuell)	Die Tabellenstruktur als JSON sowie optional eine Beschriftung – für fortgeschrittene Anordnungen.
Bild	Die Bilddaten, der MIME-Typ sowie optional eine Beschriftung.

Mit Bedingungen lassen sich dynamische Vorlagen umsetzen – etwa ein Abschnitt, der nur bei bestimmten Produkteigenschaften ausgegeben wird. Hinweise zur Schreibweise solcher Bedingungen enthält der Artikel Ausdrücke (Zen Expressions).

Schritt für Schritt

Die folgende Reihenfolge stellt sicher, dass alle Voraussetzungen vorhanden sind, bevor sie benötigt werden:

Zielgruppengruppen und Zielgruppen anlegen.
Benötigte Einheiten anlegen.
Attributgruppen zur Gliederung anlegen.
Attribute anlegen und dabei Entitätstyp, Datentyp, Zielgruppe sowie ggf. Einheit und Attributgruppe festlegen.
Spezifikationsvorlage anlegen und Zielgruppe sowie Entitätstyp wählen.
Die Vorlage mit Einträgen befüllen und über die Reihenfolge in die gewünschte Form bringen.

Änderungen an einer Vorlage wirken sich auf künftig erzeugte Dokumente aus. Bereits erzeugte PDFs spiegeln den Stand der Vorlage zum Zeitpunkt ihrer Erstellung wider.