Spezifikationsvorlage einrichten

Spezifikationsvorlagen bestimmen, wie aus den in Certiflow hinterlegten Attributwerten ein fertiges Dokument, etwa ein Produktdatenblatt, eine Lieferantenspezifikation oder ein Analysenzertifikat, aufgebaut und als PDF erzeugt wird. Eine Vorlage legt für eine bestimmte Entitätsart (z. B. Produkt, siehe Entitäten) und eine bestimmte Zielgruppe fest, welche Inhalte in welcher Reihenfolge erscheinen. Der Name der Vorlage wird als Titel oben links auf dem Dokument gedruckt.

Eine Vorlage erzeugt nicht von selbst Dokumente. Ein PDF entsteht ausschließlich auf Anforderung, wie im Artikel Spezifikationen erzeugen beschrieben. Änderungen an einer Vorlage wirken sich daher nur auf Dokumente aus, die danach erstellt werden. Bereits erzeugte PDFs spiegeln den Stand der Vorlage zum Zeitpunkt ihrer Erstellung wider.

Dieser Artikel beschreibt den vollständigen Ablauf von den Grundbausteinen bis zur fertigen Vorlage. Da eine Vorlage auf mehreren vorgelagerten Bausteinen aufbaut, werden diese zunächst einzeln erklärt und anschließend in der empfohlenen Reihenfolge zusammengeführt.

Die Bausteine im Überblick

Eine Spezifikationsvorlage greift auf folgende Bausteine zurück, die alle im Admin-Panel verwaltet werden:

Baustein	Zweck
Zielgruppe und Zielgruppengruppe	Legen fest, für welchen Adressatenkreis eine Vorlage und ihre Attribute bestimmt sind.
Einheit	Maßeinheit für messbare Attribute (z. B. Kilogramm, Prozent).
Attributgruppe	Fasst verwandte Attribute zur übersichtlichen Gliederung zusammen.
Attribut	Das eigentliche Datenfeld, dessen Wert in der Vorlage angezeigt wird.
Spezifikationsvorlage	Setzt die Inhalte zu einem druckbaren Dokument zusammen.

Zielgruppen und Zielgruppengruppen

Zielgruppen beschreiben, für wen eine Spezifikation gedacht ist, beispielsweise für Lieferanten oder für Kunden. Jede Zielgruppe gehört zu einer übergeordneten Zielgruppengruppe, die mehrere thematisch verwandte Zielgruppen bündelt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sich sowohl Attributwerte als auch ganze Spezifikationsvorlagen je Zielgruppe unterscheiden können. So lässt sich für dasselbe Produkt eine strenge interne Spezifikation und eine separate Kundenspezifikation pflegen.

Eingabefelder einer Zielgruppengruppe:

Name (Pflicht): z. B. „Dokumentarten”.

Eingabefelder einer Zielgruppe:

Name (Pflicht): z. B. „Customer”.
Gruppe (Pflicht): die übergeordnete Zielgruppengruppe, z. B. „Dokumentarten”.

Ein vollständiges Beispiel: Die Zielgruppengruppe „Dokumentarten” könnte die Zielgruppen „Supplier” und „Customer” enthalten.

Eine Zielgruppe lässt sich nicht löschen, solange eine Spezifikationsvorlage oder ein Attributwert sie verwendet.

Einheiten

Einheiten stellen die Maßeinheit für numerische Attribute bereit. Eine Einheit setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:

Name (Pflicht): die ausgeschriebene Bezeichnung.
Symbol (Pflicht): die Kurzform.
Präfix (optional): ein vorangestellter Zusatz.

In der Oberfläche von Certiflow, etwa in Auswahllisten, wird eine Einheit im Format „Präfix Name [Symbol]“ angezeigt, zum Beispiel Prozent [%] für eine Einheit mit dem Namen „Prozent” und dem Symbol „%“.

Im Spezifikationsblatt erscheint der Name der Einheit nicht. Dort steht das Symbol hinter dem Wert und ein vorhandenes Präfix, durch ein Leerzeichen getrennt, davor. Ein Wert von 12 mit der oben genannten Einheit wird also als „12 %” gedruckt.

Eine Einheit lässt sich auch direkt beim Anlegen eines Attributs erstellen, ohne den Bereich zu wechseln.

Attributgruppen

Attributgruppen dienen der Gliederung: Sie fassen inhaltlich zusammengehörige Attribute zusammen (etwa „Transporteigenschaften” oder „Sicherheitshinweise”). Eingabefelder:

Name (Pflicht): z. B. „Transporteigenschaften”.
Reihenfolge (Pflicht): eine Zahl, die die Position der Gruppe in der Darstellung steuert.

Die Zuordnung eines Attributs zu einer Gruppe ist optional. Eine Attributgruppe kann außerdem in der Vorlage als Attributgruppentabelle ausgegeben werden.

Attribute

Attribute sind die benutzerdefinierten Datenfelder, deren Werte später in der Spezifikation erscheinen. Das Konzept aus Anwendersicht beschreibt der Artikel Attribute, die vollständige Einrichtung (Dialog „Attribut erstellen“ mit den Abschnitten Erforderlich, Optional und Erweitert, Datentypen, Reihenfolgen, Importmodus und Portal-Schalter) der Artikel Attribute verwalten.

Für Spezifikationen sind insbesondere folgende Angaben relevant:

Name: Das Spezifikationsblatt druckt in Tabellenzeilen den Namen des Attributs als Beschriftung, nicht seine Beschreibung. Wählen Sie den Namen daher so, dass er auch im Dokument verständlich ist.
Zielgruppe: optional. Mit einer Zielgruppengruppe hält das Attribut je Zielgruppe einen eigenen Wert, ohne Zielgruppe gilt ein Wert für alle.
Attributgruppe: bestimmt, welche Zeilen eine Attributgruppentabelle druckt. Eine Überschrift im Dokument entsteht dadurch nicht, Überschriften werden als eigene Einträge angelegt.

Da Entitätsart und Datentyp nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden können, sollten sie vor dem Speichern sorgfältig gewählt werden.

Die Spezifikationsvorlage anlegen

Sind die benötigten Bausteine vorhanden, wird die eigentliche Vorlage erstellt. Dazu dient im Admin-Panel unter Spezifikationsvorlagen die Schaltfläche Spezifikationsvorlage erstellen. Eingabefelder:

Name (Pflicht): die Bezeichnung der Vorlage, die als Titel im Dokument erscheint. Sie ist auch nachträglich änderbar und muss nur innerhalb derselben Kombination aus Zielgruppe und Entitätsart eindeutig sein.
Zielgruppe (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar): die Zielgruppe, deren Werte das Dokument druckt. In der Auswahl erscheint sie als „Zielgruppengruppe / Zielgruppe”.
Entitätsart (Pflicht, nur beim Anlegen wählbar): die Entitätsart, für deren Entitäten das Dokument erzeugt wird.

Zielgruppe und Entitätsart sind nach dem Anlegen fixiert. Für jede Kombination aus Zielgruppe und Entitätsart sollte es genau eine Vorlage geben: Beim Erstellen eines PDFs wählt Certiflow die Vorlage über Entität und Zielgruppe aus, und bei mehreren Vorlagen für dieselbe Kombination ist nicht festgelegt, welche verwendet wird.

Vorlagenübersicht und Detailseite

Die Übersicht listet alle Vorlagen mit ID, Name, Zielgruppe, Entitätsart, der Anzahl der Einträge und den Aktionen Bearbeiten und Löschen. Sie lässt sich durchsuchen und zeigt 15 Vorlagen je Seite. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite der Vorlage. Spezifikationsvorlagen sind außerdem über die globale Suche auffindbar.

Die Detailseite zeigt oben eine Karte mit Zielgruppe und Entitätsart. Darunter folgt unter der Überschrift Felder die Tabelle der Einträge mit den Spalten ID, Reihenfolge, Typ, Inhalt, Filter und Aktionen. Über die Schaltfläche Eintrag hinzufügen oben rechts entstehen neue Einträge. Je Eintrag stehen Nach oben verschieben, Nach unten verschieben, Bearbeiten und Löschen zur Verfügung.

Inhalte als Einträge zusammenstellen

Eine Vorlage besteht aus Einträgen. Jeder Eintrag bildet einen Inhaltsbaustein des späteren Dokuments ab. Die Reihenfolge eines Eintrags bestimmt zugleich seine Position auf der Seite:

Reihenfolge	Position im Dokument
unter 100	linke Spalte des Seitenkopfs
100–199	rechte Spalte des Seitenkopfs
ab 200	Hauptteil des Dokuments

Innerhalb eines Bereichs steht der Eintrag mit der kleinsten Reihenfolge zuerst. Der rechte Bereich des Seitenkopfs hat keine eigene Überschrift. Ein Seitenlayout mit einer Spalte hebt den zweigeteilten Seitenkopf auf, sodass alle Einträge nacheinander im Hauptteil erscheinen.

Überschriften gruppieren Einträge: Eine Überschrift steht über allen folgenden Einträgen bis zur nächsten Überschrift. Zeilen ohne Wert entfallen im PDF, eine Tabelle ohne einen einzigen Wert entfällt ganz, und eine Überschrift, deren Einträge alle leer sind, verschwindet mit ihnen. Eine solche Gruppe reicht nicht über die Grenzen 100 und 200 hinweg, es sei denn, das Seitenlayout hat nur eine Spalte.

Einen Eintrag anlegen und bearbeiten

Der Dialog heißt beim Anlegen Eintrag erstellen und beim Bearbeiten Eintrag bearbeiten. Er hat links den Bereich Inhalt mit der Typauswahl und den typabhängigen Feldern, rechts den Filter. Mit Speichern wird der Eintrag übernommen.

Beim Anlegen kommt ein neuer Eintrag ans Ende der Vorlage, das heißt, er erhält die höchste vorhandene Reihenfolge plus 1. In einer leeren Vorlage ist das die 1, der erste Eintrag steht also im linken Seitenkopf. Folgt auf einen Eintrag mit der Reihenfolge 99 ein weiterer, erhält dieser die 100 und steht damit bereits in der rechten Spalte des Seitenkopfs. Über den Schalter Reihenfolge manuell festlegen lässt sich die Position stattdessen selbst eingeben. Beim Bearbeiten ist das Feld Reihenfolge immer sichtbar.

Eintragstypen

Im Eintragsdialog stehen folgende Typen zur Auswahl:

Eintragstyp	Zusätzliche Felder und Wirkung
Text	Text (Pflicht, mehrzeilig): ein Textabsatz.
Überschrift	Text (Pflicht): der Überschriftentext. Die Überschrift gruppiert die folgenden Einträge.
Abstand	Höhe (pt) (Pflicht): die Höhe des Leerraums in Punkten, auch mit Dezimalstellen.
Attributwert	Druckt den Wert eines Attributs, siehe Attributwert.
Attributtabelle	Eine Tabelle aus Attributwerten, siehe Attributtabelle.
Attributtabelle (Raw JSON)	Dieselbe Attributtabelle, deren Zeilen als JSON bearbeitet werden, siehe Attributtabelle.
Attributgruppentabelle	Druckt alle Attribute einer Gruppe, siehe Attributgruppentabelle.
Bild	Ein Bild, siehe Bild.
Prüfplan-Vergleichstabelle	Ergebnisse der Prüfpläne, siehe Prüfplan-Vergleichstabelle.
Seitenlayout	Druckt nichts, sondern legt die Spaltenzahl fest, siehe Seitenlayout.

Der Hilfetext des Felds Typ fasst zusammen: Eine Überschrift steht über den Einträgen darunter, ein Seitenlayout druckt nichts, sondern legt die Spalten fest.

Attributwert

Der Typ Attributwert druckt den Wert eines einzelnen Attributs. Neben dem Attribut wird die Quelle des Werts gewählt: die Entität selbst, angezeigt mit dem Namen ihrer Entitätsart, oder eine direkt verknüpfte Entitätsart, etwa der Lieferant oder das Produkt oberhalb einer Bezugsquelle. Angeboten werden jeweils nur die Attribute der gewählten Entitätsart. Der Zusatz „Vorgänger” bzw. „Nachfolger” erscheint nur, wenn die Entitätsart allein nicht eindeutig ist.

Werte verknüpfter Entitäten

Die Auswahl der Quelle steht bei Attributwert und in den Zeilen der Attributtabelle zur Verfügung. Dabei gelten folgende Regeln:

Es wird genau eine Beziehungsebene weit gelesen, also nur direkt verknüpfte Entitäten.
Hängen mehrere Entitäten der gewählten Art an, etwa zwei Lieferanten an einer Bezugsquelle, erscheinen ihre Werte kommagetrennt in einer Zelle.
Archivierte Entitäten und gelöste Verknüpfungen werden nicht gelesen.
Die Werte werden unter der Zielgruppe des Dokuments gelesen, ersatzweise werden ohne Zielgruppe erfasste Werte verwendet.
Verknüpfte Entitätsarten ohne eigene Attribute werden in der Auswahl nicht angeboten.

Attributtabelle

Die Attributtabelle wird im Feld Attributzeilen vollständig ohne JSON bearbeitet. Jede Zeile hat eine Art:

Name und Wert: links der Attributname, rechts der Wert.
Zwei Zellen: zwei frei belegbare Zellen nebeneinander.
Eine breite Zelle: eine Zelle über die volle Breite.

Eine Zelle ist entweder ein Text oder ein Wert, für den Quelle und Attribut gewählt werden. Ein Wert in einer Zelle wird ohne Attributnamen gedruckt, ein Text in der linken Zelle erscheint wie ein Attributname. Über Ersatzwert hinzufügen entsteht eine Ersatzkette: Gedruckt wird der erste vorhandene Wert, ein Ersatzwert kommt also nur zum Zug, wenn der Wert davor leer ist. Zeilen ohne Wert entfallen.

Mit Zeile hinzufügen wird eine Zeile ergänzt, mit Zeile entfernen gelöscht (die letzte Zeile bleibt bestehen). Die Reihenfolge der Zeilen ändert sich per Ziehen am Griff. Die optionale Beschriftung erscheint kursiv unter der Tabelle.

Über den Typ Attributtabelle (Raw JSON) lassen sich die Zeilen weiterhin als JSON-Array im Feld Zeilen (JSON-Array) bearbeiten. Beim Wechsel zwischen den beiden Typen bleiben die Zeilen erhalten. Kann der Zeileneditor eine JSON-Zeile nicht darstellen, öffnet der Eintrag direkt im JSON-Modus. Wechselt man dennoch zum Zeileneditor, erscheint ein Warnhinweis, dass die Zeilen beim Speichern ersetzt werden.

Attributgruppentabelle

Die Attributgruppentabelle hat das Pflichtfeld Attributgruppe und optional eine Beschriftung. Sie druckt jedes Attribut der Gruppe als Zeile mit Name und Wert, Zeilen ohne Wert entfallen. Die Zeilen werden erst bei der Erzeugung des PDFs ermittelt. Ein später zur Gruppe hinzugefügtes Attribut erscheint daher ohne Änderung der Vorlage. In der Eintragstabelle wird der Eintrag als „Group: Name” angezeigt.

Bild

Der Typ Bild hat die Pflichtfelder Bilddaten (base64) und MIME-Typ (z. B. image/png) sowie eine optionale Beschriftung. Das Bild wird nicht hochgeladen, sondern als Base64-Text eingefügt.

Bild-Einträge, die früher in einem alten Format gespeichert wurden, sind in der Eintragstabelle mit einem Hinweis markiert. Öffnen und Speichern im Dialog wandelt sie um. Solange ein Eintrag im alten Format vorliegt, schlägt die Erzeugung des gesamten PDFs fehl.

Prüfplan-Vergleichstabelle

Dieser Typ hat nur das Feld Beschriftung. Er dient dem Analysenzertifikat: Die Zeilen ermittelt Certiflow erst bei der Erzeugung aus allen Attributvergleichen aller nicht archivierten Prüfpläne der Entität. Mehrere Prüfpläne landen in einer gemeinsamen Tabelle. Prüfplanpunkte anderer Typen erscheinen nicht.

Das PDF zeigt vier Spalten mit den englischen Überschriften Test, Specification, Result und Conclusion. Eine im Prüfplan fest hinterlegte Anforderung wird in der Spalte Specification gedruckt. Die Spalte Conclusion nennt das Urteil des jeweiligen Prüfplanpunkts:

Urteil	Bedeutung
Conform	Der Punkt wurde bestanden oder von einem Administrator freigegeben.
Not conform	Der Punkt wurde nicht bestanden oder abgelehnt.
Pending	Es liegt noch kein Urteil vor.

Werte einer anderen Zielgruppe und noch nicht geprüfte Portalwerte bleiben leer. Zeilen, für die weder ein Sollwert noch ein Ergebnis vorliegt, entfallen.

Seitenlayout

Der Typ Seitenlayout druckt nichts, sondern legt die Spaltenzahl der Seite fest. Das Feld Spalten bietet 1 (volle Breite) oder 2 (zwei Spalten) an. In der Eintragstabelle erscheint der Eintrag als „Spalten: n”. Ohne diesen Eintrag gilt der Standard der Zielgruppe: Ein Spezifikationsblatt der Zielgruppe „Supplier” ist einspaltig, eines der Zielgruppe „Customer” zweispaltig. Gibt es mehrere Seitenlayout-Einträge, ist nicht festgelegt, welcher davon gilt. Legen Sie je Vorlage daher höchstens einen Seitenlayout-Eintrag an.

Der zweigeteilte Seitenkopf entfällt nur bei einem ausdrücklich angelegten Seitenlayout mit einer Spalte. Ein einspaltiges Blatt ohne Seitenlayout-Eintrag behält den zweigeteilten Seitenkopf.

Mehrere Werte im PDF

Hat ein Attribut mit der Option Mehrere Werte den Datentyp Text, druckt das Spezifikationsblatt alle aktiven Werte, den ältesten zuerst und jeweils einen pro Zeile. Bei den übrigen Datentypen (Ganzzahl, Dezimalzahl, Bereich, Ja/Nein) erscheint nur der neueste Wert.

Filter: Einträge bedingt ausgeben

Jeder Eintrag hat im rechten Bereich des Dialogs ein Feld Filter (Standard: true). Der Eintrag wird nur gedruckt, wenn die Bedingung zutrifft. Mit Filtern lassen sich dynamische Vorlagen umsetzen, etwa ein Abschnitt, der nur ausgegeben wird, wenn Allergene hinterlegt sind: "Allergene" in entity. Die Attributwerte sind dabei auf die Zielgruppe der Vorlage gefiltert, und der Filter kann auch Werte aus den Einstellungen lesen.

Der Filter ist ein CEL-Ausdruck (siehe Ausdrücke und Kontexte der Ausdrücke). Er lässt sich im Modus Baukasten grafisch zusammenstellen oder im Modus Ausdruck als Text bearbeiten. Mit Testen gegen wird er an einer konkreten Entität ausprobiert, das Ergebnis lautet Treffer oder Kein Treffer.

Certiflow prüft den Filter schon beim Speichern: Ein syntaktisch falscher Ausdruck oder einer, der keinen Wahrheitswert liefert, wird abgelehnt. Fehler, die erst bei der Auswertung auftreten, verhindern jedoch die Erzeugung des gesamten Dokuments, nicht nur des betroffenen Eintrags. Sichern Sie Vergleiche daher gegen fehlende Attributwerte ab, zum Beispiel mit "Umsatz" in entity && entity["Umsatz"] > 1000000, und prüfen Sie Filter nach dem Anlegen mit Testen gegen. Bereits erzeugte PDFs werden nicht neu erzeugt, wenn Sie später einen Wert in den Einstellungen ändern. Auch ein Seitenlayout-Eintrag unterliegt seinem Filter.

Das erzeugte PDF

Das PDF wird derzeit stets auf Englisch beschriftet. In der Fußzeile stehen die Unternehmensangaben, die Produktnummer in der Form „Entitätsart / externe ID” sowie die Version mit Erzeugungsdatum. Ist für das Unternehmen eine Bankverbindung hinterlegt, erscheint eine Spalte Bank details. Ohne Bankverbindung fasst eine Spalte Document information Prüfstelle, Produktnummer und Version zusammen. Mehr als zwei hinterlegte Bankverbindungen lassen die Erzeugung fehlschlagen. Das Layout für Kunden druckt zusätzlich einen farbigen Seitenrahmen, Tabellen des Lieferantenlayouts haben Linien.

Weitere Einzelheiten zur Erzeugung und zu den Versionen enthält der Artikel Spezifikationen erzeugen.

Schritt für Schritt

Die folgende Reihenfolge stellt sicher, dass alle Voraussetzungen vorhanden sind, bevor sie benötigt werden:

Zielgruppengruppen und Zielgruppen anlegen.
Benötigte Einheiten anlegen.
Attributgruppen zur Gliederung anlegen.
Attribute anlegen und dabei Entitätsart, Datentyp und Beschreibung festlegen sowie optional Zielgruppe, Einheit und Attributgruppe. Alle Felder beschreibt der Artikel Attribute verwalten.
Spezifikationsvorlage anlegen und Zielgruppe sowie Entitätsart wählen.
Die Vorlage mit Einträgen befüllen und über die Reihenfolge in die gewünschte Form bringen. Filter mit Testen gegen prüfen.
Auf der Detailseite einer Entität über PDF-Datei erstellen ein PDF erzeugen und das Ergebnis prüfen, wie in Spezifikationen erzeugen beschrieben.