Nachrichten

Der Bereich „Nachrichten” gibt einen Überblick über alle E-Mails, die Certiflow versendet hat oder empfangen hat – sowohl automatisch als auch manuell erstellt.

Badge in der Seitenleiste

In der Seitenleiste wird neben dem Menüpunkt „Nachrichten” ein Badge angezeigt, der auf einen Blick zwei Informationen liefert: die Anzahl der ungelesenen Nachrichten sowie die Anzahl der schwebenden Dokumente, die noch auf eine Freigabe durch das QS-Team warten.

Filtermöglichkeiten

Oben rechts stehen folgende Such- und Filteroptionen zur Verfügung:

Nur ungelesene anzeigen
Gelöschte anzeigen (über das 3-Punkte-Menü)
Freitextsuche nach Keywords
Kategorie-Dropdown – filtert die Ansicht auf eine bestimmte Nachrichtenkategorie: Gesendete Nachrichten, Erhaltene Nachrichten, Entwürfe oder Verworfen

Kategorien

Über das Kategorie-Dropdown lässt sich die Nachrichtenansicht auf einen bestimmten Typ einschränken:

Kategorie	Bedeutung
Gesendete Nachrichten	Alle automatisch oder manuell versendeten E-Mails
Erhaltene Nachrichten	Antworten und Dokumenteinreichungen von Lieferanten
Entwürfe	Nachrichten, die noch nicht versendet wurden und im nächsten Sendzyklus verschickt werden
Verworfen	Nachrichten, die abgebrochen oder nicht abgeschlossen wurden

Eintragsstruktur

Nachrichtenübersicht in Certiflow — Nachrichtenübersicht mit vom System generierten Entwürfen, die verschiedene Dokumente bei unterschiedlichen Lieferanten anfragen

Jede Nachricht in der Liste enthält folgende Informationen:

Feld	Beschreibung
Status	Gesendet / Wird noch gesendet / Senden fehlgeschlagen
Typ	Icon zeigt den Nachrichtentyp an – siehe Tabelle unten
Kontakt / Betreff	Lieferantenname und Betreff der E-Mail
Tags	Zugewiesene Tags
Sende- oder Empfangsdatum	Wann die Nachricht gesendet oder empfangen wurde
Änderungsdatum	Wann die Nachricht zuletzt bearbeitet wurde
Aktionen	Aufklappen der E-Mail-Vorschau; bei Entwürfen zusätzlich: Löschen oder sofortiges manuelles Senden

Nachrichtentypen

Icon	Typ	Beschreibung
	Erinnerung	Der Lieferant wird darauf hingewiesen, dass Dokumente aktualisiert werden müssen. Die E-Mail enthält eine Liste der betroffenen Einträge.
	Allgemeine Nachricht	Kann eine manuell verfasste Nachricht oder eine automatische Benachrichtigung bei Sperrung bzw. Deaktivierung des Lieferanten sein.
	Dokument abgelehnt	Benachrichtigung an den Lieferanten, dass die QS ein hochgeladenes Dokument abgelehnt hat.

Fehlgeschlagene Sendungen

Wenn der Status einer Nachricht rot ist, konnte die E-Mail nicht zugestellt werden. Mögliche Ursachen sind z. B. ein Tippfehler in der Empfängeradresse, eine nicht existierende E-Mail-Adresse oder ein systemseitiger Fehler.

Vorschau

Über die Aktionen kann eine E-Mail ausgeklappt und als Vorschau angezeigt werden. Hinweis: Diese Vorschau ist möglicherweise nicht vollständig optimiert – beim Empfänger sieht die Nachricht ggf. anders aus, da es sich nur um eine interne Vorschau handelt.

Sendzyklus

Certiflow bündelt alle ausgehenden Nachrichten über einen definierten Zeitraum (z. B. 2 Stunden oder 1 Tag). Am Ende des Zyklus werden alle gesammelten Nachrichten in einer einzigen E-Mail pro Lieferant zusammengefasst. So werden unnötige Mehrfach-E-Mails an denselben Lieferanten vermieden.

Der Sendzyklus wird individuell vom Certiflow-Kunden konfiguriert.