Kampagnen

Mit einer Kampagne senden Sie eine freie E-Mail an viele Lieferanten gleichzeitig, zum Beispiel eine Information zu geänderten Lieferbedingungen oder einen Hinweis auf eine Betriebsschließung. Jeder Empfänger erhält die Mail als eigene Nachricht vom Typ „Kampagne“. Sie erscheint wie jede andere Nachricht auf der Seite des Lieferanten und in der Nachrichtenzentrale.

Eine Kampagne eignet sich für Mitteilungen. Möchten Sie bei Lieferanten bestimmte Dokumente anfordern, nutzen Sie die Dokumentenanforderung. Eine Textnachricht an einen einzelnen Lieferanten verfassen Sie direkt in der Nachrichtenzentrale.

Kampagnenliste

Der Menüpunkt „Kampagnen“ in der Seitenleiste erscheint, sobald ein Entitätstyp, etwa Lieferanten, Nachrichten nutzt. Er öffnet die Liste aller Kampagnen mit folgenden Spalten:

Spalte	Inhalt
Status	Der Zustand der Kampagne, siehe Status einer Kampagne.
Name	Der interne Name der Kampagne.
Empfänger	Die Zahl der Empfänger. Werden Empfänger übersprungen, steht deren Zahl dahinter, z. B. „40 (2 übersprungen)“.
Erstellt von	Der Benutzer, der die Kampagne angelegt hat.
Erstellt	Zeitpunkt der Anlage.
Gesendet	Zeitpunkt des Versands.

Über „Kampagne erstellen“ öffnet sich der Editor auf einer eigenen Seite.

Kampagne erstellen

Der Editor bietet folgende Felder:

Name: Ein interner Name, unter dem Sie die Kampagne in der Liste wiederfinden. Der Lieferant sieht ihn nicht.
Empfänger: Wählen Sie einzelne Lieferanten oder einen ganzen Typ wie „Alle Lieferanten“. In Klammern steht die Zahl der Empfänger. „Alle Lieferanten“ umfasst nur aktive Lieferanten.
Nur die mit allen diesen Tags: Bei der Auswahl eines ganzen Typs lässt sich die Empfängerzahl über Tags eingrenzen. Es erhalten nur Lieferanten die Mail, auf die alle gewählten Tags zutreffen. Einzeln ausgewählte Lieferanten bleiben immer in der Empfängerliste. Die Tag-Auswahl selbst wird nicht gespeichert, nur ihr Ergebnis.
Betreff: Der Betreff der E-Mail.
Nachricht: Der Text der E-Mail im Markdown-Format, gegebenenfalls mit Platzhaltern. Anrede und Signatur ergänzt die Mail selbst, beginnen Sie den Text daher nicht mit einer Anrede.
Button zum Lieferantenportal: Der Schalter erscheint nur, wenn in Ihrer Installation ein Lieferantenportal eingerichtet ist, und ist standardmäßig eingeschaltet. Ist er eingeschaltet, fügt Certiflow unter dem Text einen Button hinzu, der das Lieferantenportal des Empfängers öffnet.
Anhänge: Dateien, die jeder Empfänger erhält. Sie lassen sich hochladen und wieder entfernen.

Mit „Speichern“ legen Sie die Kampagne als Entwurf an. Der Button ist erst aktiv, wenn Name, Betreff, Nachricht und Empfänger gesetzt sind. Beim Speichern löst Certiflow die Empfängerauswahl in einzelne Lieferanten auf und friert sie ein. Lieferanten, die danach neu hinzukommen oder ein Tag erhalten, werden von dieser Kampagne also nicht mehr erfasst. Nach dem Speichern zeigt das Feld „Empfänger“ statt „Alle Lieferanten“ die einzelnen Lieferanten.

Inaktive Lieferanten erhalten keine Kampagnenmail. Das gilt auch für Lieferanten, die erst nach dem Speichern der Kampagne inaktiv werden: Certiflow prüft dies beim Versand und überspringt sie. Einen Schalter, um inaktive Lieferanten trotzdem anzuschreiben, bietet die Oberfläche nicht.

Die Anhänge gehen an alle Empfänger. Sie werden bei den Lieferanten nicht als Dokumente abgelegt. Die Gesamtgröße aller Anhänge ist begrenzt, standardmäßig auf 10 MB. Das Limit legen Administratoren in den Einstellungen unter message.campaign.max_attachment_size_mb fest.

Platzhalter

Im Betreff und im Text lassen sich Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern verwenden. Certiflow setzt sie für jeden Empfänger einzeln ein, etwa um jeden Lieferanten mit einem Wert aus seinen Attributen anzusprechen. Ein Platzhalter ist ein Ausdruck, der auf die Attribute des Lieferanten zugreift, zum Beispiel:

Ihre Lieferantennummer lautet {{ entity["Lieferantennummer"] }}.

Ist der Wert eines Attributs leer, bleibt die Stelle leer. Eine Liste von Werten wird durch Kommas getrennt eingesetzt. Ein Syntaxfehler im Platzhalter wird beim Speichern gemeldet, ein Fehler, der nur einzelne Empfänger betrifft, in der Prüfung vor dem Versand.

Prüfung vor dem Versand

Sobald die Kampagne gespeichert ist, erscheint neben dem Editor der Bereich „Prüfung vor dem Versand“. Er bezieht sich immer auf den zuletzt gespeicherten Entwurf. Haben Sie Änderungen noch nicht gespeichert, sind Vorschau, Testmail und Versand gesperrt, ein Hinweis fordert Sie zum Speichern auf.

Die Prüfung zeigt entweder, dass alle Empfänger die Mail erhalten, oder wie viele Empfänger übersprungen werden, weil ihre Mail fehlschlagen würde. Die übrigen Empfänger erhalten die Mail trotzdem. Eine Tabelle nennt die übersprungenen Empfänger mit den jeweiligen Problemen und bietet ein Vorschau-Symbol an. Typische Gründe sind eine fehlende oder ungültige E-Mail-Adresse, ein inaktiver Lieferant oder ein Platzhalter, der sich für diesen Empfänger nicht auswerten lässt. Enthält die Kampagne Anhänge, zeigt die Prüfung zusätzlich deren Größe im Verhältnis zum erlaubten Limit („Anhänge: x von y erlaubt“).

Folgende Buttons stehen zur Verfügung:

Vorschau zeigt die Mail so, wie ein bestimmter Empfänger sie erhält, einschließlich der eingesetzten Platzhalter.
Test an mich senden schickt die Mail an Ihre eigene Adresse. Dem Betreff wird „[TEST]“ vorangestellt. Die Kampagne bleibt dabei unverändert.
An N senden verschickt die Kampagne an die genannte Zahl von Empfängern. Vor dem Versand fragt Certiflow nach („Kampagne senden?“).

Status einer Kampagne

Status	Bedeutung
Entwurf	Die Kampagne ist gespeichert, aber noch nicht versendet.
Sendung	Die Kampagne wird gerade versendet.
Gesendet	Die Kampagne wurde an alle erreichbaren Empfänger übergeben.

Eine Kampagne im Status „Entwurf“ lässt sich über den Button „Löschen“ entfernen, vorher fragt Certiflow nach („Kampagne löschen“).

Nach dem Versand

Die Seite einer versendeten Kampagne ist nur noch lesbar. Sie zeigt:

den Zeitpunkt des Versands und die Empfängerzahlen („x insgesamt, y übersprungen, z noch wartend“),
Betreff, Text und Anhänge,
eine Tabelle der Empfänger mit zwei Statusangaben: dem Kampagnenstatus des Empfängers und dem Zustand der daraus entstandenen Nachricht, die zur jeweiligen Nachricht verlinkt.

Der Kampagnenstatus eines Empfängers hat drei Werte:

Status	Bedeutung
Wartend	Die Mail dieses Empfängers wurde noch nicht an den Versand übergeben.
An den Versand übergeben	Die Mail ist an den Versand übergeben. Ob sie zugestellt wurde, zeigt der Status der Nachricht.
Übersprungen	Für diesen Empfänger wurde keine Mail erzeugt. Der Grund steht in der Spalte „Probleme“.

Solange der Status der Kampagne „Sendung“ lautet, steht der Button „Versand fortsetzen“ zur Verfügung. Er stößt den Versand für alle Empfänger an, die noch warten. Niemand erhält dabei die Mail doppelt.