Spezifikationen erzeugen

Aus den hinterlegten Attributwerten einer Entität erzeugt Certiflow auf Wunsch ein PDF-Dokument, etwa ein Produktdatenblatt, eine Lieferantenspezifikation oder ein Analysenzertifikat. Dieser Artikel beschreibt aus Anwendersicht, wie solche Dokumente erstellt, gefunden und heruntergeladen werden. Wie die zugrunde liegenden Vorlagen aufgebaut werden, erklärt der Artikel Spezifikationsvorlage einrichten.

Was eine Spezifikation ist

Eine Spezifikation ist ein PDF, das den Stand der Attributwerte einer Entität zum Zeitpunkt der Erzeugung festhält. Welche Werte in welcher Anordnung erscheinen, bestimmt die Spezifikationsvorlage der gewählten Zielgruppe.

Ein PDF entsteht nur auf Anforderung. Certiflow erzeugt es weder, wenn sich ein Attributwert ändert, noch wenn Entitäten verknüpft oder gelöst werden, noch bei einer Neuvalidierung aller Entitäten. Ein vorhandenes PDF kann daher veraltet sein, sobald sich Werte geändert haben. Wer ein aktuelles Dokument benötigt, erstellt es erneut.

Jede Erzeugung vergibt die nächste Versionsnummer für die Kombination aus Vorlage und Entität, auch wenn sich inhaltlich nichts geändert hat. Frühere Versionen bleiben erhalten und stehen weiterhin in der Liste der Spezifikationen zur Verfügung.

PDF-Datei erstellen

Auf der Detailseite jeder Entität, zum Beispiel eines Produkts, Lieferanten, einer Bezugsquelle oder einer Charge, befindet sich im Kopfbereich die Schaltfläche PDF-Datei erstellen. Sie erscheint, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

Der angemeldete Benutzer ist Administrator.
Für die Art der Entität existiert mindestens eine Spezifikationsvorlage.

Vorhandene Attributwerte oder ein bereits erzeugtes PDF sind dagegen nicht erforderlich.

Nach einem Klick öffnet sich der Dialog PDF-Datei erstellen. Er bietet im Feld Zielgruppe die Zielgruppen aller Vorlagen der Entitätsart an. Das PDF verwendet die Vorlage dieser Zielgruppe. Mit Erstellen wird die Erzeugung gestartet. Sobald das Dokument fertig ist, öffnet sich automatisch die Liste Spezifikationen mit dem neuen PDF.

Die Liste der Spezifikationen

Sobald für eine Entität mindestens ein PDF existiert, zeigt ihre Detailseite im Kopfbereich die Schaltfläche Spezifikationen. Anders als das Erstellen steht diese Schaltfläche allen Benutzern zur Verfügung.

Sie öffnet eine Liste aller erzeugten PDFs, das neueste zuerst. Je Seite werden sechs Einträge angezeigt. Die Liste enthält folgende Spalten:

Spalte	Inhalt
Spezifikationsvorlage	Name der Vorlage, aus der das PDF erzeugt wurde.
Zielgruppe	Zielgruppe, für die das PDF erstellt wurde.
Datum	Datum der Erzeugung, ohne Uhrzeit.
Aktionen	Herunterladen speichert das PDF, Datei ansehen öffnet die Vorschau.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet ebenfalls die Dateivorschau. Die Versionsnummer wird in der Liste nicht angezeigt. Sie steht im PDF selbst in der Fußzeile und ist außerdem Teil des Dateinamens der heruntergeladenen Datei. Dieser setzt sich aus Entitätsart, Entitäts-ID, Vorlagen-ID und Versionsnummer zusammen.

Analysenzertifikat erstellen

Für Entitäten mit Prüfplänen lässt sich ein Analysenzertifikat erstellen, das die Ergebnisse der Attributvergleiche der Prüfpläne tabellarisch zusammenfasst. Die Schaltfläche Analysenzertifikat erstellen steht im Abschnitt der Prüfpläne auf der Detailseite der Entität, wenn alle folgenden Bedingungen zutreffen:

Der angemeldete Benutzer ist Administrator.
Die Entität hat mindestens einen Prüfplan.
Die Detailseite der Entitätsart zeigt den Abschnitt der Prüfpläne. Welche Abschnitte eine Detailseite enthält, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Support.
Eine Vorlage der Entitätsart enthält eine Prüfplan-Vergleichstabelle (siehe Spezifikationsvorlage einrichten).

Der Dialog fragt nach der Zielgruppe nur dann, wenn Vorlagen mit Prüfplan-Vergleichstabelle für mehrere Zielgruppen zur Auswahl stehen. Nach dem Bestätigen mit Erstellen öffnet sich ebenfalls die Liste Spezifikationen. Das Analysenzertifikat ist ein gewöhnliches PDF dieser Liste und wird wie jedes andere heruntergeladen. Dieselbe Schaltfläche steht auch auf der Detailseite einer einzelnen Prüfplan-Instanz zur Verfügung.

In der Ergebnistabelle des Zertifikats erscheint je Prüfzeile ein Urteil. Die Bedeutung der Urteile und der Spalten ist im Artikel Spezifikationsvorlage einrichten erläutert.

Weitere Wege zum PDF

Neben dem Kopfbereich der Detailseite gibt es zwei weitere Stellen, an denen ein PDF angefordert werden kann:

Seite „Attributwerte”: Die Tabelle enthält eine Zeile PDF-Datei mit einer Zelle je Entität und Zielgruppe. Gibt es für die Zielgruppe eine Vorlage, öffnet das Plus-Symbol den Dialog PDF-Datei aktualisieren und erzeugt nach dem Bestätigen mit Abschicken eine neue Version. Das Erzeugen ist auch auf diesem Weg Administratoren vorbehalten. Das Download-Symbol öffnet das neueste PDF dieser Zielgruppe in der Dateivorschau. Gibt es für die Zielgruppe keine Vorlage, steht in der Zelle stattdessen ein Fragezeichen.
Tools: Das Werkzeug Spezifikations-PDF-Test im Administrationsbereich erzeugt ein PDF anhand von Entitäts-ID und Zielgruppen-ID. Es ist für Prüfzwecke gedacht.

Auf der Seite Attributwerte hilft außerdem die Zellenfarbe bei der Einschätzung, ob ein PDF noch aktuell ist: Eine Wertzelle wird lila hervorgehoben, wenn der Wert neuer ist als das letzte PDF der Zielgruppe oder wenn für die Zielgruppe noch gar kein PDF existiert. Rot bedeutet, dass kein Wert hinterlegt ist, Grau kennzeichnet einen als nicht zutreffend markierten Wert.

Das erzeugte PDF

Das PDF wird derzeit stets in englischer Sprache beschriftet, unabhängig von der Sprache der Oberfläche. Das gilt für feste Texte wie Spaltenüberschriften und Urteile. Die Inhalte der Attributwerte erscheinen so, wie sie hinterlegt sind.

In der Fußzeile jeder Seite stehen Angaben zum Unternehmen, die Produktnummer und die Version mit dem Erzeugungsdatum in der Form „Version: Nummer, Datum”. Sind für das Unternehmen Bankverbindungen hinterlegt, erscheinen sie in einer eigenen Spalte. Fehlt eine Bankverbindung, fasst eine Spalte Document information die Prüfstelle, die Produktnummer und die Version zusammen. Oben rechts erscheint das Firmenlogo.

Beispiel: Analysenzertifikat für eine Charge

Ein Unternehmen liefert Produkte in Chargen. Für jede Charge werden Messwerte, etwa aus einem Laborbericht, als Attributwerte hinterlegt, und die Charge ist einem Prüfplan zugeordnet, der diese Werte mit den Sollwerten der Spezifikation vergleicht. Für die Entitätsart der Charge ist eine Vorlage für Kunden eingerichtet, die eine Prüfplan-Vergleichstabelle enthält.

Die Charge ist abschließend geprüft und die Ergebnisse stehen im Prüfplan.
Ein Administrator öffnet die Detailseite der Charge und klickt im Abschnitt der Prüfpläne auf Analysenzertifikat erstellen.
Er bestätigt mit Erstellen. Certiflow erzeugt das PDF und öffnet die Liste Spezifikationen.
Dort lädt er das Zertifikat über Herunterladen herunter und gibt es an den Kunden weiter.

Wird später ein Messwert korrigiert, bleibt das bereits erzeugte Zertifikat unverändert. Ein Administrator erstellt in diesem Fall ein neues Zertifikat, das die nächste Versionsnummer erhält.

Hinweise zur Einrichtung

Welche Zielgruppen ein PDF erzeugen können und wie das Seitenbild der verschiedenen Dokumentarten gestaltet ist, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich an den Support, bevor Sie für PDF-Dokumente eine neue Zielgruppe verwenden. Gleiches gilt für besondere Dokumentarten, die sich nicht in der Vorlagenverwaltung einstellen lassen.