Entitäten und Entitätstypen

Viele Konzepte in Certiflow, Attribute, Checklisten, Prüfpläne und Spezifikationen, beziehen sich auf sogenannte Entitäten. Dieser Artikel erklärt, was eine Entität und ein Entitätstyp sind, wie sie zusammenhängen und welche Bausteine an einem Entitätstyp hängen. Er bildet die Grundlage für das Verständnis der Administrationsbereiche.

Was ist eine Entität?

Eine Entität ist ein einzelnes Geschäftsobjekt in Certiflow, beispielsweise ein bestimmter Lieferant, ein konkretes Produkt oder eine einzelne Charge. Jede Entität besitzt einen eigenen Status, eigene Attributwerte, zugeordnete Dokumente und, je nach Konfiguration, Checklisten und Prüfpläne.

Die zentralen Entitätsarten und ihr Zusammenspiel (Lieferant, Produkt, Bezugsquelle, Charge) sind in den Grundkonzepten beschrieben.

Was ist ein Entitätstyp?

Ein Entitätstyp legt fest, von welcher Art eine Entität ist. Er fungiert als Vorlage: Er bestimmt, welche Attribute Entitäten dieses Typs besitzen können, wie sie in der Oberfläche benannt und dargestellt werden und welche Anforderungen für sie gelten.

Typische Entitätstypen sind Lieferant, Produkt, Bezugsquelle und Charge. Welche Entitätstypen in einer konkreten Certiflow-Installation existieren, wird bei der Einrichtung festgelegt und auf die jeweilige Branche und das Einsatzszenario zugeschnitten. Entitätstypen werden nicht im Administrationsbereich verwaltet.

Herkunft von Entitäten

Entitäten gelangen auf drei Wegen nach Certiflow:

ERP-Import: Der Regelfall. Lieferanten, Produkte und weitere Einträge werden aus dem ERP-System übernommen und tragen eine externe ID.
Manuelle Anlage: Administratoren können Entitäten von Hand anlegen und archivieren, siehe Entitäten verwalten. Solche Einträge besitzen keine externe ID.
Lieferantenportal: Je nach Einrichtung können Lieferanten im Portal selbst Einträge anlegen. Ist dafür eine Freigabe vorgesehen, prüfen Administratoren die Einträge zuvor unter Portal-Einreichungen. Auch diese Einträge besitzen keine externe ID.

Beziehungen zwischen Entitätstypen

Entitätstypen stehen in einer hierarchischen Beziehung zueinander. So ist eine Bezugsquelle einem Lieferanten untergeordnet, und Chargen sind je nach Einrichtung einem Produkt oder einer Bezugsquelle untergeordnet. Diese Beziehungen bestimmen, wie sich Status vererben und wie Entitäten in den Übersichten ineinander verschachtelt dargestellt werden.

Welche Typen einander über- und untergeordnet sein dürfen und welche Beziehung zwingend ist (etwa ein Lieferant für jede Bezugsquelle), wird bei der Einrichtung festgelegt. Die Seite einer Entität zeigt ihre übergeordneten Entitäten als Links in der Box „Attribute“.

Ein anschauliches Beispiel ist die Statusvererbung von Lieferant über Bezugsquelle bis zum Produkt, die in den Grundkonzepten erläutert wird.

Gelöste Verknüpfungen

Eine Verknüpfung zwischen zwei Entitäten kann nachträglich gelöst werden. Das wirkt sich sofort aus: Vererbung, Prüfpläne und Status werden neu berechnet, und ein Lieferant verliert im Portal den Zugriff auf Inhalte, die er nur über diese Verknüpfung erreichte. Einzelheiten stehen unter Verknüpfungen lösen.

Was an einem Entitätstyp hängt

Mehrere der im Administrationsbereich verwalteten Bausteine sind an Entitätstypen gebunden. Die Bindung erfolgt auf zwei Arten, entweder direkt über den Entitätstyp oder indirekt über einen Regelset, der bestimmte Entitäten anhand einer Bedingung auswählt.

Baustein	Bindung an den Entitätstyp
Attribut	Direkt, jedes Attribut gehört zu genau einem Entitätstyp.
Spezifikationsvorlage	Direkt, eine Vorlage gilt für einen Entitätstyp und eine Zielgruppe.
Checkliste	Indirekt über einen Regelset. Zusätzlich kann sie einer einzelnen Entität manuell zugewiesen oder als einmalige Checkliste nur für diese Entität erstellt werden.
Prüfplan	Indirekt über einen Regelset. Zusätzlich kann er einer einzelnen Entität manuell zugewiesen oder als einmaliger Prüfplan nur für diese Entität erstellt werden.

Dadurch lassen sich Anforderungen gezielt steuern: Ein Attribut wie „Zertifikatsnummer“ kann ausschließlich für Lieferanten existieren, während eine Spezifikationsvorlage nur für Produkte einer bestimmten Zielgruppe greift.

Einmalige Checklisten und Prüfpläne gehören zu genau einer Entität. Sie werden nie über einen Regelset vergeben und erscheinen nicht in den Übersichten der wiederverwendbaren Checklisten und Prüfpläne im Administrationsbereich. Ob ein Entitätstyp manuelle Zuweisungen zulässt, wird bei der Einrichtung festgelegt und ist im Standard erlaubt.