Datensatz anlegen

Neben dem Import aus dem ERP-System lassen sich Datensätze (Entitäten) wie Lieferanten, Produkte oder Chargen auch direkt in Certiflow anlegen. Dieser Artikel beschreibt den Dialog, mit dem das geschieht, und erklärt, welche Felder er enthält.

Dialog öffnen

Der Dialog heißt „Entitätstyp“ erstellen, wobei statt „Entitätstyp“ die Bezeichnung des jeweiligen Typs steht, zum Beispiel „Lieferant erstellen“. Er wird über die gleichnamige Schaltfläche geöffnet. Die Schaltfläche ist nur für Administratoren sichtbar. Im Administrationsbereich unter Entitäten steht sie für jeden Entitätstyp zur Verfügung. In den Listen der Entitätstypen erscheint sie nur dort, wo Ihre Installation das Anlegen vorsieht. Dies wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich dazu an den Support.

Sofern Ihre Installation es vorsieht, steht die Schaltfläche für Administratoren außerdem auf der Seite einer Entität oberhalb der Untertabellen. In diesem Fall ist die aktuelle Entität als übergeordnete Entität fest vorgegeben.

Aufbau des Dialogs

Der Dialog besteht aus folgenden Teilen:

Übergeordnete Entitäten: Hat der Entitätstyp übergeordnete Entitätstypen, wählen Sie die übergeordneten Datensätze über eine Suchauswahl aus. Der Abschnitt erscheint nur bei solchen Entitätstypen.
Attribute: Für jedes Attribut, bei dem der Administrator Im Anlege-Dialog zeigen aktiviert hat, erscheint ein Eingabefeld. Es ist mit dem technischen Namen des Attributs und gegebenenfalls der Einheit beschriftet. Der Primärname ist immer enthalten und immer ein Pflichtfeld.
Dateien: Für ein Attribut vom Datentyp „Datei“ wählen Sie die Datei im Dialog aus. Sie wird gespeichert, sobald der Datensatz angelegt ist.

Mit Erstellen legen Sie den Datensatz an.

Pflichtfelder

Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert. Ob ein Attribut Pflicht ist, legt der Administrator mit dem Schalter Beim Anlegen Pflicht fest, siehe Attribute verwalten. Folgende Regeln gelten:

Die Pflicht greift nur beim Anlegen über die Oberfläche und im Lieferantenportal. Bei Importen, etwa aus dem ERP-System, wird sie nicht geprüft.
Ein Wert darf später wieder geleert werden. Bestehende Datensätze bleiben von der Pflicht unberührt.
Ein Ja/Nein-Pflichtfeld, das nicht angehakt wird, zählt als „Nein“. Es muss also nicht aktiv angehakt werden.
Im Lieferantenportal gilt die Pflicht nur für Attribute, die dort beim Erstellen bearbeitbar sind.