Lieferantenportal

Das Lieferantenportal ist der Bereich, den Lieferanten sehen und nutzen, ohne eigenen Login, direkt über einen Link aus der Certiflow-E-Mail. Lieferanten reichen dort Dokumente ein, füllen Formulare aus und halten, sofern dies eingerichtet ist, ihre Stammdaten aktuell oder legen neue Datensätze an.

Zugang zum Portal

Lieferanten erhalten automatisch eine E-Mail von Certiflow, wenn Dokumente bald ablaufen oder eingereicht werden müssen. Diese E-Mail enthält einen direkten Link zum Lieferantenportal, der keine separate Anmeldung erfordert.

Aufbau des Portals

Linke Seitenleiste

Die linke Seitenleiste zeigt alle Entitäten, für die der Portalzugang gilt. Die Einträge sind nach Entitätstyp gruppiert, als Überschrift dient jeweils der Pluralname des Typs, beispielsweise „Lieferanten“ oder „Produkte“. Die Gruppe mit dem Typ der eigenen Entität des Zugangs steht oben. Innerhalb einer Gruppe stehen die dringendsten Entitäten zuerst: Zunächst werden Entitäten mit mehr rot markierten Dokumenten angezeigt, danach solche mit mehr offenen Dokumenten.

Neben jedem Eintrag steht ein Zähler. Er zeigt die Zahl der offenen Dokumente oder, wenn nichts mehr zu tun ist, ein Häkchen.

Datensätze, die noch auf die Freigabe warten, stehen unterhalb der Entitäten ihres Typs unter der Überschrift „Wartet auf Freigabe“. Darf der Portalzugang neue Datensätze eines Typs anlegen, erscheint am Ende der Gruppe zusätzlich der Eintrag „Produkt erstellen“ (mit dem Namen des jeweiligen Typs). Typen, für die der Portalzugang nur das Anlegen anbietet, folgen nach den übrigen Gruppen (siehe Neue Datensätze anlegen).

Hauptbereich

Im Hauptbereich werden der Name der Entität und eine Willkommensnachricht angezeigt. Neben dem Namen steht gegebenenfalls die Schaltfläche „Spezifikationen“ (siehe Spezifikationen herunterladen). Unter der Willkommensnachricht folgen, soweit vorhanden:

der Themenfilter, sobald im Portalzugang Dokumente mit Thema vorkommen,
der Abschnitt „Stammdaten“ (siehe Stammdaten pflegen),
die Dokumentblöcke.

Dokumentenstruktur im Portal

1. Für die Zusammenarbeit notwendige Dokumente

Hier stehen alle Dokumente, die für die Zusammenarbeit relevant sind, insbesondere die, die zwingend eingereicht werden müssen. Auch bereits gültige Dokumente, zu denen eine Datei vorliegt, erscheinen in diesem Block.

2. Zusätzliche Dokumente

Darunter folgen die zusätzlichen Dokumente. Dies sind Punkte, die derzeit als erfüllt gelten, obwohl keine Datei vorliegt, beispielsweise optionale Dokumente, die noch niemand hochgeladen hat.

Innerhalb der Blöcke sind die Karten nach ihrem Status sortiert, bei gleichem Status nach der Portal-Sortierung des Checklistenpunkts.

Themen im Portal

Themen gruppieren Checklistenpunkte nach Sachgebiet. Sind Checklistenpunkte einem Thema zugeordnet, bildet jedes Thema auf der Seite einer Entität einen eigenen Block mit der Themenbezeichnung als Überschrift. Die Reihenfolge der Blöcke folgt der Reihenfolge der Themen. Der Name erscheint je nach Sprache des Kontakts auf Deutsch oder Englisch. Innerhalb jedes Themenblocks gibt es wieder die Unterteilung in „Für die Zusammenarbeit notwendige Dokumente“ und „Zusätzliche Dokumente“. Themen, die auf der jeweiligen Seite keine Dokumente haben, werden nicht angezeigt. Dokumente ohne Thema folgen am Ende.

Themenfilter

Über den Dokumentblöcken steht der Themenfilter. Er bietet die Schaltfläche „Alle“ und je eine Schaltfläche pro Thema. Es lässt sich jeweils ein Thema auswählen.

Der Filter blendet nichts aus. Der gewählte Themenblock rückt stattdessen nach oben und trägt das Kennzeichen „Ausgewählt“, alle übrigen Blöcke folgen darunter. So behalten Lieferanten den Überblick über alle offenen Dokumente und können dennoch gezielt ein Thema bearbeiten.

Bei aktiver Auswahl zeigt der Zähler jeder Entität in der Seitenleiste zwei Zahlen, zum Beispiel „3 (7)“: Drei Dokumente sind in den gewählten Themen offen, sieben insgesamt. Dokumente ohne Thema zählen nur zur Zahl in Klammern.

Die Auswahl bleibt erhalten, wenn der Lieferant zu einer anderen Entität wechselt, und gilt, bis wieder „Alle“ gewählt wird.

Ansicht eines Eintrags

Jeder Eintrag zeigt dem Lieferanten:

den Namen des Dokuments,
ein Statuslabel oben rechts, das je nach Zustand das Ablaufdatum, das Ende einer Karenzzeit oder den Status des Eintrags nennt,
einen Hinweistext, der erklärt, was zu tun ist.

Die Hinweistexte lauten je nach Zustand:

„Das Hochladen dieser Datei ist unbedingt erforderlich!“, wenn der Upload zwingend ist.
„Es ist keine Aktion Ihrerseits erforderlich.“, wenn das Dokument gültig ist oder die Frist keine Handlung verlangt.
„Das erneute Hochladen dieser Datei ist optional. Ein Klick auf den Haken bestätigt, dass die Datei aktuell ist.“, wenn die hinterlegte Datei abgelaufen ist, der Eintrag aber keine gültige Datei mit Ablaufdatum verlangt.
„Sie müssen diese Datei nicht hochladen, können es aber gerne tun, falls Sie dieses Dokument / Zertifikat besitzen.“ bei optionalen Einträgen.
„Abgabe wurde abgelehnt!“, gegebenenfalls mit „Ablehnungsgrund“, wenn die QS die Einreichung abgelehnt hat.
„Entwurf: Zum Absenden bitte das Formular ausfüllen“, solange ein Entwurf vorliegt.
„Bitte bis“ gefolgt vom Datum und „hochladen“, wenn für den Eintrag eine Karenzzeit läuft.
„Vielen Dank. Ihre Einreichung wird nun von unserer Qualitätssicherung geprüft.“, solange eine Einreichung von der QS geprüft wird.

Direkt nach einem erfolgreichen Upload bestätigt die Karte dies mit „Datei erfolgreich hochgeladen“.

Karenzzeit

Für neu erforderliche Dokumente kann eine Karenzzeit festgelegt sein. Solange sie läuft und noch nichts eingereicht wurde, ist die Karte gelb, das Label zeigt das Datum (Tooltip „Karenzzeit“) und der Text nennt die Frist („Bitte bis 31.12.2026 hochladen“ als Beispiel). Das Dokument blockiert den Lieferanten bis zu diesem Datum noch nicht. Erinnerungen werden unverändert versendet.

Aktionen für den Lieferanten

Welche Aktionen auf einer Karte erscheinen, hängt vom Zustand des Eintrags ab.

Aktion	Beschreibung
Neue Datei hochladen	Legt eine neue Einreichung an. Sie ersetzt das bisherige Dokument nicht sofort: Das bisher gültige Dokument bleibt maßgeblich, bis die neue Einreichung geprüft und genehmigt wurde. Die Aktion steht auch bei einem gültigen Dokument zur Verfügung. Bei Einträgen mit Formular entsteht zunächst ein Entwurf.
Aktuelle Datei bestätigen	Bestätigt per Klick auf den Haken, dass die hinterlegte Datei weiterhin aktuell ist. Die Aktion erscheint nur, wenn bereits eine Datei vorhanden ist, der Eintrag kein kritisches Ablaufdatum verlangt und er weder erfüllt ist, noch geprüft wird, noch ein Entwurf ist.
Vorlage herunterladen	Öffnet das vom Kunden bereitgestellte Vorlagen-Dokument in der Dateiansicht (siehe unten).
Formular ausfüllen	Öffnet das zum Eintrag gehörende Formular. Die Aktion erscheint bei Einträgen mit Formular, die keine Datei verlangen, sowie bei jedem Entwurf.
Entwurf löschen	Verwirft einen Entwurf. Dabei erfolgt keine Sicherheitsabfrage.
Bearbeiten	Öffnet bei einem Entwurf eines Eintrags, der mehrere Dateien erlaubt, eine Seite mit allen Dateien der Einreichung (siehe unten).
Datei ansehen	Zeigt die aktuelle Einreichung an. Bei Einträgen mit mehreren Dateien öffnet sich eine Seite mit allen Dateien der letzten Einreichung, bei Einträgen mit einer Datei die Datei selbst.
Einreichung zurückziehen	Nur solange die Einreichung geprüft wird, nach einer Sicherheitsabfrage. Die Einreichung wird gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Danach kann der Lieferant erneut einreichen.
Erinnerungen pausieren	Hält die Erinnerungen für diesen Eintrag für einen Zeitraum an. Die Aktion erscheint bei offenen, bald ablaufenden und abgelehnten Einträgen, solange keine Pause aktiv ist. Die Karte zeigt dann „Erinnerungen pausiert bis“ gefolgt vom Datum. Ein neuer Upload hebt die Pause sofort auf.

Solange ein Entwurf besteht, zeigt die Karte statt Neue Datei hochladen die Schaltflächen Formular ausfüllen, Entwurf löschen und Bearbeiten (bzw. Datei ansehen).

Tritt beim Hochladen ein Fehler auf, zeigt das Portal eine Meldung mit Erneut versuchen. Dabei werden nur die noch fehlenden Dateien übertragen.

Maximale Dateigröße

Beim Hochladen nennt jedes Upload-Feld die zulässige Obergrenze vorab, zum Beispiel „Maximale Dateigröße: 100 MB“. Die Angabe steht als Text in der Ablagefläche oder als Hinweis an der Upload-Schaltfläche. Eine zu große Datei weist das Portal bereits im Browser ab, ohne sie zu übertragen, und nennt sie namentlich. Wählen Sie mehrere Dateien gleichzeitig aus, werden die passenden Dateien trotzdem hochgeladen. Eine Datei, die genau der Grenze entspricht, wird angenommen. Die Grenze beträgt höchstens 100 MB.

Spezifikationen herunterladen

Auf der Seite einer Entität zeigt das Portal die Schaltfläche Spezifikationen, sofern für die Entität oder eine ihrer direkten übergeordneten Entitäten eine Spezifikation vorliegt. Sie lädt die jeweils neueste Spezifikation herunter. Auf der Seite einer Bezugsquelle erhält der Lieferant so beispielsweise die Spezifikation des zugehörigen Produkts.

Mehrere Dateien einreichen

Erlaubt ein Eintrag mehrere Dateien (siehe Einreichungen), können Lieferanten im Dateiauswahldialog von Neue Datei hochladen mehrere Dateien gleichzeitig auswählen. Alle ausgewählten Dateien bilden zusammen eine einzige Einreichung.

Entwürfe entstehen im Portal nur bei Einträgen mit Formular. Über Bearbeiten öffnet der Lieferant einen Entwurf auf einer eigenen Seite mit allen Dateien. Dort kann er mit Neue Datei hochladen weitere Dateien hinzufügen und einzelne Dateien mit Entfernen aus der Einreichung nehmen. Entfernen löscht die Datei nur aus der Einreichung und erfolgt ohne Sicherheitsabfrage. Datei ansehen öffnet jede Datei im Betrachter, Zurück führt zur Übersicht.

Vorlagen herunterladen

Hat der Kunde zu einem Eintrag Vorlagen-Dokumente hinterlegt und für das Portal freigegeben, zeigt die Karte die Aktion Vorlage herunterladen. Sie öffnet die Vorlage in der Dateiansicht. Das Portal liefert die Datei in der Sprache des Lieferanten, ersatzweise auf Englisch.

Abgelehnte Dokumente

Wenn ein Dokument oder Formular von der QS abgelehnt wurde, erscheint im Portal die Meldung „Abgabe wurde abgelehnt!“, ggf. zusammen mit einem Ablehnungsgrund.

Der Lieferant hat dann folgende Optionen:

Die aktuelle (abgelehnte) Datei bestätigen, sofern der Eintrag kein kritisches Ablaufdatum verlangt
Die Datei ansehen
Eine neue Datei hochladen
Das Formular erneut absenden. Ein abgesendetes Formular bleibt gesperrt, die erneute Einreichung erfolgt daher über einen neuen Eintrag: bei Einträgen ohne Datei direkt über „Formular ausfüllen“, bei Einträgen mit Datei und Formular über „Neue Datei hochladen“ und anschließend „Formular ausfüllen“ im entstandenen Entwurf. Bei Feldern mit automatischem Ausfüllen sind die früheren Antworten bereits vorbelegt.

Stammdaten pflegen

Je nach Einrichtung können Lieferanten ihre Stammdaten im Portal selbst aktuell halten. Voraussetzung ist, dass der Entitätstyp Korrekturen über das Portal erlaubt und mindestens ein Attribut im Portal bearbeitbar ist. Dann erscheint oberhalb der Dokumentblöcke der Abschnitt „Stammdaten“.

Pro Attribut zeigt eine Zeile den aktuellen Wert und die Schaltfläche „Bearbeiten“. Im Dialog kann der Lieferant

einen neuen Wert eintragen,
das Feld leeren, um den aktuellen Wert zu entfernen, oder
„Nicht zutreffend“ ankreuzen, wenn es diese Angabe für den Datensatz nicht gibt.

Je nach Einrichtung muss eine Änderung vom Unternehmen freigegeben werden, bevor sie gültig ist. Bis dahin bleibt der bisherige Wert gültig. Die Eingabe erscheint unter dem aktuellen Wert mit dem Kennzeichen „In Prüfung“. Gibt der Lieferant zum selben Attribut erneut etwas ein, ersetzt die neue Eingabe eine noch nicht geprüfte frühere Eingabe. Im Dialog ist eine noch offene Eingabe vorausgefüllt.

Textwerte werden entsprechend ihrem Inhaltshinweis dargestellt, etwa als Link, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Datum. Bei Attributen mit einer Liste erlaubter Werte bietet das Portal eine Auswahl an. Steht ein gespeicherter Wert nicht mehr in dieser Liste, bleibt er unverändert bestehen, bis der Lieferant ihn mit „Wert ersetzen“ durch einen gültigen Wert ersetzt.

Nicht im Portal bearbeitbar sind Attribute mit mehreren Werten, Datei-Attribute und Attribute für die externe Kennung. Angezeigt und bearbeitet wird zudem nur der Wert ohne Zielgruppe.

Die Prüfung erfolgt durch Administratoren in den Portal-Einreichungen. Welche Attribute im Portal bearbeitbar sind, legt der Administrator am Attribut fest (siehe Spezifikationsvorlagen und Attribute verwalten). Ob ein Entitätstyp Anlegen und Ändern über das Portal erlaubt und ob dafür eine Freigabe nötig ist, wird bei der Einrichtung festgelegt, wenden Sie sich dazu an den Support.

Neue Datensätze anlegen

Darf der Portalzugang Datensätze eines Typs anlegen, beispielsweise neue Produkte eines Lieferanten, erscheint in der Seitenleiste der Eintrag „Produkt erstellen“. Das Formular enthält:

für übergeordnete Typen das Feld „Gehört zu Lieferant“ (mit dem Namen des übergeordneten Typs). Diese Zuordnung lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Das Feld erscheint nur, wenn es mehrere mögliche übergeordnete Datensätze gibt oder die Zuordnung optional ist. Ist die Zuordnung Pflicht und gibt es genau einen möglichen Datensatz, wird er automatisch gesetzt.
die im Portal freigegebenen Attribute. Pflichtfelder sind mit einem * markiert, der Hinweis „Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder“ erläutert dies im Formular. Das Namensattribut ist immer Pflicht. Die Pflicht gilt nur für Attribute, die im Portal beim Erstellen bearbeitbar sind, und ein nicht angehaktes Ja/Nein-Pflichtfeld zählt als „Nein“.

Ein Typ wird im Portal nur zum Anlegen angeboten, wenn sein Namensattribut beim Erstellen im Portal bearbeitbar ist.

Nach „Erstellen“ gelangt der Lieferant auf die Seite des neuen Datensatzes. Muss der Datensatz freigegeben werden, landet er stattdessen auf seiner Startseite. Der Datensatz erscheint dann in der Seitenleiste unter der Überschrift „Wartet auf Freigabe“ mit dem Kennzeichen „In Prüfung“. Er ist dort noch kein Link, eine eigene Seite erhält er erst nach der Freigabe.

Direktlinks auf einzelne Dokumente und Themen

Die Erinnerungs-E-Mails von Certiflow enthalten Links, die direkt zur passenden Stelle im Portal führen:

Jeder Dokumentname in der E-Mail verlinkt auf die Karte dieses Dokuments im Portal. Die Karte wird umrandet, in den sichtbaren Bereich gescrollt und pulsiert kurz. Zusätzlich wird die Schaltfläche „Neue Datei hochladen“ hervorgehoben. Ein Dateiauswahldialog öffnet sich dabei nicht von selbst.
- Nimmt der Eintrag keine Datei an, hat aber ein Formular oder liegt ein Entwurf vor, öffnet sich stattdessen das Formular.
- Die Dateiauswahl öffnet sich aus Sicherheitsgründen des Browsers erst nach einer Eingabe des Lieferanten: Ein Klick oder Tastendruck auf die hervorgehobene Schaltfläche öffnet sie.
Jede Themenüberschrift öffnet das Portal der Entität mit diesem Thema als Auswahl im Themenfilter.

Die E-Mails gruppieren die Dokumente nach Thema. Dokumente ohne Thema stehen unter „Weitere Dokumente“. Hat kein Punkt ein Thema, entfällt die Gruppierung.

Aufbau der Adresse

Die Adresse der Entitätsseite enthält den persönlichen Zugang des jeweiligen Lieferanten. Ein Direktlink entsteht, indem man an die Portaladresse des jeweiligen Lieferanten folgende Angaben anhängt:

Angabe	Wirkung
`?item=<ID>`	Hebt die Karte des Checklistenpunkts mit dieser ID hervor. Die ID steht in der Tabelle der Checklistenpunkte in der Spalte „ID“ und ist für alle Entitäten mit diesem Punkt gleich.
`&do=upload`	Hebt zusätzlich die Schaltfläche „Neue Datei hochladen“ hervor. Nimmt der Punkt keine Datei, aber ein Formular an, öffnet sich stattdessen das Formular.
`&do=form`	Öffnet das Formular, sofern die Schaltfläche „Formular ausfüllen“ angeboten würde. Ist bereits ein Entwurf vorhanden, öffnet sich dessen Formular, sonst wird wie beim Klick ein neuer Eintrag angelegt.
`?topics=<Schlüssel>`	Wählt ein Thema im Themenfilter vor. Mehrere Schlüssel lassen sich durch Komma trennen, dann ist im Filter keine Schaltfläche markiert.

Ein Direktlink auf ein Dokument hat Vorrang vor der Themenauswahl. Ein unbekannter Wert für item zeigt die normale Seite. Nach dem Öffnen verschwinden die Angaben aus der Adresszeile, ein Neuladen wiederholt die Aktion nicht. Die Aktion wird erst ausgelöst, wenn der Link im Browser geladen wird, eine Linkvorschau löst nichts aus.

Produktebene

Das Portal ist sowohl auf Lieferantenebene als auch auf Produktebene strukturiert. Der Lieferant kann alle Einträge Schritt für Schritt abarbeiten, übersichtlich gegliedert nach Entität und Thema.

Zugriff und Verknüpfungen

Der Zugriff eines Lieferanten auf Inhalte im Portal richtet sich nach den Verknüpfungen zwischen Entitäten. Wird eine Verknüpfung gelöst (siehe Verknüpfungen lösen), verliert der Lieferant sofort den Zugriff auf alle Inhalte, die er nur über diese Verknüpfung erreicht hat.