Attribute

Attribute ermöglichen es, strukturierte Zusatzinformationen zu Entitäten in Certiflow zu hinterlegen, am häufigsten zu Produkten, aber auch zu Lieferanten, Chargen und anderen Elementen. Dieser Artikel beschreibt, welche Arten von Attributen es gibt, wo ihre Werte gepflegt werden und wie sich Werte im Zeitverlauf verhalten. Wie Attribute eingerichtet werden, erklärt der Artikel Attribute verwalten.

Was sind Attribute?

Attribute sind Felder für strukturierte Angaben. Einen Teil davon bringt der Import aus dem ERP-System mit (sogenannte Systemattribute), weitere legt ein Administrator im Administrationsbereich von Certiflow an. Jedes Attribut gehört zu genau einem Entitätstyp und hat einen Datentyp, der festlegt, welche Art von Wert eingetragen werden kann:

Datentyp	Verwendung
Ganzzahl	Eine ganze Zahl ohne Nachkommastellen, etwa eine Stückzahl.
Dezimalzahl	Eine Zahl mit Nachkommastellen, etwa ein Gewicht.
Text	Ein beliebiger Textwert, etwa eine Produktbeschreibung.
Ja/Nein	Ein Wahrheitswert mit genau zwei Zuständen.
Bereich	Ein Wertebereich, etwa ein Grenzwert mit unterer und oberer Schranke.
Datei	Eine hinterlegte Datei, beispielsweise ein Produktbild.

Beispiele für Produktattribute:

Produktbeschreibung (Text)
Produktbild (Datei)
Grenzwert für eine Messgröße (Bereich)

Grenzwerte sind in Certiflow also gewöhnliche Attributwerte vom Datentyp „Bereich“. Ob ein gemessener Wert innerhalb eines solchen Grenzwerts liegt, wird nicht am Attribut selbst entschieden, sondern über einen Prüfplan.

Jedes Attribut besitzt eine Beschreibung. Sie dient als Beschriftung und ist die Bezeichnung, unter der Benutzer das Attribut in der Info-Box einer Entität und im Lieferantenportal sehen. Daneben hat jedes Attribut einen technischen Namen, der etwa auf der Seite „Alle Attribute“ und in der Übersicht „Attributwerte“ erscheint.

Wo Attributwerte gepflegt werden

Es gibt drei Stellen, an denen Attributwerte angezeigt und bearbeitet werden.

Info-Box „Attribute“ auf der Entitätsseite

Auf der Seite einer Entität, etwa einer Produktseite oder Lieferantenseite, steht eine Box mit der Überschrift Attribute. Sie zeigt zuerst Verweise auf übergeordnete Datensätze und darunter die Attribute mit ihrer Beschreibung als Beschriftung. Attribute ohne Wert erscheinen als <leer>.

Rechts neben einem Attribut steht ein Stift, mit dem sich der Wert bearbeiten lässt. Der Stift ist auch bei leeren Attributen vorhanden, sodass ein fehlender Wert direkt nachgetragen werden kann. Bei Attributen, deren Werte niemand von Hand ändern darf, fehlt der Stift.

Welche Attribute die Info-Box überhaupt auflistet, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenden Sie sich dafür an den Support.

Seite „Alle Attribute“

Administratoren erreichen über das Drei-Punkte-Menü einer Entitätsseite die Seite Alle Attribute. Sie listet jedes Attribut des Entitätstyps, bei Attributen mit Zielgruppen je Zielgruppe eine eigene Zeile. Die Spalten sind:

Spalte	Beschreibung
Status	Statusanzeige der Zeile, etwa „In Prüfung“, wenn ein Wert aus dem Portal zur Prüfung vorliegt.
Attribut	Der technische Name des Attributs. Ein Tag „System“ kennzeichnet aus dem ERP importierte Attribute.
Zielgruppe	Die Zielgruppe, für die der Wert gilt.
Wert	Der aktuelle Wert.
Einträge	Die Anzahl der Einträge im Verlauf.
Aktionen	Bearbeiten und Verlauf.

Gehören Attribute des Entitätstyps zu Attributgruppen, lässt sich die Liste nach diesen Gruppen filtern. Für Benutzer ohne Administratorrechte ist die Seite gesperrt.

Liegt für ein Attribut ein im Portal geänderter Wert zur Prüfung vor, zeigt die Zeile den gelben Status In Prüfung, den eingereichten Wert neben dem aktuellen Wert und die Aktionen Genehmigen und Ablehnen. Wurde die Entität selbst über das Portal angelegt und ist noch nicht freigegeben, zeigt die Seite die eingereichten Werte nur an. Über sie wird dann zusammen mit der Entität auf deren Seite entschieden.

Übersicht „Attributwerte“

In der Navigation steht der Eintrag Attributwerte. Dort wählen Sie zunächst einen Entitätstyp und anschließend die Entitäten aus, die Sie vergleichen möchten. Certiflow zeigt die Werte in einer Matrix: Jede Zeile steht für ein Attribut, und für jede gewählte Entität gibt es je Zielgruppe eine Spalte. Die Matrix lässt sich nach Zielgruppen und Attributgruppen filtern. Sie enthält nur selbst angelegte Attribute, und Eingabezellen gibt es nur bei Attributen mit Zielgruppe.

Die Zellen sind mit Rahmenfarben versehen, damit Handlungsbedarf sofort auffällt:

Rahmen	Bedeutung
Rot	Der Wert fehlt oder wurde geleert.
Grau	Der Wert ist als „Nicht zutreffend“ markiert.
Lila	Der Wert ist neuer als die PDF-Datei der Zielgruppe. Das PDF sollte neu erzeugt werden, um den Wert aufzunehmen. Die Farbe erscheint auch, wenn für die Zielgruppe noch kein PDF existiert.

Ein Zähler an dem Navigationseintrag nennt die Anzahl der fehlenden Werte. Gezählt werden dabei nur Attribute mit Zielgruppe. Ein Klick auf eine Zelle öffnet den Wertdialog. Nur aus dieser Übersicht heraus stehen zusätzlich die Aktionen Löschen und Nicht zutreffend zur Verfügung.

Wert bearbeiten

Der Wertdialog heißt Bearbeiten: Attributname, wobei der technische Name des Attributs erscheint. Er nennt den Entitätstyp, die Entität und gegebenenfalls die Einheit des Attributs, zeigt das Eingabefeld für den Wert und bietet die Schaltfläche Verlauf sowie Speichern.

Hat das Attribut Zielgruppen, wählen Sie unter Anwenden auf, für welche Zielgruppen der Wert gespeichert wird. Jede der gewählten Zielgruppen hält danach ihren eigenen Wert. Gibt es nur eine Zielgruppe, ist die Auswahl ausgeblendet.

Wurde ein Wert aus einer KI-Auswertung übernommen, trägt der Dialog den Hinweis Von KI erkannt. Wurde er aus einem ausgefüllten Formular übernommen, steht dort Aus einem Formular übernommen.

Aus der Übersicht „Attributwerte“ bietet der Dialog unter Aktionen zusätzlich:

Löschen: leert den Wert. Der bisherige Wert bleibt im Verlauf erhalten.
Nicht zutreffend: markiert, dass das Attribut für diese Entität nicht relevant ist. Es zählt dann nicht als fehlender Wert.

Auswahlwerte

Bei Attributen vom Datentyp „Text“ kann der Administrator eine Liste erlaubter Werte hinterlegen. Der Wertdialog bietet dann statt eines freien Textfelds eine Auswahl an. Einzelne Werte können farbig hinterlegt sein, sie erscheinen dann als farbiges Tag, etwa in Tabellen und in der Info-Box. Nach einem solchen Attribut sortierte Tabellen folgen der Reihenfolge der Liste.

Wird die Liste später geändert, bleiben bereits gespeicherte Werte unverändert bestehen. Steht ein gespeicherter Wert nicht mehr in der Liste, zeigt der Wertdialog ihn weiterhin an und weist darauf hin, dass er keiner der auswählbaren Werte ist. Er bleibt unverändert, bis Sie ihn ersetzen. Mit Wert ersetzen öffnen Sie die Auswahl und wählen einen gültigen Wert. Der ersetzte Wert bleibt währenddessen sichtbar, und die Aktion lässt sich mit Abbrechen zurücknehmen.

Anzeige von Textwerten

Für Textattribute kann der Administrator einen Inhaltshinweis festlegen, der bestimmt, wie ein Wert dargestellt wird. Der Hinweis ändert nur die Anzeige. Jeder Text wird weiterhin angenommen.

Inhaltshinweis	Darstellung
Klartext	Einfacher Text.
Link	Ein anklickbarer Link, sofern der Wert eine gültige Adresse mit http oder https ist.
E-Mail-Adresse	Ein Link, der das Mailprogramm öffnet.
Telefonnummer	Ein Link, der die Telefonfunktion öffnet.
Datum	Das Datum im Format der eingestellten Sprache.
Langtext	Text mit erhaltenen Zeilenumbrüchen.

Passt ein Wert nicht zum Hinweis, wird er als einfacher Text angezeigt. Die Darstellung gilt in der Info-Box, in den Tabellen der Entitätsübersichten und in den Stammdaten des Lieferantenportals. Die Seite „Alle Attribute“, die Übersicht „Attributwerte“ und der Verlauf zeigen stets den unformatierten Text. Auch das Eingabefeld passt sich an: Bei einem Datum erscheint eine Datumsauswahl, bei einem Langtext ein größeres Feld und bei einer Telefonnummer eine Telefontastatur.

Attribute mit mehreren Werten

Ein Attribut kann so eingerichtet sein, dass es mehrere Werte gleichzeitig hält. Das ist sinnvoll, wenn zu einer Entität mehrere gleichrangige Angaben gehören, zum Beispiel mehrere Messergebnisse zu derselben Messgröße.

Anzeige: In der Info-Box steht ein solches Attribut in einer Zeile mit allen Werten. In Tabellen erscheinen bis zu drei Werte untereinander. Weitere Werte werden als graues Tag mit der Anzahl, etwa „+ 2“, zusammengefasst. Alle Werte erscheinen im Tooltip.
Bearbeiten: Der Wertdialog listet unter Werte alle aktuellen Werte, die neuesten zuerst, jeweils mit Zeitpunkt, Herkunft, Benutzer und gegebenenfalls Dateiname. Mit Wert hinzufügen kommt ein weiterer Wert dazu. Jeder Wert lässt sich einzeln mit Wert bearbeiten ändern oder mit Wert löschen entfernen. Das Löschen verlangt eine Bestätigung, der Wert bleibt im Verlauf erhalten.
Leeren und „Nicht zutreffend“: Beide Aktionen stehen immer allein und ersetzen deshalb alle vorhandenen Werte. Der Dialog weist darauf hin.
Neue Werte aus Auswertungen und Formularen: Werte aus einer KI-Auswertung oder einem Formular kommen bei Attributen mit mehreren Werten hinzu, statt den vorhandenen Wert zu ersetzen. Zwei Laborberichte zur selben Messgröße ergeben so zwei Werte, die sich jeweils zu ihrer Datei zurückverfolgen lassen. Wird eine Datei erneut ausgewertet und das Ergebnis übernommen, kommt ein weiterer Wert hinzu. Der ältere bleibt bestehen, bis ihn jemand entfernt.
Automatisierungsregeln: Auch eine Automatisierungsregel kann solchen Attributen nur Werte anhängen. Schreibt sie denselben Wert noch einmal, ändert sich nichts. Von einer Regel geschriebene Werte tragen die Herkunft „Aus Automatisierungsregel“.
Zielgruppen: Zielgruppen und Wertmengen mischen sich nicht. Für eine Zielgruppe gelten entweder ihre eigenen Werte oder die Werte ohne Zielgruppe.
Import aus dem ERP: Wird ein Attribut mit mehreren Werten aus dem ERP-System befüllt, gehört die Wertemenge vollständig dem Import. Neue Werte kommen hinzu. Ein Wert, den das ERP nicht mehr liefert, verschwindet beim nächsten Import aus der Anzeige und bleibt im Verlauf erhalten.
Lieferantenportal: Attribute mit mehreren Werten können Lieferanten im Portal nicht bearbeiten.
Prüfpläne: Beim Attributvergleich in einem Prüfplan genügt ein passender Wert. Der Wert, der die Prüfung entschieden hat, wird markiert. Gleiche Werte erscheinen als eine Zeile mit der Anzahl, etwa „×2“.
Ausdrücke: In Ausdrücken ist ein Attribut mit mehreren Werten immer eine Liste, auch wenn es nur einen Wert hat. Einwertige Attribute bleiben Einzelwerte, bestehende Ausdrücke ändern sich also nicht. Details beschreibt der Artikel Ausdruck-Kontexte.

Herkunft und Verlauf eines Werts

Certiflow löscht Attributwerte nicht. Ein neuer Wert ersetzt den bisherigen, der weiterhin im Verlauf einsehbar ist. Den Verlauf öffnen Sie über die Schaltfläche Verlauf im Wertdialog oder in der Spalte „Aktionen“. Er zeigt alle früheren Werte ohne zeitliche Begrenzung:

Spalte	Beschreibung
Wert	Der gespeicherte Wert.
Datum	Zeitpunkt der Änderung.
Benutzer	Wer die Änderung vorgenommen hat.
Quelle	Woher der Wert stammt.
Status	Aktiv für den aktuellen Wert, Schwebend und Abgelehnt für Einreichungen aus dem Portal.
Aktionen	Zum Beispiel Wert wiederherstellen.

Jeder Wert merkt sich seine Herkunft. Folgende Quellen werden angezeigt:

Manuell erstellt: von einem Benutzer eingetragen.
Importiert: aus dem ERP-System übernommen.
Extrahiert: aus einer KI-Auswertung übernommen.
Standard: als Vorgabewert gesetzt.
Aus Formular: aus einem ausgefüllten Formular übernommen. Die Quelle ist dann ein Link zur zugehörigen Einreichung.
Aus dem Portal: von einem Lieferanten im Portal eingetragen.
Aus Automatisierungsregel: durch eine Automatisierungsregel gesetzt.

Mit Wert wiederherstellen lässt sich ein früherer Wert wieder zum aktuellen Wert machen. Der ersetzte Wert bleibt im Verlauf. Der wiederhergestellte Wert gilt anschließend als manuell gesetzt. Die Aktion steht nicht für Dateien, nicht für geleerte Werte und nicht für Einreichungen aus dem Portal zur Verfügung, außerdem nur Benutzern, die das Attribut bearbeiten dürfen. Bei Attributen mit mehreren Werten kommt der wiederhergestellte Wert zu den vorhandenen hinzu.

Gruppenspezifische Werte

Einem Attribut kann im Feld Zielgruppe eine Zielgruppengruppe zugeordnet sein. Dann hält es für jede Zielgruppe dieser Gruppe einen eigenen Wert. Zum Beispiel können die Grenzwerte eines Produkts je nach Verwendungszweck variieren:

Zielgruppe	Grenzwert
Einkauf (intern)	Strenger Grenzwert
B2B	Mittlerer Grenzwert
B2C	Grenzwert im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien

Ist im Attribut keine Zielgruppe hinterlegt, gilt ein einziger Wert für alle. Im Wertdialog legen Sie unter Anwenden auf fest, für welche Zielgruppen eine Eingabe gespeichert wird.

Anwendungsfall 1: Produktdatenblatt generieren

Aus den hinterlegten Attributwerten kann eine PDF-Datei generiert werden, die alle relevanten Informationen zu einem Produkt enthält, inklusive Grenzwerte, Beschreibungen und weiterer Angaben. Die Gestaltung bestimmt eine Spezifikationsvorlage.

Dieses Datenblatt:

wird mit dem eigenen Branding des Unternehmens erstellt
bildet die Attributwerte zum Zeitpunkt der Erzeugung ab und wird nur auf Anforderung neu erzeugt, ist also nicht automatisch aktuell
kann als Produktdatenblatt für B2B-Kunden oder in einem Online-Shop hinterlegt werden
lässt sich nach Änderungen der Attributwerte über PDF-Datei erstellen auf der Detailseite jederzeit neu erzeugen (nur für Administratoren), siehe Spezifikationen erzeugen

Hält ein Textattribut mehrere Werte, führt die mitgelieferte Vorlage alle Werte auf, den ältesten zuerst und jeweils in einer eigenen Zeile. Bei den übrigen Datentypen erscheint der neueste Wert. Kundeneigene Vorlagen können davon abweichen.

In der Übersicht „Attributwerte“ markiert ein lila Rahmen Werte, die neuer sind als das zuletzt erzeugte PDF der Zielgruppe oder für deren Zielgruppe noch kein PDF existiert. So ist erkennbar, für welche Entitäten das Datenblatt neu erzeugt werden sollte.

Anwendungsfall 2: Chargenauswertung mit KI-Analyse

Certiflow importiert Chargen und ermöglicht das Hochladen von chargenspezifischen Dokumenten wie Laborprüfberichten.

Diese Berichte werden von einer KI analysiert: Die darin enthaltenen Messwerte werden extrahiert und bestimmten Attributen zugeordnet. Die Extraktion startet nicht beim Hochladen von selbst, sondern entweder von Hand in der Dateiansicht oder durch eine konfigurierte Automatisierungsregel, etwa beim Eingang einer E-Mail mit einem Laborbericht. Die Extraktion schreibt die Werte außerdem nicht von selbst in die Attribute, die Übernahme ist ein eigener Schritt, bei dem Sie die Werte vorher prüfen und korrigieren können:

Öffnen Sie die Seite der Datei. Der Abschnitt Extrahierte Daten zeigt je Feld den erkannten Wert, die Konfidenz, das zugeordnete Attribut und ein Kästchen Übernehmen.
Haken Sie die Werte an, die übernommen werden sollen. Nicht gefundene Werte lassen sich nicht übernehmen.
Klicken Sie auf Speichern. Erst dadurch werden die angehakten Werte in die Attribute geschrieben.

Hat das Attribut eine Einheit, werden Werte mit einer abweichenden Einheit übersprungen, da Certiflow Einheiten nicht umrechnet. Ein erneuter Lauf ersetzt die früheren Ergebnisse derselben Extraktoren. Alternativ kann eine Automatisierungsregel die extrahierten Werte automatisch übernehmen. Übernommene Werte tragen im Wertdialog den Hinweis „Von KI erkannt“ und im Verlauf die Quelle „Extrahiert“.

Ob die übernommenen Werte innerhalb der erlaubten Grenzen liegen, prüft anschließend ein Prüfplan, der den gemessenen Wert mit dem hinterlegten Grenzwert vergleicht.