Portal-Einreichungen

Portal-Einreichungen sind Änderungen, die Lieferanten im Lieferantenportal an Stammdaten vornehmen oder mit denen sie neue Datensätze anlegen und die vor ihrer Wirkung von Ihnen freigegeben werden müssen. Die Seite sammelt alle noch offenen Einreichungen an einem Ort, damit sie gezielt geprüft werden können.

Sie ist abzugrenzen vom Bereich Schwebend. Dort werden eingereichte Dokumente und Formulare geprüft, hier dagegen Korrekturen von Stammdaten und neu angelegte Datensätze.

Wann die Seite erscheint

Der Eintrag „Portal-Einreichungen“ steht nur Administratoren in der Hauptnavigation zur Verfügung und erscheint nur, wenn ein Entitätstyp Anlegen oder Ändern über das Portal erlaubt. Ein Zähler nennt die Zahl der Entitäten mit offenen Einreichungen. Für andere Benutzer ist die Seite gesperrt.

Welche Attribute im Portal bearbeitbar sind, legt der Administrator am Attribut fest (siehe Spezifikationsvorlagen). Ob ein Entitätstyp Anlegen und Ändern über das Portal erlaubt und ob dafür eine Freigabe nötig ist, wird bei der Einrichtung festgelegt, wenden Sie sich dazu an den Support. Ist keine Freigabe nötig, wirkt die Eingabe sofort und erscheint nicht in dieser Liste.

Die Liste

Pro Entität mit offener Einreichung zeigt die Liste eine Zeile mit den Spalten:

Spalte	Inhalt
Entität	Der Datensatz, zu dem die Einreichung gehört
Typ	Der Entitätstyp, zum Beispiel Lieferant oder Produkt
Einreichung	Das Kennzeichen „Neue Entität“ bei einem neu angelegten Datensatz, sonst „3 geänderte Werte“ (mit der jeweiligen Zahl)
Einreichungsdatum	Der Zeitpunkt der Einreichung

Geänderte Werte prüfen

Eine Zeile mit geänderten Werten führt zur Seite „Alle Attribute“ der Entität. Dort ist jede betroffene Zeile durch einen gelben Statuspunkt mit der Bezeichnung „In Prüfung“ gekennzeichnet. Der eingereichte Wert steht unter dem aktuellen Wert. Zu jeder Zeile gibt es die Schaltflächen „Ablehnen“ und „Genehmigen“, jeweils mit einer Rückfrage.

Genehmigen: Der eingereichte Wert wird zum aktuellen Wert der Entität.
Ablehnen: Der Wert wird nie gültig. Er bleibt zur Nachvollziehbarkeit erhalten.

Bis zur Entscheidung bleibt der bisherige Wert gültig, und der Lieferant sieht seine Eingabe im Portal mit dem Kennzeichen „In Prüfung“.

Neue Entitäten prüfen

Eine Zeile mit dem Kennzeichen „Neue Entität“ führt zur Seite des neuen Datensatzes. Dort steht oben die Box „Über das Portal angelegt“, die nur Administratoren sehen. Sie nennt die eingereichten Werte und bietet die Schaltflächen „Ablehnen“ und „Genehmigen“. Ein neuer Datensatz kann nur als Ganzes entschieden werden. Bei den einzelnen Werten eines noch nicht freigegebenen Datensatzes gibt es keine eigenen Schaltflächen.

Genehmigen: Der Datensatz und die mit ihm eingereichten Werte nehmen danach an der regulären Verarbeitung teil. Der Lieferant erhält im Portal eine eigene Seite für den Datensatz.
Ablehnen: Der Datensatz wird archiviert und zur Nachvollziehbarkeit aufbewahrt.

Bis zur Genehmigung nimmt ein solcher Datensatz an nichts teil und erscheint nicht in den übrigen Ansichten von Certiflow.