Aufgaben
Das Aufgaben-Board dient dazu, manuelle Aufgaben im Team festzuhalten und zu verteilen, zum Beispiel „Zertifikat bei Lieferant nachfordern“. Es steht allen angemeldeten Benutzern zur Verfügung und erscheint im Abschnitt „Aufgaben“ des Dashboards. Aufgaben werden ausschließlich von Personen angelegt, Certiflow erzeugt keine Aufgaben automatisch.
Jede Aufgabenliste bildet eine Spalte des Boards. Die Spalte zeigt ihren Namen und die Anzahl der offenen Aufgaben, die Spalten sind nach ihrer Reihenfolge sortiert. Ohne Aufgabenliste erscheint weder das Board, noch lässt sich eine Aufgabe aus einer Nachricht erstellen. Aufgabenlisten legen Administratoren an, siehe Aufgabenlisten.
Aufgabe anlegen
Section titled “Aufgabe anlegen”Über „Aufgabe hinzufügen“ in einer Spalte öffnet sich der Dialog „Aufgabe erstellen“. Er enthält folgende Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Kurzbezeichnung der Aufgabe (Pflichtfeld) |
| Inhalt | Freitext mit weiteren Angaben |
| Zugewiesene Personen | Eine oder mehrere Personen, die sich um die Aufgabe kümmern |
Im Dialog selbst lassen sich keine Dateien anhängen. Anhänge erhält eine Aufgabe nur, wenn sie aus einer Nachricht erstellt wird.
Aufgabe aus einer Nachricht erstellen
Section titled “Aufgabe aus einer Nachricht erstellen”In einer geöffneten Nachricht steht die Schaltfläche „Aufgabe erstellen“ zur Verfügung. Certiflow übernimmt daraus den Betreff, den Kontakt mit Nachrichtentyp, den Nachrichtentext und alle Anhänge in die neue Aufgabe. Die Liste, in der die Aufgabe landen soll, wählen Sie selbst aus. Gibt es noch keine Aufgabenliste, weist Certiflow darauf hin. Eine Liste kann in diesem Fall nur ein Administrator im Bereich „Admin“ anlegen.
Aufgabenkarte
Section titled “Aufgabenkarte”Jede Aufgabe erscheint als Karte mit:
- Titel und Inhalt
- „Erstellt von“ und dem Namen der anlegenden Person
- der Anzahl der Anhänge
- den Initialen der zugewiesenen Personen (der vollständige Name erscheint beim Überfahren)
- Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen
Aufgabe bearbeiten und verschieben
Section titled “Aufgabe bearbeiten und verschieben”Über das Bearbeiten-Symbol öffnet sich der Dialog „Aufgabe bearbeiten“. Dort ändern Sie Name, Inhalt und zugewiesene Personen. Mit dem Feld „In Liste verschieben“ weisen Sie die Aufgabe einer anderen Spalte zu. Ein Verschieben per Ziehen mit der Maus ist nicht vorgesehen.
Aufgabe erledigen oder löschen
Section titled “Aufgabe erledigen oder löschen”Mit „Als erledigt markieren“ schließen Sie eine Aufgabe ab. Sie verschwindet danach vom Board und lässt sich in der Oberfläche nicht wieder anzeigen. Markieren Sie eine Aufgabe daher erst, wenn sie tatsächlich abgeschlossen ist.
Über das Löschen-Symbol entfernen Sie eine Aufgabe, die nicht mehr benötigt wird.